Vos enjeux

Le programme de transformation de l’Action Publique 2022 a pour objectif d’accélérer la modernisation de l’administration publique en mettant fortement l’accent sur la dématérialisation des démarches administratives.

Cela se traduit :

Pour les usagers, par une amélioration de la qualité des services publics, en simplifiant et en digitalisant les procédures administratives.

Pour les agents publics, par un environnement numérique performant leur permettant de s’impliquer pleinement sur des tâches à valeur ajoutée.

Moderniser les outils de travail

96 % des agents

Simplifier les processus

91% des agents

Développer le télé-travail

76% des agents

Notre promesse

Efalia permet à chaque agent de l’administration publique, d’améliorer et de simplifier le traitement et le suivi des dossiers, pour un meilleur service usager et ce, tout en favorisant la conformité et la collaboration.

La digitalisation des documents, des courriers, des processus administratifs et des différentes démarches des usagers permet de simplifier et fluidifier au quotidien le travail de chaque agent et de répondre plus efficacement aux sollicitations des usagers. Les outils de type No-Code ou Low-Code, libèrent la DSI, afin de délivrer plus rapidement et facilement des processus métier automatisés.

Fluidifier de bout en bout les processus

Satisfaire plus rapidement les besoins métier des agents

Améliorer les délais de traitement des dossiers

Faciliter la recherche et l’accès à l’information

Simplifier les processus d’archivage

Faciliter la collaboration interservices ou entre administrations publiques

La bonne information, de bonne qualité, au bon moment

Les agents se concentrent sur des tâches à valeur ajoutée

Expérience usager améliorée

L’usager est acteur de sa démarche, sans sursollicitation des services

Pilotage

Votre organisation est agile pour une meilleure performance publique

Demandez une démo

Parce qu’une démo vaut mille mots, prenez contact avec nos experts pour une démonstration personnalisée de notre solution.

Cas d’usage

Efalia est au plus près des besoins du service public. De nombreux établissements publics utilisent quotidiennement les solutions Efalia, aussi bien pour leur gestion documentaire, la gestion de leurs processus métier ou bien dans le cadre des démarches en ligne (téléservices).

Portail usager

Dématérialiser les démarches des usagers et fluidifier leur traitement.

Plateforme d'échanges entre administrations

Echanges de dossiers entre CDG, entre MDPH.

Gestion documentaire métier

Pour les MDPH: intégrés à vos solutions métiers: SOLIS, Genesis, IODAS, ...

Gestion de courrier

Dématérialiser le courrier entrant et sortant et faciliter sa distribution.

Parapheur électronique

Simplifier les processus de validation et signature de documents.

Gestion documentaire transverse

Dématérialiser vos documents administratifs pour simplifier, sécuriser l’accès à l’information.

Automatisation des processus

Compléter votre système d’information avec des processus agiles, qui répondent aux exigences des directions métier.

Ils témoignent

Parmi tous ces enjeux, le besoin le plus urgent nous a semblé porter sur la dématérialisation des formulaires.

Cependant, avec près de 250 formulaires existants et une réglementation complexe et évolutive, il nous a fallu créer un groupe de travail, afin de déterminer un premier lot de formulaires devant faire l’objet de cette démarche de numérisation et ce sont ceux liés à la délivrance d’une licence européenne de pilote non professionnel (de la demande initiale, en passant par les examens jusqu’à la remise finale) qui ont été retenus.

Jean Teillet, Chargé de mission ‘Projets structurants’ auprès du Directeur des Personnels Navigants

« La réflexion autour d’un vaste projet de transformation et de modernisation de nos nombreux outils de gestion, pour la plupart obsolètes, remonte à plus de 5 ans. Mais ce n’est qu’à l’été 2018 que nous avons lancé une consultation pour nous doter d’une solution globale de GRU (Gestion de la Relation avec les Usagers) et finalement retenu la solution GRU d’ Efalia au regard de sa richesse fonctionnelle et de ses fondamentaux architecturaux »

Pierre-Yves B., Directeur des Systèmes d'Information

Les interfaces ont tout de suite plu à tous les niveaux de la hiérarchie pour leur simplicité. La structure « full web » du produit nous a permis de transférer le traitement du courrier sur un seul site sur lequel des ressources étaient disponibles. Dès la numérisation, les courriers sont accessibles par les utilisateurs à l’écran et peuvent être traités sur tous les sites. C’est très important car nous avons des contraintes réglementaires fortes pour les délais de réponses aux courriers que nous recevons.

Alexandre D., Secrétaire Général

La dématérialisation nous permet d’envisager de nouveaux modes d’organisation, c’est d’ailleurs pour nous un point crucial. Il est en effet indispensable de penser un projet « GED » avant tout comme un projet d’organisation.

En effet la dématérialisation induit des changements forts au niveau des métiers de la MDPH (disparition de certains métiers, apparition de nouveaux et modification de l’ensemble des autres). Associer les personnels à la démarche et aux travaux de réflexion ont permis de déclencher une dynamique globale autour de ces nouveaux modes de travail.

 

Philippe D., Responsable Modernisation et Système d’Information

Contactez-nous !