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Solution de dématérialisation modulaire
pour chaque étape et besoin en gestion de contenu

Efalia Suite est une plateforme de dématérialisation globale qui simplifie l’accès à l’information, le partage des connaissances et facilite les processus collaboratifs au sein des organisations.

Que vous soyez une PME, une ETI ou une direction de grands groupes, quel que soit votre domaine d’activité, Efalia Suite répond aux attentes transverses ou spécifiques des collaborateurs, en mode Saas ou on-premise.

1 solution unique

pour tous vos besoins de dématérialisation

10 modules

indépendants et complémentaires

100%

ouverte, sécurisée et paramétrable

Une solution de dématérialisation complète et modulaire

Avec Efalia Suite, entrez dans un univers d’applications métiers indépendantes, complémentaires et totalement intégrées.

Que vous souscriviez un ou plusieurs modules ou l’ensemble de la Suite, vous pouvez compter sur nos solutions de dématérialisation et d’automatisation, toutes développées suivant les mêmes exigences techniques et ergonomiques.

Conçues par et pour les métiers, elles assurent aux utilisateurs de réels gains d’efficacité et de performance au quotidien et garantissent, d’un module à l’autre, un haut niveau d’expérience utilisateur, de robustesse et de sécurité.

Gestion de contenu

Facilitez le partage d'informations et accélérez la digitalisation de processus documentaires.

efalia doc

Gestion électronique de documents

Disposez d’une plateforme de gestion documentaire accessible partout et tout le temps pour tous les collaborateurs de votre entreprise.

Gestion des processus métier

Automatisez vos processus métier, simplement et facilement à l’aide d’une plateforme de Business Process Management.

Portail de gestion de la relation usager

Modernisez votre relation avec les usagers à l’aide d’une plateforme de GRU/GRC.

Capture de l'information

La solution de numérisation de vos documents pour tous, depuis tout périphérique et où que vous soyez.

Éditique et CCM

Réinventez vos documents et composez des documents de qualité à valeur ajoutée pour une meilleure communication client.

Coffre-fort numérique

Votre coffre-fort numérique certifié pour conserver et sécuriser vos documents en toute conformité.

Partage et suivi des documents

Simplifiez et accélérez vos processus de vente. Gagnez en sécurité et n’envoyez plus vos documents en pièce jointe.

Signature électronique.

Signez et faites signer simplement vos documents en ligne, en toute sécurité grâce à la signature électronique.

Portail d'échanges

Digitalisez la relation avec vos clients, fournisseurs, partenaires.

Pourquoi choisir Efalia Suite ?

Une solution unique de dématérialisation des organisations pour répondre aux enjeux de performance des métiers et aux exigences de la DSI.

Réunissez le meilleur des deux mondes, réalignez les équipes sur des enjeux partagés et travaillez main dans la main pour transformer efficacement l’entreprise.

Modulable

La Suite Efalia est composée de modules indépendants, parfaitement interfacés entre eux et offrant des fonctionnalités complètes. Vous ne déployez que les solutions dont vous avez réellement besoin, en réponse aux enjeux évolutifs de votre structure.

Personnalisable

Nos solutions de dématérialisation ne correspondent pas tout à fait à vos process de travail? Aucun problème ! Développé en no code/low code, notre moteur de workflow offre une grande souplesse de paramétrage. Nos outils s'adaptent à vos processus, pas le contraire.

Sécurisée

Nos solutions de dématérialisation sont déployées à partir de technologies modernes et éprouvées (Github, Ansible, PHP8, ES, Angular, VMware). 

La sécurité applicative est assurée par des tests réguliers de non régression et non intrusion, complétée côté utilisateurs par une gestion fine des droits d’accès. 

Notre infrastructure cloud, labellisée “SecNum, garantit nos pratiques en matière de management de la sécurité de l’information.

Ouverte

Avec Efalia, vous gardez les mains libres. Libres d’acquérir d’autres outils, d’imbriquer plusieurs applications, de l’intégrer à un SI existant. Nos solutions de dématérialisation sont ouvertes sur l’ensemble de l’écosystème logiciel et partagent une même philosophie : “API first”.

Performante

Chaque brique de notre solution de dématérialisation répond aux mêmes standards de performance, sans limites de volumes ou de capacité. Vous souhaitez doubler le nombre d’utilisateurs ou de documents stockés? Nos outils sont conçus pour supporter ces montées en charge, sans dégrader l’expérience utilisateur.

L’accompagnement Efalia

Efalia, c’est aussi une équipe impliquée à vos côtés pour vous accompagner dans la définition de vos besoins, le paramétrage de vos outils, la formation et l’intégration parfaite de notre solution de dématérialisation dans vos pratiques.

