Logiciel GED
Efalia Doc

Avec Efalia Doc vous stockez l’ensemble des documents de votre organisation au sein d’espaces sécurisés, vous disposez d’une plateforme de gestion documentaire accessible partout et tout le temps pour tous les collaborateurs de votre entreprise.

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100% paramétrable

100% métier

100% ouvert et sécurisé

Efalia Doc une solution GED ouverte et prête à l’emploi pour répondre à l’ensemble de vos exigences métier

Ce logiciel de GED vous permet d’exploiter l’ensemble de vos documents, vous simplifie le travail au quotidien et renforce vos procédures de traitement de l’information.

Avec Efalia Doc vous ne perdez plus de temps à tenter de reconstituer un dossier dont les pièces sont éparpillées, les versions sont multiples ou les archives sont papier. Vous disposez d’un référentiel unique pour centraliser l’ensemble des documents de l’organisation : fiche de paie, dossier client, procédures qualité, courriers, … à l’aide de fonctionnalités riches et intuitives.

Une GED transverse va permettre à chaque service et à chaque utilisateur d’accéder à un seul référentiel documentaire organisé par métier, en opposition à des silos documentaires isolés dans des applicatifs métiers. Efalia Doc est un logiciel de gestion des dossiers qui permet ainsi aux utilisateurs d’accéder par guichet unique, aux pièces constituantes d’un dossier, sans nécessairement avoir besoin d’entrer dans les applications métiers qui les pilotent.

La plateforme Efalia Doc est disponible en Saas ou on Premise.

Découvrez les fonctionnalités

Notre logiciel de GED s’appuie sur un socle technologique robuste et ouvert pour se fondre dans votre système d’information, répondre aux besoins des directions métiers tout en respectant les standards du marché. La solution Efalia Doc est bien entendue compatible avec l’ensemble des briques de la suite Efalia.

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Acquisition et dématérialisation du document

Que les documents soient nativement numériques ou numérisés depuis un scanner professionnel, les documents de tous types (mail, facture, contrat…) sont intégrés dans la GED. Ils sont ensuite stockés temporairement dans des « bannettes » afin de répartir les documents de manière automatique auprès de différents acteurs selon les règles établies.

Le classement des documents

Chaque document intégré dans Efalia Doc est indexé c’est-à-dire que des métadonnées ou mots-clés lui sont associés afin de faciliter la recherche, le classement… Le système d’armoire digitale reproduit le principe des armoires papiers. Chaque armoire est paramétrée avec un plan de classement qui lui est propre (interne, externe, selon la nature des documents…).

Portefeuille de notification

Il permet de notifier automatiquement les utilisateurs des événements clefs les concernant. Ces évènements sont relatifs à la création, la modification ou la suppression d’un document. Cette notification permet à l’utilisateur d’être immédiatement averti que la pièce qu’il attendait est arrivée et qu’il peut donc traiter le dossier concerné. On peut aussi parler dans ce cas de complétude des dossiers. Les délais de traitement sont significativement améliorés et les erreurs réduites.

La recherche des documents

La recherche est une des fonctionnalités clés d’Efalia Doc, notamment la recherche multicritère et plein texte qui permet d’effectuer une recherche rapide et simple sur l’ensemble du contenu de chaque document. Chaque document doit donc être soumis à l’OCR (Reconnaissance Optique des Caractères). Ainsi l’intégralité du contenu des documents est accessible pour la recherche.

Traçabilité et versioning

Efalia Doc gère les différentes versions des documents ; cette fonctionnalité permet à plusieurs acteurs de travailler sur le même document en conservant les différentes itérations d’élaboration du document. La traçabilité est une preuve juridique de la valeur d’un document, de son authenticité notamment dans le cadre de la piste d’audit fiable.

Gestion des habilitations et sécurité

La plateforme Efalia Doc permet une gestion fine des habilitations afin de respecter la confidentialité des informations et des documents. L’outil répond aux exigences en matière de RGPD et assure la protection des données personnelles.

Stockage et conservation des documents

Cette fonction essentielle doit permettre de conserver un grand volume de documents et de conserver leur fiabilité dans le temps, tout en permettant des accès rapides conformément aux règles de sécurités dictées dans le système.

Archivage et destruction

Chaque document en fin de vie (délai réglementaire, obsolescence, …) peut être amené à être supprimé de la GED ou bien versé dans un système d’archivage à valeur probatoire (SAE) à des fins de conservation, comme le coffre-fort électronique Efalia Safe, conforme à la norme NF203CCFN.

Efalia Doc devient votre référentiel documentaire unique dans lequel tous les documents de de votre organisation sont stockés.

Pourquoi choisir Efalia Doc ?

Efalia Doc met sous contrôle l’ensemble des documents de votre organisation afin de proposer un outil central à tous vos collaborateurs pour sauvegarder, rechercher, classer … les documents et les rendre accessibles à tout moment.

