Les transports Jourdan et la dématérialisation des documents de transport

Comment les Transports Jourdan ont dématérialisé les documents de transport avec une solution de gestion de contenu performante.

Interview de Vincent MARTIN, Directeur des Systèmes d’Information.

Nous sommes particulièrement satisfaits de notre collaboration avec Efalia. Leur solution ECM de gestion de contenu documentaire et de flux associés a été adoptée par l’ensemble de nos équipes avec facilité et n’a jamais posé de problème au fur et à mesure que nous la faisons évoluer

Vincent M., Directeur des Systèmes d’Informations

Qui sont les Transports Jourdan ? Quel est votre métier, votre activité ?

Société de transport routier de marchandises présente sur trois sites d’exploitation, les transports Jourdan comptent au total 235 personnes dont 155 conducteurs.

“Nous nous appuyons aujourd’hui sur une flotte de 160 véhicules moteurs (soit plus de 400 cartes grises), ainsi que sur un réseau de 9 plateformes de distribution interconnectées et implantées sur l’ensemble du territoire national. Nous intervenons essentiellement dans les transports de produits industriels tout en étant spécialiste de l’acheminement direct de marchandises nécessitant des conditions particulières (câbles, menuiseries industrielles, etc.).
Les Transports Jourdan sont engagés dans le développement durable depuis plusieurs années et sont labélisés CO2. Certifiés ISO depuis 2007 et actuellement conformes à la version 2015, nous visons à répondre aux exigences croissantes du marché en fournissant un service client de haute qualité.”

Une volonté de simplification et plus de productivité

Arrivé il y a 30 ans au sein du groupe, j’ai été embauché pour informatiser l’exploitation de l’activité ‘transports’ et apporter des gains de productivité. Nous nous sommes équipés d’une solution de gestion documentaire en 1998 (produit Canofile) capable de répondre à nos objectifs métier (à savoir l’amélioration de la traçabilité des livraisons et l’optimisation de l’organisation des transports), nous avons fait évoluer nos postes de travail vers un environnement Windows, ce qui a apporté plus de convivialité et de fluidité au niveau des échanges.

Ce n’est qu’ensuite que nous avons décidé de compléter notre dispositif avec la mise en place d’une véritable solution de gestion de contenus suite à une réorganisation interne en 2005.

Cette réorganisation s’est faite dans un soucis d’automatisation du classement des documents de transports et pour faciliter l’accès aux informations.

Pourquoi avoir envisagé de déployer une solution de dématérialisation et de gestion électronique de contenu ?

Tout d’abord, nous avons déployé et mis en œuvre cette solution de gestion de contenu pour améliorer le processus de facturation, en automatisant le rapprochement des documents de transports à nos factures lors des éditions. D’autre part, nous avons diminué l’archivage papier ainsi que les temps de recherche à ces documents dans nos différents services.

Quels types de documents traitez-vous ? La volumétrie ?

Comme évoqué ci-dessus nous traitons essentiellement les documents de transports (Lettre de voiture, BL) avec une moyenne de 15 000 documents par mois, mais aussi pas moins de 10 000 commandes qui sont désormais traitées automatiquement tous les mois, sans risque d’erreurs, soit 3 000 palettes transportées et 55 000 km effectués quotidiennement.

15 000 documents par mois, Bons de livraison, Lettres de Voiture

10 000 commandes par mois

3 000 palettes transportées au quotidien

55 000 km effectués quotidiennement

Quel est le déroulé de traitement ?

Une fois que les commandes clients sont réceptionnées dans la boîte Outlook dédiée, un numéro de commande est créé dans le système TMS du transporteur, puis la commande et son numéro associé son directement envoyés dans Efalia ECM (qui a été interfacée avec les différents posts de travail). Avec Efalia ECM, tous les documents sont traités deux fois par jour au sein d’un extranet, donnant accès aux parties externes de l’entreprise aux documents dont elles ont besoin pour une consultation ou un traitement au sein de leur propre système (certains – comme la lettre de voiture – ayant valeur contractuelle).

La sécurité des documents vous semble-t-elle garantie par la solution de gestion de contenus d’Efalia ?

Avec 10 ans de recul, la solution de gestion de contenu d’Efalia a répondu à tous nos critères concernant la sécurité des documents.

En trois mots, quels sont les avantages de la solution Efalia ECM ?

Fiabilité

Interopérabilité

Convivialité

Pourquoi avoir choisi la solution ECM d’Efalia ?

Nous avons choisi Efalia ECM (ex FileDirector) pour son socle technologique performant et ouvert, capable de s’interfacer avec notre outil métier TMS (R2000X de chez OMP informatique) en place, comme avec l’ensemble des autres briques du système d’information de l’entreprise. Par ailleurs, ses exigences normatives élevées, en conformité avec les standards du marché, ont constitué un point décisif dans notre choix.

Aujourd’hui, c’est l’ensemble des flux et documents associés au parcours de transport qui est automatisé et dématérialisé, donnant la possibilité à tous, collaborateurs comme clients, d’accéder à ces documents et de les consulter en ligne.