Formation

Nous proposons un ensemble de formations sur La Suite Efalia: l’administration et l’utilisation de nos solutions, mais aussi l’intégration de la Suite Efalia avec vos applications métier… Nos formations se déroulent en intra ou inter-entreprises, en présentiel ou à distance. Toutes sont éligibles à une prise en charge par votre organisme collecteur.

Accompagnement

Autour de vos projets, nous mettons à votre disposition des équipes de consultants, spécialistes en dématérialisation des documents en de nombreux secteurs d’activité et métiers. Nous vous accompagnons ainsi lors des phases d’AMOA, dans la dématérialisation de vos documents, dans l’installation de nos solutions ou le développement de connecteurs.

Tierce Maintenance Applicative

Efalia vous propose un support fonctionnel opérationnel supplémentaire, visant à optimiser l’exploitation de notre solution de dématérialisation, au-delà du support de premier niveau. C’est le programme Alliance. En plus de la résolution des problèmes rencontrés, il comprend un suivi dans l’utilisation du produit et des scénarios d’amélioration dans son exploitation, en vue d’optimiser leur usage.

Hébergement

Un cloud de confiance, sécurisé pour les services critiques et les données stratégiques. L’offre d’Efalia comprend un hébergement externalisé et une exploitation intégrale assurés par Efalia.

Des experts de proximité

Depuis plus de 40 ans, Efalia accompagne les organisations publiques et privées, de toutes tailles et tous secteurs d’activités, dans leur recherche de solutions de dématérialisation des documents et des processus métiers.

Notre expertise est reconnue, tant du point de vue des caractéristiques de nos solutions, que de notre capacité à accompagner nos clients, au plus près de leurs besoins. C’est pour nous la condition sine qua non à l’atteinte de leurs objectifs de performance et d’efficacité.

2500

clients

150000

utilisateurs dans le monde

140

experts à votre service

40

ans d’expérience

Ils nous font confiance

Ils ont fait l’expérience de notre solution de dématérialisation et en parlent mieux que nous.

La dématérialisation nous permet d’envisager de nouveaux modes d’organisation, c’est d’ailleurs pour nous un point crucial. Il est en effet indispensable de penser un projet « GED » avant tout comme un projet d’organisation.

En effet la dématérialisation induit des changements forts au niveau des métiers de la MDPH (disparition de certains métiers, apparition de nouveaux et modification de l’ensemble des autres). Associer les personnels à la démarche et aux travaux de réflexion ont permis de déclencher une dynamique globale autour de ces nouveaux modes de travail.

 

Philippe D., Responsable Modernisation et Système d’Information

La solution de GED d’Efalia répondait à l’ensemble des besoins que nous avions intégrés dans notre cahier des charges. Pour moi, son atout crucial était son ouverture, sa capacité à s’intégrer de manière fluide et quasi transparente à notre outil métier dont la solution de GED d’Efalia constitue un module supplémentaire. La réactivité de l’équipe d’ Efalia tout au long du développement de notre outil métier a été également particulièrement appréciée. 

Annick S., Directrice Générale chez MASE Rhône Alpes Savoie Expertise

« Nous avons ouvert les premières démarches en ligne en septembre 2019 et en avons informé nos concitoyens au travers d’une campagne de communication et d’affichage. Pour l’heure, ce sont d’ores et déjà plus de 20 000 comptes usagers qui ont été ouverts et 27 000 dossiers qui ont été instruits au travers de la mise en œuvre de 36 démarches. »

Pierre-Yves B., Directeur des Systèmes d'Information

«Bien que la solution d’Efalia réponde en grande partie à nos besoins, il nous a fallu, en parallèle, nous assurer de la capacité de notre système de gestion à pouvoir s’adapter à la mise en place d’une organisation plus flexible.
Le choix de la solution d’Efalia est intervenue avant l’été 2021 et a été immédiatement suivi par l’organisation d’une série d’ateliers pour expliquer aux équipes de l’éditeur les différents processus concernés.
Aujourd’hui, à ce stade du projet, grâce à Efalia GRU, nous sommes passés de 40 à 8 formulaires pour couvrir les étapes auxquelles les élèves pilotes non professionnels, ainsi que les organismes de formation, sont soumis dans le cadre du processus d’obtention de licence.»

Jean Teillet, Chargé de mission ‘Projets structurants’ auprès du Directeur des Personnels Navigants

Pourquoi avoir choisi la solution GED d’Efalia ? 

Pour sa simplicité de mise en œuvre et d’utilisation, sa souplesse fonctionnelle et la richesse de son interface de d’administration fonctionnelle. 

