Logiciel GED
Efalia Doc

Avec Efalia Doc vous stockez l’ensemble des documents de votre organisation au sein d’espaces sécurisés, vous disposez d’une plateforme de gestion documentaire accessible partout et tout le temps pour tous les collaborateurs de votre entreprise.

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100% paramétrable

100% métier

100% ouvert et sécurisé

Découvrez les fonctionnalités

Notre solution Efalia Doc s’appuie sur un socle technologique robuste et ouvert pour se fondre dans votre système d’information, répondre aux besoins des directions métiers tout en respectant les standards du marché. La solution Efalia Doc est bien entendue compatible avec l’ensemble des briques de la suite Efalia.

Efalia Doc devient votre référentiel documentaire unique dans lequel tous les documents de de votre organisation sont stockés.

Pourquoi choisir Efalia Doc ?

Efalia Doc met sous contrôle l’ensemble des documents de votre organisation afin de proposer un outil central à tous vos collaborateurs pour sauvegarder, rechercher, classer … les documents et les rendre accessibles à tout moment.

Avec une plateforme de GED comme Efalia Doc vous répondez efficacement et durablement aux enjeux métiers de votre organisation (finance, juridique, commerce, RH, IT…). Avec Efalia Doc vous focalisez votre recherche documentaire sur le « Quoi » (demande d’achat, bon de commande, fournisseur, client, contrat, etc) et non sur le « Où » est stocké le document !

L’accompagnement Efalia

Efalia, c’est aussi une équipe d’experts en gestion documentaire, impliquée à vos côtés pour vous accompagner dans la définition de vos besoins, la création de vos plans de classement, le paramétrage des habilitations, la formation et l’intégration parfaite de notre solution de GED dans vos pratiques.

Acquisition et dématérialisation du document

Que les documents soient nativement numériques ou numérisés depuis un scanner professionnel, les documents de tous types (mail, facture, contrat…) sont intégrés dans la GED. Ils sont ensuite stockés temporairement dans des « bannettes » afin de répartir les documents de manière automatique auprès de différents acteurs selon les règles établies.

Le classement des documents

Chaque document intégré dans Efalia Doc est indexé c’est-à-dire que des métadonnées ou mots-clés lui sont associés afin de faciliter la recherche, le classement… Le système d’armoire digitale reproduit le principe des armoires papiers. Chaque armoire est paramétrée avec un plan de classement qui lui est propre (interne, externe, selon la nature des documents…).

Portefeuille de notification

Il permet de notifier automatiquement les utilisateurs des événements clefs les concernant. Ces évènements sont relatifs à la création, la modification ou la suppression d’un document. Cette notification permet à l’utilisateur d’être immédiatement averti que la pièce qu’il attendait est arrivée et qu’il peut donc traiter le dossier concerné. On peut aussi parler dans ce cas de complétude des dossiers. Les délais de traitement sont significativement améliorés et les erreurs réduites.

La recherche des documents

La recherche est une des fonctionnalités clés d’Efalia Doc, notamment la recherche multicritère et plein texte qui permet d’effectuer une recherche rapide et simple sur l’ensemble du contenu de chaque document. Chaque document doit donc être soumis à l’OCR (Reconnaissance Optique des Caractères). Ainsi l’intégralité du contenu des documents est accessible pour la recherche.