Et si vous modernisiez la gestion et le suivi du courrier à l'aide d'un logiciel de GEC

Chaque jour, votre entreprise ou votre organisation reçoit un volume important de courrier.

Une distribution manuelle du courrier conjuguée à une multiplication des canaux entrants (courrier papier, recommandé électronique, mail, formulaire, téléphone, …) est source d’erreur, d’oubli et ne permet pas un pilotage efficace du traitement.

Ainsi une telle organisation manuelle au niveau du tri, de la distribution, de l’impression et de l’archivage entraîne bien souvent :

Des pertes ou des oublis provoquant des retards

Des erreurs de classement des documents

Des coûts liés aux opérations manuelles de traitement, de tri et de distribution du courrier

Une gestion dématérialisée du courrier entrant et sortant permet d’améliorer considérablement l’efficacité dans la distribution, le traitement et la réponse de l’ensemble de vos courriers.

Gagnez en efficacité avec un logiciel de gestion de courrier

La gestion électronique du courrier au sein d’une organisation privée ou publique est une activité critique qui nécessite un processus de suivi et de traitement de bout en bout.

A l’aide d’un logiciel de GEC, vous disposez d’une interface unique d’accès aux courriers à traiter. Vous pouvez annoter chaque courrier grâce à des outils collaboratifs et d’édition en ligne. La gestion du courrier sortant est automatisée ainsi que l’ensemble de la correspondance.

Réduisez vos risques opérationnels à l’aide d’une distribution sécurisée du courrier

Le suivi de la distribution est assuré par des tableaux de bord. Il est donc facile de suivre le courrier selon le service, le type (simple, lettre recommandée, accusé de réception, mail, …), la nature, l’origine, ou bien l’urgence. Un système de signature électronique est disponible pour signer les courriers sortants. Votre gestion du courrier devient sécurisée.

Réduisez vos charges dans le traitement du courrier grâce à un logiciel de GEC

Vous supprimez les navettes de distribution et les copies de courrier. Le document numérique est sécurisé, géré, classé et stocké dans un référentiel unique, accessible depuis un simple navigateur. C’est un gain de temps et vous supprimez les tâches chronophages.

Pourquoi choisir efalia suite?

Avec notre solution de gestion du courrier vous disposez d’une application simple et intuitive qui va faciliter le quotidien des utilisateurs dans la distribution, le traitement et le pilotage de l’ensemble des courriers entrants et sortants. Le workflow de distribution du courrier entrant va s’appliquer selon votre organigramme. Chaque service est informé et peut traiter le courrier plus facilement. La solution propose des automatismes afin de pouvoir, par exemple, générer directement un courrier réponse sortant à l’aide de modèles. Vous souhaitez ensuite archiver les courriers ? Notre module de GED est disponible ou bien notre coffre fort numérique, pour conserver et sécuriser vos contenus en toute sécurité.

Couverture fonctionnelle de la GEC

Des fonctionnalités riches pour traiter et suivre le courrier entrant et sortant

Pilotage des courriers

Un suivi et un pilotage des courriers facile grâce à des tableaux de bord personnalisables

Personnalisable

Une solution de gestion électronique du courrier personnalisable afin de répondre à l’ensemble de vos exigences

Ouvert sur la GRU

Une solution ouverte à notre portail usager, Efalia GRU.

Adoption rapide de la solution GEC

Des bénéfices immédiats pour les utilisateurs, le service courrier, la DSI et la DG.

Demandez une démo

Parce qu’une démo vaut mille mots, prenez contact avec nos experts en dématérialisation pour une démonstration personnalisée de notre solution de gestion électroniques du courrier.

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