GED Qualité, digitalisez votre SMQ

Pourquoi une GED qualité ?

Une gestion électronique de documents (GED) qualité est un outil informatique qui permet de stocker, de gérer et de partager électroniquement les documents qualité, tels que les procédures, les instructions, les politiques et les enregistrements. Il permet de gérer et de suivre les modifications apportées aux documents qualité et de conserver une historique des versions. Ce type de solution répond notamment aux exigences de qualité et de conformité des organisations qui sont soumises à des réglementations strictes, telles que les entreprises de santé, les entreprises de produits pharmaceutiques, les entreprises de produits alimentaires, etc.

Une GED qualité doit être capable de gérer efficacement la documentation qualité de l’organisation, en respectant les réglementations et les normes en vigueur. Elle doit également offrir des fonctionnalités de sécurité et de confidentialité pour protéger les données sensibles.

Les fonctionnalités d’une GED qualité peuvent inclure la gestion des documents qualité (comme les protocoles de test, les rapports de laboratoire, les spécifications de produits, etc.), la gestion des workflows de validation et de signature, la gestion de l’archivage des documents qualité, la gestion des droits d’accès et la sauvegarde des données.

En matière de certification, une GED qualité est un atout incontestable. En effet, pour être certifié ISO (International Organization for Standardization), une entreprise doit respecter un certain nombre de normes de qualité qui couvrent divers aspects de son fonctionnement. Une solution de Gestion Electronique des Documents (GED) peut aider une entreprise à respecter ces normes et à obtenir la certification ISO.

Voici quelques exemples de normes ISO qui peuvent être liées à la mise en place d’une GED pour la qualité. Il est important de noter que la mise en place d’une GED de qualité ne garantit pas automatiquement la certification ISO. Il est nécessaire de respecter l’ensemble des normes et exigences de la certification visée.

ISO 9001 : cette norme couvre les systèmes de gestion de la qualité et peut inclure des exigences en matière de gestion de documents et de données. Une GED peut aider à respecter ces exigences en permettant de gérer les documents de manière organisée et sécurisée.

ISO 27001 : cette norme couvre les systèmes de gestion de la sécurité de l'information et peut inclure des exigences en matière de protection des données. Une GED peut aider à respecter ces exigences en proposant des fonctionnalités de sécurité pour protéger les documents contre l'accès non autorisé.

ISO 13485 : cette norme s'applique aux systèmes de gestion de la qualité dans les industries de la santé et peut inclure des exigences en matière de gestion de documents et de données. Une GED peut aider à respecter ces exigences en permettant de gérer les documents de manière organisée et sécurisée.

Quelles sont les fonctionnalités clés d’une gestion électronique de documents pour la qualité ?

  • Stockage centralisé des documents: La GED permet de stocker tous les documents liés à la qualité d’une entreprise dans un emplacement centralisé, ce qui facilite l’accès aux informations pour tous les utilisateurs autorisés.
  • Gestion des versions: permet de stocker des versions antérieures des documents, ce qui facilite la gestion des changements et la traçabilité des modifications apportées aux documents.
  • Recherche et accès aux documents: permet de rechercher facilement les documents en utilisant des mots-clés et des filtres, ce qui facilite l’accès aux informations.
  • Gestion des autorisations: permet de contrôler qui a accès à quels documents en attribuant des autorisations d’accès aux utilisateurs.
  • Suivi des activités: permet de suivre les activités liées aux documents, comme la création, la modification, la suppression, etc.
  • Intégration avec d’autres systèmes: peut être intégrée à d’autres systèmes utilisés par l’entreprise, comme les systèmes de gestion de projet, de gestion de la production, de gestion des clients, etc.

Quels sont les bénéfices d’un système de gestion documentaire pour votre organisation en générale et pour votre système qualité en particulier ?

Une GED qualité est nécessaire pour améliorer son système qualité car elle offre de nombreux avantages tels que :

  • Facilité de gestion et de mise à jour des documents qualité :  permet de stocker, de gérer et de partager électroniquement les documents qualité, tels que les procédures, les instructions et les politiques, ce qui facilite la mise à jour et la gestion de ces documents.
  • Amélioration de la traçabilité et de la conformité :  permet de suivre les modifications apportées aux documents qualité et de conserver une historique des versions, ce qui améliore la traçabilité et la conformité aux normes et réglementations en vigueur.
  • Amélioration de la communication et de la collaboration :  permet aux employés d’accéder facilement aux documents qualité, ce qui améliore la communication et la collaboration entre les employés pour une meilleure prise de décision.
  • Automatisation des tâches administratives : peut inclure des outils pour automatiser des tâches administratives liées au système qualité, telles que la gestion des processus d’audit et de certification, pour une gestion plus efficace.
  • Amélioration de l’accès aux informations : permet aux employés et aux gestionnaires d’accéder facilement aux informations qualité, ce qui permet de prendre des décisions plus rapidement et de réduire les erreurs.

En somme, une GED qualité permet de centraliser, de faciliter la gestion et la mise à jour des documents qualité, d’améliorer la traçabilité et le suivi de version des documents.