DMS-Software
Efalia Doc

Mit Efalia Doc speichern Sie alle Dokumente Ihrer Organisation in gesicherten Bereichen. Sie verfügen über eine Dokumentenmanagement-Plattform, auf die alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens jederzeit und überall zugreifen können.

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100 % anpassbar

100 % branchenspezifisch

100 % offen und sicher

Efalia Doc eine offene, sofort einsatzbereite DMS-Lösung für alle Ihre geschäftlichen Anforderungen

Efalia Doc ermöglicht Ihnen die Nutzung sämtlicher Dokumente, erleichtert Ihnen die tägliche Arbeit und stärkt Ihre Informationsverarbeitungsprozesse.

Mit Efalia Doc verlieren Sie keine Zeit mehr mit der Rekonstruktion von Akten, deren Teile verstreut sind, die mehrere Versionen haben oder in Papierform archiviert sind. Sie verfügen über einen einzigen Speicherort, in dem Sie alle Dokumente Ihrer Organisation zentralisieren können: Gehaltsabrechnungen, Kundenakten, Qualitätsverfahren, Briefe, … unterstützt durch umfangreiche und intuitive Funktionen.

Ein bereichsübergreifendes DMS ermöglicht jeder Abteilung und jedem Nutzer den Zugriff auf ein einziges, nach Geschäftsbereichen organisierten Dokumentenspeicherort. Anders als isolierte Dokumentensilos in Geschäftsanwendungen ist Efalia Doc ein bereichsübergreifendes DMS, das den Nutzern einen zentralen Zugang zu den Dokumenten einer Akte ermöglicht, ohne dass sie sich in die Fachanwendungen einloggen müssen, die diese Dokumente verwalten.

Die Efalia Doc Plattform ist als SaaS oder On Premise verfügbar.

Entdecken Sie die Funktionen

Unsere Lösung Efalia Doc basiert auf einer robusten und offenen technologischen Grundlage. Sie fügt sich in Ihr Informationssystem ein, um die Bedürfnisse der Fachabteilungen zu erfüllen und gleichzeitig die Marktstandards einzuhalten. Die Efalia Doc-Lösung ist selbstverständlich mit allen Bausteinen der Efalia-Suite kompatibel.

Erfassung und Digitalisierung von Dokumenten

Unabhängig davon, ob die Unterlagen ursprünglich in digitaler Form vorliegen oder von einem professionellen Scanner digitalisiert wurden, werden Dokumente aller Art (E-Mail, Rechnung, Vertrag usw.) in das DMS integriert. Anschließend werden sie in „Briefkörben“ zwischengespeichert, um die Dokumente automatisch nach festgelegten Regeln an verschiedene Akteure zu verteilen.

Ablage von Dokumenten

Jedes Dokument, das in Efalia Doc integriert wird, ist indexiert, d. h. es werden Metadaten oder Schlüsselwörter zugewiesen, um die Suche, Klassifizierung usw. zu erleichtern. Das System der digitalen Aktenschränke folgt dem Prinzip des klassischen Aktenschranks. Jeder Schrank ist mit einem eigenen Ordnungsplan ausgestattet (intern, extern, nach Art der Dokumente...)

Benachrichtigungsportfolio

Es ermöglicht die automatische Benachrichtigung von Nutzern über wichtige Ereignisse, die sie betreffen. Bei diesen Ereignissen handelt es sich um die Erstellung, Änderung oder Löschung eines Dokuments. Durch diese Benachrichtigung wird der Benutzer sofort darüber informiert, dass das von ihm erwartete Dokument eingetroffen ist und er die betreffende Akte bearbeiten kann. Dies wird auch Lückenlosigkeit der Akten genannt. Die Bearbeitungszeiten werden signifikant verbessert und Fehler reduziert.

Suche nach Dokumenten

Die Dokumentensuche ist eine der Schlüsselfunktionen von Efalia Doc, insbesondere die Multikriterien- und Volltextsuche, die eine schnelle und einfache Suche im gesamten Inhalt eines jeden Dokuments ermöglicht. Jedes Dokument muss daher einer OCR (Optical Character Recognition) unterzogen werden. So ist der gesamte Inhalt der Dokumente für die Suche zugänglich.

Rückverfolgbarkeit und Versionierung

Efalia Doc verwaltet die verschiedenen Versionen der Dokumente. Diese Funktion ermöglicht es mehreren Akteuren, am selben Dokument zu arbeiten, wobei die verschiedenen Iterationen der Dokumentenerstellung erhalten bleiben. Die Rückverfolgbarkeit ist ein rechtlicher Nachweis für den Wert eines Dokuments, seine Authentizität insbesondere im Rahmen eines zuverlässigen Prüfpfads.

Verwaltung von Berechtigungen und Sicherheit

Die Efalia Doc-Plattform ermöglicht ein fein abgestimmtes Management von Berechtigungen, um die Vertraulichkeit von Informationen und Dokumenten zu wahren. Das Tool erfüllt die Anforderungen der DSGVO und gewährleistet den Schutz personenbezogener Daten.

Lagerung und Aufbewahrung von Dokumenten

Diese wichtige Funktion muss es ermöglichen, große Mengen an Dokumenten aufzubewahren und ihre Zuverlässigkeit im Laufe der Zeit zu erhalten, während sie gleichzeitig einen schnellen Zugriff gemäß den im System diktierten Sicherheitsregeln ermöglicht.

Archivierung und Vernichtung

Jedes Dokument, das das Ende seiner Lebensdauer erreicht hat (gesetzliche Frist, Veralterung, ...), kann entweder aus dem DMS gelöscht oder zu Aufbewahrungszwecken in ein Archivierungssystem mit Beweiswert (SAE) gegeben werden, wie den elektronischen Tresor Efalia Safe, der der Norm NF203CCFN entspricht.

