Et si vous mettiez sous contrôle vos processus de validation et de signature de documents

Vous validez, signez chaque jour de nombreux documents (contrats, congés, gestion des achats, marchés, notes internes, courriers…). Mais cette circulation papier ou bien par mail avec un suivi sous Excel est loin d’être efficace. Où en est tel courrier administratif dans le circuit de validation et de signature ? A-t-il été signé ? Où se trouve le parapheur ? quels sont les signataires ?
Autant de questions que vous vous êtes certainement posées, et autant de conséquences pour votre organisation.

Aucune traçabilité

Signature sans valeur probante

Expérience collaborateur dégradée

Alors, optez pour un parapheur numérique et lancez-vous dans un processus de dématérialisation de vos documents au travers des circuits de validation et de signature.

Gagnez en fluidité et en traçabilité, avec un processus dématérialisé de validation et signature des documents

Un parapheur électronique est destiné à remplacer le parapheur cartonné que nous connaissons tous ou à remplacer les circuits papiers traditionnels. Entièrement accessible par navigateur internet, il est constitué de bannettes numériques (liste à faire) dans lesquelles les documents en attente de validation ou de signature électronique sont présentés à l’utilisateur. Des circuits de validation sont préalablement établis par l’administrateur fonctionnel. Ces circuits de visas peuvent être hiérarchiques ou bien déterminés par l’utilisateur afin qu’il puisse choisir l’ensemble des intervenants dans le circuit de validation et de signature.

Le processus de validation et de signature électronique des courriers administratifs, des notes internes est donc intégralement digitalisé, sécurisé et tracé au sein du parapheur numérique. Que vous soyez au bureau, nomade ou à distance, la solution cloud (SAAS) du parapheur électronique permet de viser les documents depuis n’importe où.

En dématérialisant vos circuits de validation et de signature vous avez des bénéfices immédiats :

Les délais de visas et de signatures sont raccourcis et en cas de retard, vous êtes informés, relancés

Il n’est plus nécessaire d’être présent physiquement pour valider ou signer : vous pouvez valider et ou signer vos documents à distance, en télétravail par exemple ou bien lors de vos déplacements.

Vous sécurisez le processus en fonction de vos règles de validation et de signature

Les visas et les signatures sont tracés au travers une fiche de circulation

La signature est à valeur probante grâce à un certificat électronique

Vous réduisez les impressions, et c’est bon pour la planète.

Gagnez en simplicité pour une adoption rapide

Vous modernisez votre organisation, vous simplifiez les circuits de validation en optant pour le parapheur électronique d’Efalia :

Pour commencer, ouvrir un parapheur : Vous choisissez un parapheur configuré ou bien vous créez votre propre circuit de visas et signatures

Puis, insérer les documents à signer : Vous pouvez déposer par glisser/déposer un ou plusieurs documents ainsi que des annexes

Il suffit ensuite de sélectionner des viseurs et signataires et c'est parti : En fonction de votre type de parapheur, sélectionner un ou plusieurs viseurs ainsi qu'un signataire.

En 1 clic, vous suivez l'état d'avancement des visas et signature : Vous pouvez suivre chaque étape et statut du parapheur jusqu'à la signature électronique

Gagnez en sécurité, avec la signature électronique

Terminé les signatures manuscrites, la signature électronique est embarquée dans le parapheur électronique afin de gagner en sécurité. Vous pouvez désigner un ou plusieurs signataires, ou bien des signataires externes à votre organisation (prestataire, fournisseur, client, …).

Le parapheur électronique propose différents niveaux de signature conformément à la réglementation européenne eIDAS.

Signature simple

Signature qualifiée à l’aide d’une clé cryptographique

Pourquoi choisir Efalia suite ?

Modularité

Le parapheur électronique peut s’intégrer dans une chaîne de dématérialisation plus large avec l’usage d’une Gestion Electronique de Documents (GED) ou bien d’un coffre-fort numérique certifié.

Personnalisation

Le parapheur est intégralement personnalisable, sans développement, pour être conforme à vos pratiques de signature.

Sécurité

Le parapheur électronique permet d’adresser les bonnes informations aux bonnes personnes en toute sécurité aussi bien pour les phases de validation que de signature de vos documents.

Pilotage d’activité

Des tableaux de bord complets pour valoriser et suivre l’activité.

Ouverture

Plateforme ouverte sur l’extérieur, facilement intégrable à des applications métiers.

Accélérez le processus de validation et signature de documents

Fluidifiez les échanges et améliorez l’expérience collaborateur

Pourquoi opter pour un parapheur électronique ?

Supprimez les tâches chronophages

Sécurisez les processus de validation

Demandez une démo

Parce qu’une démo vaut mille mots, prenez contact avec nos experts pour une démonstration personnalisée de notre parapheur électronique.

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