Gestion documentaire et solution de GED

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Pourquoi une solution de gestion documentaire ?

Une solution de gestion documentaire va vous permettre de focaliser votre recherche documentaire sur le « Quoi » (demande d’achat, bon de commande, fournisseur, client, contrat, etc) et non sur le « Où » est stocké le document !

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Besoin d’améliorer votre performance ?

question rouge

Besoin de sécuriser vos données sensibles ?

question verte

Besoin d’améliorer les échanges et le partage d’information ?

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Besoin de place et d’éliminer vos archives papier ?

question bleue

Besoin de satisfaire les exigences réglementaires ?

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Ou tout simplement besoin de gagner de l’argent ?

Pourquoi choisir une solution de GED ?

Optez pour une solution de GED et n’attendez pas la CAUSE pour prendre votre décision. En effet, nous constatons encore bien trop souvent que la décision de déployer une solution de GED est due à un problème dans la gestion de l’information comme :

L’incapacité à retrouver une information,

  • Reconstituer un dossier (client, prestataire, salarié, sinistre, …) complet dans un délai raisonnable,
  • Retrouver tout simplement un document dans un ensemble beaucoup trop vaste.

La perte de productivité,

  • Face à la multitude de documents à gérer, à diffuser et à stocker, le temps perdu en recherche est l’un des facteurs critiques pour améliorer la productivité.

Le manque d’échange et de traçabilité

  • La mise en place du télé-travail, la communication inter-services pour gérer un cas client, la réglementation parfois forte en terme de traçabilité sont des freins quotidiens pour une meilleure collaboration.
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C’est quoi une GED ?

La GED (Gestion Électronique Documentaire) désigne le processus et l’ensemble des techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, qui circulent via un workflow (processus documentaire ou métier) et qui sortent au sein d’une organisation.

Une GED propose différentes fonctions essentielles :

L’acquisition et la dématérialisation du document

La création du document numérique peut être le résultat d’un traitement automatisé (création directement sous forme numérique depuis un logiciel métier ou bureautique), ou le résultat d’une numérisation de documents papiers avec, éventuellement, un traitement OCR pour réaliser une recherche plein texte sur le contenu du document.

Le traitement et plan de classement

Cette étape consiste à la classification, au référencement et à l’indexation du document numérique en décrivant :

  • Les index métiers (méta-propriétés), pour faciliter son classement et sa recherche (nature du document : facture, commande ; client concerné ; …),
  • Des index techniques pour la traçabilité (date de création, horodatage, N° de version, auteur, …),
  • Des droits d’accès (modification, lecture, confidentiel, …).

Le stockage et la conservation des documents

Cette fonction essentielle doit permettre de conserver un grand volume de documents et de conserver leur fiabilité dans le temps, tout en permettant des accès rapides conformément aux règles de sécurités dictées dans le système

Le travail collaboratif et la diffusion

L’une des grandes fonctions de la GED réside dans sa capacité à partager des documents auprès de plusieurs utilisateurs, de les modifier et de les recevoir à un moment précis, dans un processus métier, pour une action prévue, et ce, en fonction des droits qui ont été définis.

Archivage et destruction

Chaque document en fin de vie (délai réglementaire, obsolescence, …) peut être amené à être supprimé de la GED ou bien versé dans un système d’archivage à valeur probatoire à des fins de conservation.

Un système de GED va apporter de nombreux bénéfices à une organisation et ce, quel que soit sa taille :

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Une réduction des coûts de traitement, par un accès rapide et simple à l’information : le bon document à la bonne personne au bon moment.

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Une standardisation dans la gestion des documents, par la création de plans de classement et d’indexation métier.

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Une meilleure collaboration et un partage de documents entre les collaborateurs.

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Une meilleure gouvernance documentaire au sein de l’entreprise par une gestion sécurisée des accès, de la traçabilité, des circuits de validation et de diffusion. Un référentiel documentaire à jour, disponible et accessible.

Les bénéfices d’une GED

Une solution de GED permet d’exploiter l’ensemble des documents, vous simplifie le travail au quotidien et renforce vos procédures de traitement de l’information.

En synthèse, une solution de GED apporte de nombreux avantages :

  • Référentiel unique des documents de votre organisation : Un document est présent dans le référentiel en un exemplaire, sans doublon avec la possibilité de le rechercher sur différents critères et ce quelque soit son espace de rangement.
  • Recherche : La recherche s’effectue aussi bien sur les attributs du document (méta-données) que sur le contenu même du document.
  • Gestion et contrôle des accès : La gestion des accès  aux documents et leur modification sont contrôlées en fonction des profils autorisés. Les accès sont  enregistrés dans un journal d’activité.
  • Gestion des versions : les versions d’un document sont enregistrées et permettent ainsi d’avoir la traçabilité et l’historique des modifications.
  • Standardisation du classement : le nommage ainsi que le classement des documents sont configurés afin de facilité ensuite l’exploitation des dossiers. Chaque document est enregistré à l’aide de méta-données ce qui permet d’en faciliter son classement et sa recherche.

Convaincu ? Alors voici comment démarrer un projet de GED

Il faut garder à l’esprit qu’un projet de mise en place d’une solution de GED est aussi un projet d’organisation où l’implication de la direction générale, de la direction informatique et des directions métier est essentielle pour la réussite du projet.

Démarrer une GED par une approche métier

Plutôt que de partir sur une approche globale, il est souvent préférable de démarrer par une segmentation métier (et non par service, qui limiterait l’usage à un service en particulier), et d’ouvrir la solution de GED à de nouveaux métiers au fur et à mesure, afin que la solution soit au finale, une GED transverse pour l’ensemble des métiers. Par exemple une GED « facture » ou une GED « client ».

Plus généralement les solutions EFALIA vont adresser différents problématiques et ce pour différents besoins :

Une telle approche par étape et un déploiement par métier apporte les avantages suivants :

  • La mise en place du projet GED est plus rapide : inférieure à 2 ou 3 mois au lieu de 6 à 12 mois, et peut être mise en service en mode SAAS,
  • L’accompagnement au changement est simplifié, car les utilisateurs travaillent dans un environnement métier familier,
  • La gestion des droits d’accès est facilitée puisque elle est définie selon un métier, tout en permettant de sensibiliser l’ensemble des différents services impliqués.

Exemples de GED par métier :

Déployer une GED transverse

Une GED transverse va permettre à chaque service et à chaque utilisateur d’accéder à un seul référentiel documentaire organisé par métier, en opposition à des silos documentaires isolés dans des applicatifs métiers. La GED transverse permet ainsi aux utilisateurs d’accéder par guichet unique, aux pièces constituantes d’un dossier, sans nécessairement avoir besoin d’entrer dans les applications métiers qui les pilotent. Par exemple une facture qui émane de la DAF est accessible par les différentes directions opérationnelles pour valider le bon à payer.

En revanche dans ce nouveau contexte de GED transverse, il est essentiel que la solution de GED expose une API de type web services et des connecteurs permettant de relier la plateforme de GED à des applicatifs externes.

Une GED transverse apporte :

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Une vision à 360°
sur les documents de l’organisation,

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Une interface utilisateur
unifiée pour une prise en main rapide,

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Une réduction des coûts.

par une mutualisation de l’investissement logiciel, des coûts de formation, de paramétrage et de maintenance

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