Et si vous transformiez ce poste de coût en centre de profit ?

La gestion et le suivi des factures papier ou dans un format électronique est une activité chronophage et à risque pour votre entreprise.

Factures fournisseurs erronées ou mal classées, processus de validation faussés, factures non réglées dans les temps, factures réglées sans BAP, etc.

À partir d’un certain volume, les aléas liés à la gestion des factures entrantes, peuvent être une source d’erreurs, de perte de temps et d’argent pour votre entreprise, et ce, sans compter les risques juridiques et fiscaux. Néanmoins, une facture est essentielle à toute transaction, mais elle coûte cher à traiter et alourdit les tâches administratives. La gestion manuelle des factures est un processus long, coûteux et sans valeur ajoutée.

Activité chronophage

3 semaines de traitement en moyenne par facture

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Coût de traitement élevé

14 € en moyenne par facture

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Relation fournisseur dégradée

1 appel sur 2 au niveau comptable concerne les relances fournisseurs

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La dématérialisation des factures représente donc la meilleure solution afin de vous faire gagner du temps tout en améliorant votre performance et la sécurité de vos informations comptables.

Digitalisez le traitement des factures fournisseurs et automatisez, accélérez leur traitement à l'aide d'une solution de dématérialisation

Rapidité de Traitement des Factures

Avec la dématérialisation, le processus de traitement des factures est accéléré de manière significative. Les flux de travail automatisés réduisent les étapes manuelles, permettant une validation et un enregistrement quasi-instantanés des factures.

Accessibilité améliorée des documents

Les factures dématérialisées sont facilement accessibles depuis n’importe quel emplacement. Plus besoin de rechercher dans des piles de papier ; il suffit d’un clic pour retrouver et partager les documents nécessaires, facilitant la collaboration à distance.

Automatisation des tâches répétitives

Les tâches répétitives liées à la gestion des factures, telles que la saisie manuelle des données, sont automatisées. Cela libère le personnel des tâches fastidieuses, permettant une utilisation plus stratégique de leurs compétences.

Traçabilité des opérations financières

La dématérialisation offre une traçabilité complète des opérations financières. Chaque étape du processus, de la réception à la validation, est enregistrée électroniquement, offrant une transparence totale et simplifiant les audits internes et externes.

La transition vers la dématérialisation apporte ainsi des améliorations concrètes dans la gestion quotidienne des factures, contribuant à une gestion plus efficace des ressources et à une meilleure réactivité aux besoins changeants de l’entreprise.

En digitalisant la saisie des factures à l’aide des technologies de reconnaissance des données en automatique, vous libérez un temps précieux à vos collaborateurs. Les données utiles de la facture sont directement enregistrées dans votre système comptable.

Vous supprimez ainsi les tâches répétitives, chronophages et sans valeur ajoutée pour vos équipes.

Sécurisez et standardisez le traitement des factures

En passant à la facturation électronique, vous automatisez le processus de validation de la facture et du bon à payer associé tout en maîtrisant son cycle de vie de A à Z.

Vous diffusez une information fiable sur le statut de chaque facture et réduisez ainsi les relances fournisseurs.

Vous optimisez votre trésorerie par un paiement juste à temps.

Vous améliorez votre relation fournisseur avec des règlements dans les délais prévus.

Chaque facture est validée avant paiement grâce à un processus de bon à payer

Les litiges sont tracés pour un traitement plus rapide

De nombreux tableaux de bord vous permettent de piloter votre performance :

Nombre de factures traitées / validées dans le mois

Nombre de factures en cours

Nombre de litiges par fournisseur

Délais de paiement

Soyez conforme à la piste d’audit fiable (PAF)

En dématérialisant les factures à l’aide d’une solution de gestion documentaire vous stockez, centralisez, sécurisez la copie fiable de chaque document. Vous disposez aussi de l’ensemble des autres pièces comptables comme le bon de livraison, la commande, le contrat, afin de reconstituer immédiatement la piste d’audit fiable. La recherche d’une facture électronique est instantanée et vous retrouvez l’ensemble des pièces associées qui ont permis de valider et payer la facture.

Un référentiel unique, centralisé

Des données sécurisées et fiables

Une recherche simplifiée

Accessible au bureau, à distance

Pourquoi choisir Efalia Suite ?

Choisir la bonne solution est essentiel pour garantir une transition réussie vers la dématérialisation des factures fournisseurs.

Lecture intelligente des factures

Classement, indexation automatique des factures dans un dossier comptable

Signature électronique pour une sécurité renforcée

Workflow de validation et rapprochement des pièces comptables (Commande, bon de livraison, facture)

Intégration avec les logiciels comptables

 

 

Modularité

Dématérialisation par processus unitaire pour une mise en place simplifiée : facture, bon à payer, achat, contrat, …

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Guichet unique

Une seule porte d’entrée pour le collaborateur, toutes les données et tous les processus financiers facilement accessibles.

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Conformité réglementaire

Signature électronique, données protégées, tracées, accessibles avec une piste d’audit fiable disponible en cas de contrôle.

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Pilotage d’activité

Des tableaux de bord complets pour valoriser et suivre les factures

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Ouverture

Plateforme ouverte sur l’extérieur, facilement intégrable à votre système comptable, portail chorus pro, au portail public de facturation (PPF) de l'administration fiscale ou bien aux plateformes de dématérialisation partenaire (PDP)

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Vous gagnez du temps

5 jours pour traiter une facture. La dématérialisation des factures permet un gain de temps significatif. Fini le temps perdu à trier des piles de papiers, les factures sont désormais accessibles d'un simple clic.

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Vous gagnez de l’argent

4 € pour traiter une facture. En éliminant les coûts liés au traitement papier, à l'encre, et à l'affranchissement, la dématérialisation offre des économies substantielles pour les entreprises, grandes et petites.

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Pourquoi digitaliser le processus de facturation ?

Vous gagnez en sérénité

100% du processus est sécurisé. De la numérisation de la facture au règlement, l'ensemble des étapes du traitement de la facture est sous contrôle.

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Vous êtes prêts pour les prochaines échéances

La facturation électronique obligatoire arrive. Anticiper ce passage avec des processus déjà digitalisés vous permet d'être prêt pour vos obligations légales.

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Demandez une démo

Parce qu’une démo vaut mille mots, prenez contact avec nos experts pour une démonstration personnalisée de notre logiciel de dématérialisation des factures

Ils témoignent

Ils ont fait l’expérience de nos solutions en matière de digitalisation des processus et en parlent mieux que nous.

« Grâce à la solution déployée par Efalia, nous n’avons pas eu besoin pour l’instant d’étoffer l’équipe et sommes très satisfaits des résultats obtenus, ceux-ci étant conformes aux objectifs que nous nous étions initialement fixés. »

Patrick P., Directeur

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