Construisez la mémoire de votre entreprise.
Efalia rassemble, classe et sécurise vos documents, et tout ce qui leur donne du sens : échanges, notes, transcripts de réunion. Puis les ouvre à vos IA, avec les mêmes droits d'accès partout.
Ils gèrent leurs dossiers collaborateurs avec Efalia
Votre entreprise sait déjà beaucoup de choses. Elle les a simplement rangées un peu partout.
Un contrat dans un dossier partagé, sa dernière version en pièce jointe d'un mail, l'avenant discuté lors d'une réunion Teams dont le transcript dort quelque part. À chaque départ ou réorganisation, un morceau de cette mémoire s'en va avec la personne.
Et même quand vos documents sont bien rangés, ce qui les explique ne l'est pas : les transcripts, les notes, les échanges. C'est pourtant là que les décisions se prennent.
Or une IA ne répond bien que sur de bons documents. Dispersés, en double ou privés de leur contexte, ils lui font donner des réponses fausses, mais convaincantes.
des organisations jugent leurs données pas encore prêtes pour l'IA
classent encore leurs documents à la main, avec peu de métadonnées
c'est l'adoption de l'IA quand les données sont structurées et gouvernées
Rassemblez une source de vérité, prête pour l’IA
De la dispersion à la consolidation
Efalia Doc rassemble, organise et sécurise vos documents et leur contexte, sous vos droits.
Du stockage à l'action
La gamme Efalia Memory rend cette mémoire exploitable par vos IA, vos agents et vos équipes.
Une structure qui a du sens pour vous, sans y consacrer vos journées.
Votre plan de classement est la carte de votre entreprise. Classez par métier, par parcours client ou selon une logique propre à votre activité. Chaque document trouve sa place, et avec elle son sens.
Vos équipes
Elles fixent le plan de classement, les règles et les droits, et gardent la main sur ce qui compte.
Les API
Elles alimentent la GED depuis vos outils : ERP, CRM, messagerie, SharePoint, Teams.
Les agents IA
Ils proposent un classement, remplissent les métadonnées et repèrent les doublons. Vous validez d'un clic.
Utilisez votre GED comme source de vérité pour vos IA.
Instant Memory est le connecteur de la gamme Efalia Memory. Il relie les assistants que vous utilisez déjà à vos documents : l'IA lit sur place, avec les droits de la personne qui l'interroge. Il se branche sur votre GED, et sur Semantic Memory et Entity Memory quand vous voulez aller plus loin.
Votre source de vérité
Documents et contexte, classés, sous droits.
La porte d’entrée
Lecture sur place, mêmes droits que dans la GED
Vos assistants
La négociation tarifaire, réservée à la direction juridique, n'a pas été lue.
@Juridique lit avec les droits de la personne qui l'interroge, pas avec les siens.
Seule la version en vigueur de la procédure a été utilisée.
[Légende ChatGPT à fournir par Efalia]
1 contrat exclu de la réponse : hors des droits de [utilisateur].
Chaque dossier raconte enfin toute l'histoire.
Enfin un endroit pour vos transcripts de réunion et vos notes.
Un dossier client, fournisseur ou salarié rassemble les pièces contractuelles, les échanges et, désormais, le contexte : les transcripts et les notes rejoignent automatiquement le bon dossier, à côté des documents qu'ils éclairent. Et votre IA les retrouve.
Une source de vérité partagée et à jour.
La dernière version fait foi, l'historique reste consultable.
Toute personne habilitée consulte la même information. Et cette mémoire s'enrichit à chaque dossier, chaque réunion, chaque décision : elle reste en place quand les équipes évoluent.
- Partagée : toute personne habilitée consulte la même information.
- À jour : la dernière version fait foi, l'historique reste accessible.
- Conforme : droits, traçabilité et durées de conservation gérés dans la GED.
Les droits s'appliquent partout.
Dans la GED, dans Copilot, dans Claude ou dans vos agents : l'IA ne remonte que ce à quoi la personne a droit. Même question, réponse différente selon qui la pose.
Un back-office pour choisir les corpus à traiter et régler finement le traitement des images et des tableaux.
Un éditeur français, 40 ans d'expérience et 2 800 organisations clientes. Vos documents restent sous votre contrôle.
Et quand vous voudrez aller plus loin.
Instant Memory branche vos IA sur votre GED. Deux mémoires complémentaires préparent vos documents pour des usages plus exigeants, et Instant s'y connecte de la même façon, toujours sous vos droits.
L'IA lit à la demande
Résumer un contrat, comparer deux devis, extraire les clauses d'un CCTP. Quelques documents traités à la volée, sans projet IA complet à monter.
L'IA explore un corpus
Chatbot citoyen, FAQ interne, helpdesk technique, base de procédures qualité. Un corpus stable interrogé par beaucoup, avec un coût par requête maîtrisé.
L'IA raisonne sur des données
Analyse d'appels d'offres, pilotage de conformité, veille contractuelle. Là où d'autres IA explorent du texte, Entity calcule, compare et alerte.
Vos questions
Comment reprendre nos dossiers papier existants ?
Nos équipes organisent la numérisation et l'indexation de l'existant, puis classent les pièces selon un plan de classement RH éprouvé sur plus de 2 800 déploiements.
Quelle différence avec notre SIRH ?
Le SIRH gère les données RH, la GED gère les documents associés. Efalia Doc se synchronise avec votre SIRH : chaque événement RH crée ou archive le dossier correspondant, sans ressaisie.
Qui peut voir quoi ?
Vous définissez les droits par profil, service, agence ou zone géographique. Le salarié voit ses documents, le manager ceux de son équipe, et chaque accès est journalisé.
Peut-on dématérialiser les bulletins de paie sans accord du salarié ?
Oui. Depuis 2017, l'employeur peut remettre le bulletin de paie sous forme électronique, sauf si le salarié s'y oppose. Le salarié doit en être informé au préalable et peut revenir au papier à tout moment. Les bulletins doivent rester disponibles 50 ans, ou jusqu'aux 75 ans du salarié. [À valider par Efalia]
Combien de temps pour être opérationnel ?
[Délai type à valider avec l'équipe projet, ex. « premiers dossiers en ligne en X semaines »], selon le volume à reprendre et le nombre d'intégrations.
Commençons par une armoire
Le socle GED et son serveur MCP se mettent en service sur un périmètre réduit, en quelques semaines. Vous mesurez ce que vos équipes en font avant d'étendre.