Marie L. , Responsable service Ingénierie Technique et Systèmes d’informations

« La réflexion autour d’un vaste projet de transformation et de modernisation de nos nombreux outils de gestion, pour la plupart obsolètes, remonte à plus de 5 ans. Mais ce n’est qu’à l’été 2018 que nous avons lancé une consultation pour nous doter d’une solution globale de GRU (Gestion de la Relation avec les Usagers) et finalement retenu la solution GRU d’ Efalia au regard de sa richesse fonctionnelle et de ses fondamentaux architecturaux »

Pierre-Yves B., Directeur des Systèmes d'Information

Tout d’abord nous avons choisi Efalia pour sa réactivité, une équipe commerciale vraiment à l’écoute du client, ce qui est de moins en moins le cas aujourd’hui.
Un produit qui peut être adapté à l’entreprise, le produit propose régulièrement des évolutions et des prix compétitifs. 

Thierry L., Directeur des Systèmes d’Informations

La dématérialisation permet de garder des documents sur une longue durée avec un classement optimal accessibles grâce à une recherche facile d’utilisation.

Cela permet un partage des documents tout en ayant une seule version sauvegardée à un endroit unique : optimisation du stockage, de la consultation et du partage d’information entre les services.

Marie L. , Responsable service Ingénierie Technique et Systèmes d’informations

Les interfaces ont tout de suite plu à tous les niveaux de la hiérarchie pour leur simplicité. La structure « full web » du produit nous a permis de transférer le traitement du courrier sur un seul site sur lequel des ressources étaient disponibles. Dès la numérisation, les courriers sont accessibles par les utilisateurs à l’écran et peuvent être traités sur tous les sites. C’est très important car nous avons des contraintes réglementaires fortes pour les délais de réponses aux courriers que nous recevons.

Alexandre D., Secrétaire Général

Les principaux enjeux du déploiement de cette solution étaient la centralisation du stockage des informations, et bien entendu leur circulation entre services.
Forts des expériences acquises à France 5 et France 3, l’extension à toutes les chaines du groupe a naturellement été proposée.
Les dossiers de production contiennent une vingtaine de nature de documents, dont le contrat. Plusieurs services participent à la dématérialisation des documents, selon leur nature.
Efalia Doc permet un partage des documents tout en ayant une seule version sauvegardée à un endroit unique : optimisation du stockage, de la consultation et du partage d’information entre les services.

Marie L., Responsable service Ingénierie Technique et Systèmes d’informations

Vous savez ce que c’est, les documents d’entreprise s’accumulent, le papier déborde du bureau. La recherche d’un simple document devient infernale. Je lance un SOS !
Les équipes commerciale et technique d’Efalia nous ont beaucoup rassurés sur l’organisation grâce à un accompagnement depuis la rédaction du cahier des charges, en passant par l’audit jusqu’à la mise en production et l’aide au démarrage.
Quant au budget, il nous a paru très raisonnable par rapport aux gains de temps et à la sérénité qu’apporte cette solution à l’entreprise.

Thierry L., Directeur des Systèmes d’Informations

« Si notre objectif était de trouver le bon outil, capable de s’intégrer avec notre système d’information hébergé et géré sur notre site de Mérignac, le professionnalisme et la bonne connaissance de nos spécificités métier par les équipes d’Efalia ont fait la différence. Nous sommes donc très satisfaits de notre collaboration avec Efalia. »

Marine L., Chef de projet Informatique et Digital

C’est une solution simple et claire qui nous a permis de dématérialiser facilement toutes nos fiches de dialyse. La reconnaissance automatique de certains champs est un outil très efficace pour accélérer les tâches de classement.

AVODD, Association de dialyse (Toulon)

« L’automatisation et la centralisation du traitement à tous les niveaux de l’instruction d’un dossier nous permet déjà de générer des gains significatifs, tant en termes d’efficacité, que de productivité et de satisfaction usager. Toutefois, la mise en œuvre d’un outil aussi riche et modulaire qu’ Efalia GRU nécessite de réorganiser l’activité des agents et, alors que de nombreuses évolutions sont attendues, va nous obliger à redoubler d’efforts pour accompagner ces importants changements. »

Pierre-Yves B., Directeur des Systèmes d'Information

« Grâce à la solution déployée par Efalia, nous n’avons pas eu besoin pour l’instant d’étoffer l’équipe et sommes très satisfaits des résultats obtenus, ceux-ci étant conformes aux objectifs que nous nous étions initialement fixés. »

Patrick P., Directeur

Tous ces processus automatisés vont nous permettre de gagner significativement en efficacité.

