Et si vous mettiez sous contrôle vos processus de validation et de signature de documents

Vous validez, signez chaque jour de nombreux documents liés aux ressources humaines, à la gestion financière, à la direction générale (contrats, congés, gestion des achats, marchés, notes internes, courriers…). Mais cette circulation papier ou bien par mail avec un suivi sous Excel est loin d’être efficace.

Où en est tel courrier administratif dans le circuit de validation et de signature ? A-t-il été signé ? Où se trouve le parapheur ? quels sont les signataires ?
Autant de questions que vous vous êtes certainement posées, et autant de conséquences pour votre organisation.

Aucune traçabilité des validations

Signature sans valeur probante

Expérience collaborateur dégradée

Alors, optez pour un parapheur numérique et lancez-vous dans un processus de dématérialisation de vos documents au travers des circuits de validation et de signature.

Gagnez en fluidité et en traçabilité, avec un processus dématérialisé de validation et signature des documents

Qu’est ce qu’un parapheur électronique ?

Un parapheur électronique est destiné à remplacer le parapheur cartonné que nous connaissons tous ou à remplacer les circuits papiers traditionnels. Entièrement accessible par navigateur internet, il est constitué de bannettes numériques (liste à faire) dans lesquelles les documents en attente de validation ou de signature électronique sont présentés à l’utilisateur.

Des circuits de validation sont préalablement établis par l’administrateur fonctionnel. Ces circuits de visas peuvent être hiérarchiques ou bien déterminés par l’utilisateur afin qu’il puisse choisir l’ensemble des intervenants dans le circuit de validation et de signature.

Pour quels usages ?

Le processus de validation et de signature des courriers administratifs, des notes internes est donc intégralement digitalisé, sécurisé et tracé au sein du système numérique. Que vous soyez au bureau, nomade ou à distance, la solution cloud (SAAS) permet de viser les documents depuis n’importe où et de les signer numériquement. C’est donc très simple à mettre en place.

Pour quels bénéfices ?

En dématérialisant vos circuits de validation et de signature vous avez des bénéfices immédiats :

Les délais de visas et de signatures sont raccourcis et en cas de retard, vous êtes informés, relancés. C'est un gain de temps

Vous pouvez valider, signer quand et où vous voulez, depuis un simple navigateur web : vous pouvez valider et ou signer vos documents à distance, en télétravail par exemple ou bien lors de vos déplacements.

Vous sécurisez le processus en fonction de vos règles de validation et de signature

Les visas et les signatures sont tracés au travers une fiche de circulation

La signature est à valeur probante grâce à un certificat électronique dans l'outil de signature numérique

Vous réduisez les impressions, et c’est bon pour la planète.

Gagnez en simplicité pour une adoption rapide

Avec un tel projet de dématérialisation, vous modernisez votre organisation, vous simplifiez les circuits de validation et de signature. Alors optez pour le e-parapheur Efalia et ses outils de signature.

Comment ça marche ?

Pour commencer : Vous choisissez un circuit configuré ou bien vous créez votre propre processus métier de visas et signatures

Puis, insérer les documents PDF à signer : Vous pouvez déposer par glisser/déposer un ou plusieurs documents ainsi que des annexes. Vous pouvez facilement définir la zone de signature.

Il suffit ensuite de sélectionner des viseurs et signataires et c'est parti : En fonction de votre type de parapheur, sélectionner un ou plusieurs viseurs ainsi que les signataires.

En 1 clic, vous suivez l'état d'avancement des visas et signature : Vous pouvez suivre chaque étape et statut du parapheur jusqu'à la signature électronique

signature électronique depuis une tablette

Gagnez en sécurité, avec la signature électronique

Terminé les signatures manuscrites, la signature numérique est embarquée dans la solution afin de gagner en sécurité. Vous pouvez désigner un ou plusieurs signataires, ou bien des signataires externes à votre organisation (prestataire, fournisseur, client, …).

Les niveaux de signature

Cette solution de gestion dématérialisée propose différents niveaux et types de signatures conformément à la réglementation européenne eIDAS. A vous d’appliquer le bon niveau de signature en fonction du type de documents.

Signature simple

Signature qualifiée à l’aide d’une clé cryptographique

Pourquoi choisir Efalia suite ?

Modularité

Le e parapheur peut s’intégrer dans une chaîne de dématérialisation plus large avec l’usage d’une Gestion Electronique des Documents (GED) ou bien d’un coffre-fort numérique certifié.

Personnalisation

La solution est intégralement personnalisable, sans développement, pour être conforme à vos pratiques de signature.

Sécurité

Le e parapheur permet d’adresser les bonnes informations aux bonnes personnes en toute sécurité aussi bien pour les phases de validation que de signature de vos documents.

Pilotage d’activité

Des tableaux de bord complets pour valoriser et suivre l’activité, les documents signés

Ouverture

Plateforme ouverte sur l’extérieur, facilement intégrable à des applications métiers.

Accélérez le processus de validation et signature des documents électroniques

Fluidifiez les échanges et améliorez l’expérience collaborateur

Pourquoi opter pour un e-parapheur ?

Supprimez les tâches chronophages

Sécurisez les processus de validation ainsi que les documents signés électroniquement

Demandez une démo

Parce qu’une démo vaut mille mots, prenez contact avec nos experts pour une démonstration personnalisée de notre parapheur électronique.

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