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Handel (Verkauf und Marketing)Was ist RM bzw. „Record Management“?
Das Record Management (RM) ist ein Prozess, der alle Dokumente von ihrer Entstehung bis zu ihrer Entsorgung organisiert und verwaltet. Dazu gehören auch die gesetzeskonforme Aufbewahrung und das Löschen von Archiven.
Das RM-Konzept umfasst die Organisation und Verwaltung aller Dokumente einer Organisation, unabhängig davon, in welcher Form sie vorliegen. Ziel ist es, den Zugang zu diesen Dokumenten im Laufe der Zeit zu erleichtern und sie zu schützen.
Das Record Management verfolgt unter anderem die folgenden Ziele:
Weniger Papier
Schluss mit verlorenen oder falsch abgelegten Dokumenten
Risiken besser managen
Dokumente mühelos suchen und finden
Die Authentizität garantieren
Die Optimierung des Archivbereichs, der Verwaltung und der Prozesse
Die Art und Weise, wie das Records Management einen Mehrwert für eine Organisation schafft, ist leicht verständlich.
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Die Definition von ECM
ECM ist die Abkürzung für Electronic Content Management oder Elektronisches Inhaltsmanagement.
Mit einem ECM können Sie Ihre Dokumente und andere Inhalte in verschiedenen Formaten (E-Mail, PDF, Papier, digitale Dokumente usw.) speichern, verwalten und gemeinsam nutzen. Ein vollständiges ECM macht es möglich, Ihre Inhalte auf sichere Weise zu sammeln, zu klassifizieren, aufzubewahren, zu verwalten und schließlich zu archivieren.
Überlegungen zum Entreprise Content Management
TMachen wir zunächst eine Bestandsaufnahme. Auf dem Markt sind zahlreiche Tools für das „Management“ von Inhalten und die Archivierung erhältlich, die unterschiedlichste Bedürfnisse der Unternehmen erfüllen und eine Vielzahl von Funktionen und Funktionsweisen bieten.
Einfache Fragen
Zunächst ist es wichtig, Ihre Bedürfnisse mit einigen einfachen Fragen einzugrenzen.
– Was brauche ich
– Wie viele Daten muss ich speichern und verwalten?
– Wie viele Personen werden das Tool nutzen und wie oft?
– Muss es anpassbar sein?
– Brauche ich eine Automatisierung der Klassifizierung?
– Was ist für mich wichtig?
Ich muss den Wert eines Dokuments nachweisen, es mit meinen Geschäftslösungen verbinden, Dokumente einfach sammeln und sie detailliert klassifizieren können.
Fazit
Wie Sie sehen, muss diese Entscheidung gut überlegt sein, da sie sich direkt auf Ihre Organisation auswirkt. Sie ist Teil eines Projekts mit einer angepassten Methodik, die sich in drei wesentlichen Schritten zusammenfassen lässt:
Bestehendes prüfen
Schaffung eines Referenzsystems, das die Archivierungsrichtlinien garantiert
Prozesse zur Identifizierung, Sortierung, Digitalisierung und Verwaltung von Informationen festlegen
Natürlich können Sie Experten für die Digitalisierung hinzuziehen, die Sie bei diesen Überlegungen begleiten.
Als Nächstes stellt sich die Frage, welche Lösungsfamilie am besten geeignet ist. Um eine Übersicht zu erhalten, haben wir ECM-Lösungen für die Verwaltung von Inhalten mit reinen Kollaborationslösungen verglichen.
| POSSIBILITES | OUTIL COLLABORATIF PUR | ECM |
|---|---|---|
| La gestion des utilisateurs et de leurs habilitations sur les différents documents ou types de documents | OUI Mais avec une mise en place complexe |
OUI De façon simple et transparente. |
| Indexation de documents avec metadonnées | OUI Le nombre de métadonnées est limité |
OUI |
| Gérer le RGPD, avec des dates d'expiration d'un document | OUI Paramétrage à effectuer dans le cadre d'une politique à mettre en place par la sté/collectivité |
OUI Paramétrage par boutons simplifié |
| Gérer l'ensemble des exigences règlementaires (signature, versement SAE, conservation, numérisation fidèle...) | NON Possible avec de multiples intégrateurs externes |
OUI Directement dans l'application. |
| Assurer la valeur probante d'un document, son intégrité, son authenticité | OUI Pour des documents sans spécificités. NON Pour des documents à forte valeur probante, possibilité de certificats électroniques intégrés à l'outil et proposé par des éditeurs tiers. |
OUI Chaque document a un numéro unique pour le suivre et garantir son intégrité et son authenticité dans l'ECM |
| Tracer la consultation, garantir la piste d'audit fiable pour supprimer les documents papier | NON OUTILS TIERS NECESSAIRES Pour vérifier l'authenticité d'un document numérisé à partir du papier, il est nécessaire d'utiliser un outil ou une procédure. Cet outil ou cette procédure doit vérifier à la fois l'appareil de numérisation utilisé et la personne qui a effectué la numérisation. cette vérification est généralement effectué par les fabricants. |
OUI |
| Numérisation et indexation de document | NON Besoin d'un éventail d'outils tiers |
OUI Directement dans l'application et depuis toute sortes de documents |
| Workflows et flux | OUI Avec un paramétrage en amont |
OUI Gestion et même automatisation des flux |
Unsere Experten für Digitalisierung weisen auf einige zentrale Aspekte hin, die Sie in Ihre Überlegungen einbeziehen sollten. Kollaborative Tools sind praktisch, um im Team zu arbeiten und Dokumente zu speichern. Systeme für das Management von Dokumenten oder Aufzeichnungen können sie jedoch nicht ersetzen.
Wenn Sie eine elektronische Verwaltung Ihrer Dokumente und Inhalte benötigen, erfordert dies spezifische Kompetenzen im Bereich “Record Management”. Die meisten Partner, die auf kollaborative Tools spezialisiert sind, haben diese Kompetenzen nicht.
Kollaborative Tools sind sehr leistungsfähige Werkzeugkästen – sofern man weiß, wie sie funktionieren. Darüber hinaus erfordern sie eine komplexe Konfiguration, die den Einsatz anderer Tools erfordert, insbesondere für die Archivierung.
Um ein vollständiges Kollaborationstool zu erhalten, das alle lregulatorischen Anforderungen erfüllt, müssen Sie mehrere Softwarehersteller und Integratorenkontaktieren. Das bedeutet, dass Sie mehrere Ansprechpartner und ein großes internes Team haben werden, um das Projekt zu verwalten. Daher ist diese Art von Tool eher für große Unternehmen geeignet.
Fazit
Mit Efalia ECM wählen Sie einen Partner, der alle Aspekte des elektronischen Dokumenten- und Aktenmanagements beherrscht. Einen Partner, der die Standards während des gesamten Lebenszyklus einhält.
Tools für die Zusammenarbeit sind nicht sofort einsatzbereit für die elektronische Dokumentenverwaltung oder die Verwaltung von Aufzeichnungen.
Einige führende Lösungen für die Zusammenarbeit bieten eine moderne User-Erfahrung und eine leicht verständliche Benutzeroberfläche, unterstützt durch die kollaborative und Intranet-Auslegung.
Die Zusammenarbeit umfasst sogar Team-Seiten. Unsere Content-Management-Lösung Efalia ECM kann mit Ihrem Collaboration-Tool verbunden werden. Sie müssen nicht mehr zwischen einem Content Management System und einer einfachen Zusammenarbeit wählen, sondern können beides miteinander kombinieren.
