Et si vous mettiez fin aux achats sauvages ?

Combien de demandes d’achat sont réalisées hors politique d’achat ? En dehors de tout processus ? Et ce malgré des situations bien connues que nous constatons chaque jour :

Les achats sauvages se traduisent par une multitude de commandes, de fournisseurs à créer, de transactions à traiter, de livraisons à réceptionner et bien souvent, cela échappe à tout contrôle.

L’ensemble de ces processus consomme du temps, de l’argent et ne sont pas sans conséquence pour votre entreprise.

Perte de temps et d’efficacité

Risques opérationnels

Expérience collaborateur dégradée

N’attendez plus et mettez sous contrôle ce processus à l’aide d’une solution de Purchase to pay.

Sécurisez votre politique achat avec un processus Procure-to-Pay

La digitalisation du processus achat hors production

La question ne se pose plus pour les achats stratégiques ou cœur business. Ils font l’objet depuis fort longtemps d’une gestion structurée à l’aide de processus bien établis et de logiciels ou de solutions intégrées. Ce n’est pas le cas des achats indirects qui, pour 80% des entreprises, sont mal gérés :

  • Aucune vérification du niveau d’engagement de dépense par rapport au budget
  • Aucune validation hiérarchique
  • Une commande passée auprès d’un fournisseur non référencé
  • Une facture qui sera reçue par le service comptabilité sans en connaître l’origine
  • Une facture réglée sans bon à payer

Pourtant, la gestion des achats indirects mérite d’être optimisée car ces achats ponctuels ou irréguliers, s’ils sont bien gérés, peuvent constituer un véritable gisement d’économie.

Stoppez les achats sauvages

Pilotez et sécuriser la totalité du processus : de l’achat au paiement

Réconciliez achat et finance

Rationalisez le nombre de fournisseurs

En dématérialisant le processus achat à l’aide d’une solution de Business Process Management, vous gérez tout le cycle de vie de la demande : création, validation, rapprochement commande/facture, intégration comptable, bon à payer et gestion des litiges.

Maitrisez la piste d’audit fiable, assurez la conformité réglementaire

En dématérialisant les différents documents supportant la piste d’audit fiable (PAF), vous attestez l’origine de vos factures.

La commande

Le bon de livraison/réception

La preuve de paiement

La facture

Le contrat

Les documents sont stockés, classés, sécurisés dans un espace documentaire. La recherche d’une pièce en cas de contrôle est immédiate, et vous reconstituez la PAF automatiquement.

Pilotez et mesurez votre performance financière

La digitalisation du processus P2P (Procure-to-Pay) permet de tracer puis de recueillir de nombreuses informations exploitables et présentables au travers de tableaux de bord.

Vous mesurez ainsi la performance du processus Procure-to-Pay à l’aide de différentes métriques :

Nombre de demandes d’achat par mois

Nombre de commandes par mois

Factures en attente de BAP

Factures en litige...

De même vous mesurez la performance financière à l’aide d’indicateurs clés :

Ventilation des achats par centre de coût

Montant des commandes réceptionnées non facturées

Montant des factures réceptionnées non réglées...

Et pour finir, vous analysez la performance de vos fournisseurs :

Montant des achats par fournisseur

Nombre de factures en litige par fournisseur...

Pourquoi choisir Efalia suite ?

La digitalisation du processus Procure-to-Pay constitue un véritable levier de performance pour votre entreprise. Un tel processus automatisé permet de garantir que les activités achats contribuent de manière significative à la rentabilité en réduisant significativement les coûts de traitement, en minimisant les risques opérationnels et en améliorant l’efficacité et le contrôle.

Cela permet aux directions des Achats de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée en éliminant les activités chronophage.

 

Modularité

Dématérialisation par processus unitaire, puis élargissement au fur et à mesure des besoins.

Guichet unique

Une seule porte d’entrée pour le collaborateur, toutes les données et tous les processus financiers facilement accessibles.

Conformité réglementaire

Données protégées, tracées, accessibles avec une piste d’audit fiable disponible en cas de contrôle.

Pilotage d’activité

Des tableaux de bord complets pour valoriser et suivre l’activité achat.

Ouverture

Plateforme ouverte sur l’extérieur, facilement intégrable à votre comptabilité ou des applications métiers.

Pourquoi digitaliser le processus Procure-to-Pay ?

Vous gagnez du temps

Les achats indirects c’est 5% des dépenses mais 60% de commandes.

Vous gagnez de l’argent

Le coût de traitement passe de 95 € par demande d’achat à 19 €

Vous gagnez en sérénité

100% du processus est sécurisé et conforme à votre politique achat

Vous améliorez la collaboration entre les directions

Un processus 100% fluide qui facilite la prise de décision.

Demandez une démo

Parce qu’une démo vaut mille mots, prenez contact avec nos experts en digitalisation pour une démonstration personnalisée de nos solutions.

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