Avec une logiciel de GED comme Efalia Doc vous répondez efficacement et durablement aux enjeux métiers de votre organisation (finance, qualité, commerce, RH, IT…). Avec Efalia Doc vous focalisez votre recherche documentaire sur le « Quoi » (demande d’achat, bon de commande, fournisseur, client, contrat, etc) et non sur le « Où » est stocké le document !

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Efficacité et performance

Avec Efalia Doc vous réduisez les délais de traitements et de recherche grâce à la recherche d’information facilitée par les métadonnées et le multicritère. Vous améliorez les performances de votre organisation car toutes les données sont stockées dans le logiciel. Les informations sont accessibles partout et tout le temps par l’ensemble des collaborateurs, en autonomie. Efalia Doc est disponible en multilingue.

Gouvernance

Tous vos documents sont stockés dans Efalia Doc, ce qui vous permet de centraliser les données de votre entreprise ou administration en un point unique afin de piloter et superviser l’ensemble des flux documentaires. L’intégration des documents dans la GED est automatisée, de même que le classement dans des armoires dédiées avec un plan de classement préalablement défini.

Sécurisée

Il est primordial que les données et documents de votre organisation soient sécurisées et confidentielles c’est pourquoi Efalia Doc permet une gestion des habilitations pointue pour se conformer aux principes du RGPD et ainsi contrôler les accès aux données.

Les consultations et modifications sont journalisées et horodatées afin d’assurer la traçabilité des données.

Des sauvegardes sont effectuées et assurent la sécurité des données des accidents, des cyberattaques… que la solution soit hébergée en On premise ou en Saas.

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Ouverte

Efalia Doc s’intègre dans votre SI de manière fluide, que ce soient avec des logiciels de numérisation, des logiciels métier … ou encore des outils d’archivage numérique comme un SAE, un Coffre-fort numérique tel que Efalia SAFE.

100% paramétrable

Efalia Doc est intégralement paramétrable afin que vous puissiez disposer d’une GED qui vous ressemble : Plan de classement, index, habilitations, lien inter dossier, cycle de vie, ...

L’accompagnement Efalia

Efalia, c’est aussi une équipe d’experts en gestion documentaire, impliquée à vos côtés pour vous accompagner dans la définition de vos besoins, la création de vos plans de classement, le paramétrage des habilitations, la formation et l’intégration parfaite de notre solution de GED dans vos pratiques.

Formation

Efalia propose un ensemble de formations concernant aussi bien la gestion documentaire, l’administration, et l’utilisation de notre logiciel de GED, mais aussi l’intégration d’Efalia Doc avec vos applications métier … Nos formations se déroulent en intra ou inter-entreprises, en présentiel ou à distance. Toutes sont éligibles à une prise en charge par votre organisme collecteur.

Accompagnement

Autour de vos projets, nous mettons à votre disposition des équipes de consultants, spécialistes en dématérialisation des documents en de nombreux secteurs d’activité et métiers. Nous vous accompagnons ainsi lors des phases d’AMOA, dans la dématérialisation de vos documents, dans l’installation de nos solutions ou le développement de connecteurs.

TMA

Efalia vous propose un support fonctionnel opérationnel supplémentaire, visant à optimiser l’exploitation de notre solution de dématérialisation, au-delà du support de premier niveau. C’est le programme Alliance. En plus de la résolution des problèmes rencontrés, il comprend un suivi dans l’utilisation du produit et des scénarios d’amélioration dans son exploitation, en vue d’optimiser leur usage.

Hébergement

Un cloud de confiance, sécurisé pour les services critiques et les données stratégiques. L’offre d’Efalia comprend un hébergement externalisé et une exploitation intégrale assurés par Efalia.

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Parce qu’une démo vaut mille mots, prenez contact avec nos experts pour une démonstration personnalisée de notre solution.

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Ils nous font confiance

Ils ont fait l’expérience de notre solution de dématérialisation et en parlent mieux que nous.

Les principaux enjeux du déploiement de cette solution étaient la centralisation du stockage des informations, et bien entendu leur circulation entre services.
Forts des expériences acquises à France 5 et France 3, l’extension à toutes les chaines du groupe a naturellement été proposée.
Les dossiers de production contiennent une vingtaine de nature de documents, dont le contrat. Plusieurs services participent à la dématérialisation des documents, selon leur nature.
Efalia Doc permet un partage des documents tout en ayant une seule version sauvegardée à un endroit unique : optimisation du stockage, de la consultation et du partage d’information entre les services.

Marie L., Responsable service Ingénierie Technique et Systèmes d’informations

« Grâce à la solution déployée par Efalia, nous n’avons pas eu besoin pour l’instant d’étoffer l’équipe et sommes très satisfaits des résultats obtenus, ceux-ci étant conformes aux objectifs que nous nous étions initialement fixés. »

Patrick P., Directeur