Jean Teillet, Chargé de mission ‘Projets structurants’ auprès du Directeur des Personnels Navigants

Nous avons beaucoup apprécié les formations réalisées par l’équipe d’Efalia. Les formateurs ont su prouver leurs qualités techniques et sont très pédagogues.

Marie L. , Responsable service Ingénierie Technique et Systèmes d’informations

Parmi tous ces enjeux, le besoin le plus urgent nous a semblé porter sur la dématérialisation des formulaires.

Cependant, avec près de 250 formulaires existants et une réglementation complexe et évolutive, il nous a fallu créer un groupe de travail, afin de déterminer un premier lot de formulaires devant faire l’objet de cette démarche de numérisation et ce sont ceux liés à la délivrance d’une licence européenne de pilote non professionnel (de la demande initiale, en passant par les examens jusqu’à la remise finale) qui ont été retenus.

Jean Teillet, Chargé de mission ‘Projets structurants’ auprès du Directeur des Personnels Navigants

En dehors des avantages en terme d’image que j’évoquais précédemment, nous avons pu chiffrer précisément le GAIN ECONOMIQUE lié à l’utilisation de la solution GED d’Efalia. Sur la base de 4000 dossiers par an et d’un gain en temps de manipulation de 30 minutes minimum par dossier, l’avantage économique correspond à un équivalent temps plein. A cela se rajoute la division par 2 des surfaces de stockage de documents papier.

Annick S., Directrice Générale chez MASE Rhône Alpes Savoie Expertise

«Pour l’heure, un nombre limité d’utilisateurs ont accès à la solution mais d’ici l’été, nous espérons pouvoir accélérer le rythme et former l’ensemble de nos agents en charge du traitement des dossiers, tout en augmentant le nombre de formulaires concernés avec un 2ème lot de dématérialisation d’environ 70 formulaires existants en cours d’élaboration.
A terme, notre objectif est que nos équipes puissent devenir totalement autonomes lors de la création de nouveaux formulaires. »

Jean Teillet, Chargé de mission ‘Projets structurants’ auprès du Directeur des Personnels Navigants

Nos critères principaux étaient la simplicité d’utilisation pour les utilisateurs, la possibilité d’étendre l’utilisation sur plusieurs sites, la capacité du fournisseur à nous accompagner rapidement et complètement dans le projet, et tout cela bien sûr, à un coût raisonnable.

Alexandre D., Secrétaire Général

Avec 10 ans de recul,  la solution ECM d’Efalia a répondu à tous nos critères concernant la sécurité  des documents.

Vincent M., Directeur des Systèmes d’Informations

Nous souhaitions travailler avec une structure à la fois stable et réactive, capable le cas échéant de répondre à des besoins spécifiques. La solution ECM d’Efalia a su répondre présent dans toutes les phases du projet, même les plus critiques. Ils ont en particulier réalisé une interface de gestion des plans simplifiée permettant à des sous-traitants de classer ou récupérer des documents sans avoir à devenir des experts en GED.

Claude S., Chef de projet Gestion Documentaire

J’ai grandement apprécié de travailler avec l’équipe Efalia qui a su élaborer un outil adapté à nos besoins et qui a fait preuve de flexibilité dans le développement du projet.
Mes questions et doutes on été traités avec professionnalisme et nous sommes heureux du résultat final qui nous a été livré. Nous nous réjouissons de déployer ce nouvel outil pour réduire notre charge admin à l’avenir.

Yannick R., Directeur

Nos critères principaux étaient le respect de la normalisation permettant d’assurer une valeur probante aux documents gérés, la capacité à gérer un nombre importants d’utilisateurs et une volumétrie documentaire forte, une standardisation sur des technologies Microsoft. La solution ECM d’Efalia répondait parfaitement à ces objectifs.

Claude S., Chef de projet Gestion Documentaire

Rapidité, simplicité, convivialité !

Les utilisateurs utilisent la solution GED d’Efalia tous les jours, elle est devenue indispensable à notre travail quotidien.  Chaque utilisateur a gagné en autonomie, plus de perte de temps dans la recherche de documents et de désorganisation au sein du service, impliquant pour le côté humain de la solution de gestion électronique de documents d’Efalia, une bonne entente entre nous tous (rires). 

Thierry L., Directeur des Systèmes d’Informations

Tout d’abord nous avons déployé cette solution GED pour améliorer  le processus  de facturation, en automatisant le rapprochement des documents de transports à nos factures lors des éditions. D’autre part , nous avons  diminué  l’archivage papier ainsi que  les temps de recherche à ces documents dans nos  différents services. Pour arriver à ce résultat, il a fallu  interfacer la solution d’ECM d’Efalia à notre outil métier TMS (R2000X de chez OMP informatique).

Vincent M., Directeur des Systèmes d’Informations