Efalia Doc wird zu Ihrem einheitlichen Dokumenten-Repository, in dem alle Dokumente Ihrer Organisation gespeichert werden.

Warum ist Efalia Doc die richtige Wahl?

Mit Efalia Doc bringen Sie die Gesamtheit der Dokumente Ihrer Organisation unter Kontrolle, um allen Mitarbeitenden ein zentrales Tool zum Sichern, Suchen und Ordnen von Dokumenten zu bieten und diese jederzeit zugänglich zu machen.

Mit einer DMS-Plattform wie Efalia Doc reagieren Sie effizient und nachhaltig auf die fachlichen Herausforderungen Ihrer Organisation (Finanzen, Recht, Handel, HR, IT…). Mit Efalia Doc fokussieren Sie Ihre Dokumentensuche auf das „Was“ (Bestellanforderung, Bestellung, Lieferant, Kunde, Vertrag, etc.) und nicht auf das „Wo“, in dem das Dokument gespeichert ist!

Entdecken Efalia Doc

Effizienz und Leistung

Mit Efalia Doc verkürzen Sie die Bearbeitungs- und Suchzeiten dank der durch Metadaten und Multikriterien erleichterten Informationssuche. Sie verbessern die Leistung Ihrer Organisation, da alle Daten in der Software gespeichert werden. Die Mitarbeiter haben überall und jederzeit selbstständig Zugriff auf die für sie zugänglichen Informationen. Efalia Doc ist mehrsprachig verfügbar.

Governance

Alle Ihre Dokumente werden in Efalia Doc gespeichert. So können Sie die Daten Ihres Unternehmens oder Ihrer Behörde an einem einzigen Punkt zentralisieren, um den gesamten Dokumentenfluss zu steuern und zu überwachen. Die Integration der Dokumente in das DMS ist automatisiert, ebenso wie die Ablage in dedizierten Schränken mit einem zuvor festgelegten Aktenplan.

Sicher

Die Daten und Dokumente Ihrer Organisation müssen unbedingt sicher und vertraulich sein. Deshalb ermöglicht Efalia Doc ein ausgefeiltes Berechtigungsmanagement, um die Grundsätze der DSGVO einzuhalten und den Zugriff auf die Daten zu kontrollieren.

Alle Zugriffe und Änderungen werden protokolliert und mit einem Zeitstempel versehen, um die Rückverfolgbarkeit der Daten zu gewährleisten.

Backups werden durchgeführt und bringen die Daten vor Unfällen, Cyberangriffen usw. in Sicherheit – unabhängig davon, ob die Lösung als On-Premise- oder als Saas-Lösung gehostet wird.

Kontakt mit einem Experten

Offen

Efalia Doc lässt sich nahtlos in Ihr Informationssystem integrieren, sei es mit Scansoftware, Branchensoftware oder auch digitalen Archivierungstools wie einem EDRMS oder einem digitalen Tresor wie Efalia SAFE.

100 % anpassbar

Efalia Doc ist vollständig anpassbar, sodass Sie ein DMS erhalten, das Ihren Vorstellungen entspricht: Aktenplan, Indizierung, Berechtigungen, Interfolder-Verknüpfungen, Lebenszyklus…

Begleitung durch Efalia

Efalia – das ist auch ein Team von Fachleuten für Dokumentenmanagement, das Sie bei der Definition Ihrer Anforderungen, der Erstellung von Ablageplänen, der Parametrierung von Berechtigungen und Schulungen sowie der perfekten Integration unserer DMS-Lösung in Ihrem Geschäftsalltag begleitet.

Schulung

Efalia bietet eine Reihe von Schulungen zu den Themen Dokumentenmanagement, Verwaltung und Nutzung unserer DMS-Lösung, aber auch zur Integration von Efalia Doc in Ihre Geschäftsanwendungen. Unsere Schulungen finden sowohl unternehmensintern als auch unternehmensübergreifend, vor Ort oder als Fernlehrgang statt.

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Begleitung

Für Ihre Projekte stellen wir Ihnen Beraterteams zur Verfügung, die auf die Digitalisierung von Dokumenten in zahlreichen Branchen und Fachbereichen spezialisiert sind. Wir begleiten unsere Kunden in den Implementierungsphasen bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente, bei der Installation unserer Lösungen und bei der Entwicklung von Konnektoren.

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Efalia Wartungsprogramm

Efalia bietet über den First-Level-Support hinaus einen zusätzlichen operativen Funktions-Support, um den Betrieb unserer Digitalisierungslösung zu optimieren: Das Alliance-Programm. Neben der Behebung von auftretenden Problemen umfasst es eine Begleitung bei der Nutzung des Produkts und Verbesserungsszenarien im Betrieb, um eine optimale Nutzung zu gewährleisten.

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Hosting

Eine vertrauenswürdige, sichere Cloud für kritische Dienste und unternehmenskritische Daten. Das Angebot von Efalia umfasst ein ausgelagertes Hosting und einen vollständigen, von Efalia gewährleisteten Betrieb.

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Ortsnahe Experten

Efalia unterstützt seit über 40 Jahren öffentliche und private Organisationen jeder Größenordnung und quer durch alle Sektoren bei der Suche nach Lösungen für die Digitalisierung von Dokumenten und Geschäftsprozessen.

Unser anerkanntes Know-how umfasst sowohl die Eigenschaften unserer Lösungen als auch unsere Fähigkeit, unsere Kunden bedarfsgerecht zu unterstützen. Dies ist für uns die Voraussetzung, um Ihre Leistungs- und Effizienzziele zu erreichen.

Kontakt mit einem Experten

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