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CommerceQu’est-ce que le RM « Record Management » ?
Le record management (RM) est un processus qui organise et gère tous les documents de leur création à leur élimination. Cela inclut la conservation selon les lois et la suppression des archives.
Le concept de RM englobe l’organisation, l’administration et la gestion de tous les documents d’une organisation, qu’ils soient sous différents supports et formes. L’objectif est de faciliter l’accès à ces documents dans le temps et de les protéger.
Le Record Management vise différents objectifs comme :
Diminuer le papier
En finir avec les documents perdus ou mal classés
Mieux maitriser les risques
Chercher et trouver facilement les documents
Garantir l’authenticité
Optimiser l’espace d’archivage et la gestion et les processus
On comprend aisément comment Le Records Management est donc créateur de valeur ajoutée pour une organisation.
ECM définition
ECM est l’acronyme de : Electronic Content Management soit Gestion électronique de contenus.
Un ECM vous permet de stocker, gérer et partager vos documents et autres contenus de formats divers (courriel, documents PDF, papiers, documents numériques…). Un ECM complet permet : la collecte, le classement, le stockage, la gestion et enfin l’archivage de vos contenus, en toute sécurité.
Réflexion autour de l’Entreprise Content Management
Tout d’abord faisons le point. De nombreux outils sont disponibles sur le marché pour « gérer » le contenu et l’archivage. Ils répondent à divers besoins des entreprises et proposent des fonctionnalités et fonctionnements différents.
Des questionnements simples
Il est important de pouvoir évaluer, dans un premier temps, quels sont vos besoins en vous posant des questions simples.
– De quoi ai-je besoin ?
– Combien de données ai-je à stocker et à gérer ?
– Combien de personnes vont se servir de cet outil et à quelle fréquence ?
– Ai-je besoin qu’il soit personnalisable ?
– Ai-je besoin d’une automatisation des classements ?
– Qu’est-ce qui est important pour moi ?
Je dois prouver la valeur d’un document, le connecter à mes solutions professionnelles, collecter les documents facilement et les classer en détail.
En résumé
Vous l’aurez compris ce choix doit être réfléchi car il impacte directement votre organisation. Ce choix s’inscrit dans une démarche projet, avec une méthodologie adaptée qui peut se résumer selon 3 grandes étapes essentielles :
Auditer l’existant
Définir un référentiel, garant de la politique d’archivage
Définir les processus d’identification, de tri, de numérisation, et de gestion de l’information
Pour cela, vous pouvez bien entendu consulter des experts de la dématérialisation pour vous accompagner dans cette réflexion.
La question se pose ensuite sur la famille des solutions à prendre en compte. Pour progresser, nous avons comparé les solutions ECM pour la gestion des contenus aux solutions d’outil collaboratif pur.
| POSSIBILITES | OUTIL COLLABORATIF PUR | ECM |
|---|---|---|
| La gestion des utilisateurs et de leurs habilitations sur les différents documents ou types de documents | OUI Mais avec une mise en place complexe |
OUI De façon simple et transparente. |
| Indexation de documents avec metadonnées | OUI Le nombre de métadonnées est limité |
OUI |
| Gérer le RGPD, avec des dates d'expiration d'un document | OUI Paramétrage à effectuer dans le cadre d'une politique à mettre en place par la sté/collectivité |
OUI Paramétrage par boutons simplifié |
| Gérer l'ensemble des exigences règlementaires (signature, versement SAE, conservation, numérisation fidèle...) | NON Possible avec de multiples intégrateurs externes |
OUI Directement dans l'application. |
| Assurer la valeur probante d'un document, son intégrité, son authenticité | OUI Pour des documents sans spécificités. NON Pour des documents à forte valeur probante, possibilité de certificats électroniques intégrés à l'outil et proposé par des éditeurs tiers. |
OUI Chaque document a un numéro unique pour le suivre et garantir son intégrité et son authenticité dans l'ECM |
| Tracer la consultation, garantir la piste d'audit fiable pour supprimer les documents papier | NON OUTILS TIERS NECESSAIRES Pour vérifier l'authenticité d'un document numérisé à partir du papier, il est nécessaire d'utiliser un outil ou une procédure. Cet outil ou cette procédure doit vérifier à la fois l'appareil de numérisation utilisé et la personne qui a effectué la numérisation. cette vérification est généralement effectué par les fabricants. |
OUI |
| Numérisation et indexation de document | NON Besoin d'un éventail d'outils tiers |
OUI Directement dans l'application et depuis toute sortes de documents |
| Workflows et flux | OUI Avec un paramétrage en amont |
OUI Gestion et même automatisation des flux |
Notre experte en dématérialisation, nous met en garde sur certains points clés qui doivent être intégrés dans le cadre de votre réflexion. Les outils collaboratifs sont pratiques pour travailler en équipe et stocker des documents. Cependant, ils ne remplacent pas les systèmes de gestion de documents ou de gestion des enregistrements.
Si vous avez besoin d’une gestion électronique de vos documents et contenus, cela nécessite des compétences spécifiques en “record management”. La plupart des partenaires spécialisés en outils collaboratifs n’ont pas ces compétences.
Les outils collaboratifs sont des boîtes à outils très performantes. Les outils collaboratifs sont très performants, mais il est important de savoir comment les utiliser. De plus, ils nécessitent une configuration complexe qui demande l’utilisation d’autres outils, notamment pour l’archivage.
Pour obtenir un outil collaboratif complet qui répond à toutes les exigences réglementaires, vous devrez contacter plusieurs éditeurs et intégrateurs. Cela signifie que vous aurez plusieurs interlocuteurs et une équipe interne importante pour gérer le projet. Par conséquent, ce type d’outil convient mieux aux grandes entreprises. C’est pourquoi ce type d’outil convient mieux aux grandes entreprises.
En conclusion
Choisir Efalia ECM signifie choisir un partenaire qui maîtrise tous les aspects de la gestion électronique des documents et des dossiers. Ce partenaire respecte les normes tout au long du cycle de vie.
Les outils de travail collaboratifs ne sont pas prêts à l’emploi pour la gestion électronique de documents ou la gestion des enregistrements.
Certains leaders des solutions de travail collaboratif offrent une expérience moderne et une interface utilisateur facilement accessible. Cela est rendu possible grâce à leur aspect collaboratif et intranet.
Le travail collaboratif intègre même des sites d’équipes. Notre solution de gestion de contenu Efalia ECM est capable de s’interfacer avec votre Outil de travail collaboratif. Plus besoin de choisir entre un système de Gestion de Contenu et une collaboration simple, il faut les combiner.
