DMS-Software
Efalia Doc

Mit Efalia Doc speichern Sie alle Dokumente Ihrer Organisation in gesicherten Bereichen. Sie verfügen über eine Dokumentenmanagement-Plattform, auf die alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens jederzeit und überall zugreifen können.

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100 % anpassbar

100 % branchenspezifisch

100 % offen und sicher

Entdecken Sie die Funktionen

Unsere Lösung Efalia Doc basiert auf einer robusten und offenen technologischen Grundlage. Sie fügt sich in Ihr Informationssystem ein, um die Bedürfnisse der Fachabteilungen zu erfüllen und gleichzeitig die Marktstandards einzuhalten. Die Efalia Doc-Lösung ist selbstverständlich mit allen Bausteinen der Efalia-Suite kompatibel.

Efalia Doc wird zu Ihrem einheitlichen Dokumenten-Repository, in dem alle Dokumente Ihrer Organisation gespeichert werden.

Warum ist Efalia Doc die richtige Wahl?

Mit Efalia Doc bringen Sie die Gesamtheit der Dokumente Ihrer Organisation unter Kontrolle, um allen Mitarbeitenden ein zentrales Tool zum Sichern, Suchen und Ordnen von Dokumenten zu bieten und diese jederzeit zugänglich zu machen.

Mit einer DMS-Plattform wie Efalia Doc reagieren Sie effizient und nachhaltig auf die fachlichen Herausforderungen Ihrer Organisation (Finanzen, Recht, Handel, HR, IT…). Mit Efalia Doc fokussieren Sie Ihre Dokumentensuche auf das “Was” (Bestellanforderung, Bestellung, Lieferant, Kunde, Vertrag, etc.) und nicht auf das “Wo”, in dem das Dokument gespeichert ist!

Begleitung durch Efalia

Efalia – das ist auch ein Team von Fachleuten für Dokumentenmanagement, das Sie bei der Definition Ihrer Anforderungen, der Erstellung von Ablageplänen, der Parametrierung von Berechtigungen und Schulungen sowie der perfekten Integration unserer DMS-Lösung in Ihrem Geschäftsalltag begleitet.

Erfassung und Digitalisierung von Dokumenten

Unabhängig davon, ob die Unterlagen ursprünglich in digitaler Form vorliegen oder von einem professionellen Scanner digitalisiert wurden, werden Dokumente aller Art (E-Mail, Rechnung, Vertrag usw.) in das DMS integriert. Anschließend werden sie in „Briefkörben“ zwischengespeichert, um die Dokumente automatisch nach festgelegten Regeln an verschiedene Akteure zu verteilen.

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Ablage von Dokumenten

Jedes Dokument, das in Efalia Doc integriert wird, ist indexiert, d. h. es werden Metadaten oder Schlüsselwörter zugewiesen, um die Suche, Klassifizierung usw. zu erleichtern. Das System der digitalen Aktenschränke folgt dem Prinzip des klassischen Aktenschranks. Jeder Schrank ist mit einem eigenen Ordnungsplan ausgestattet (intern, extern, nach Art der Dokumente...)

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Benachrichtigungsportfolio

Es ermöglicht die automatische Benachrichtigung von Nutzern über wichtige Ereignisse, die sie betreffen. Bei diesen Ereignissen handelt es sich um die Erstellung, Änderung oder Löschung eines Dokuments. Durch diese Benachrichtigung wird der Benutzer sofort darüber informiert, dass das von ihm erwartete Dokument eingetroffen ist und er die betreffende Akte bearbeiten kann. Dies wird auch Lückenlosigkeit der Akten genannt. Die Bearbeitungszeiten werden signifikant verbessert und Fehler reduziert.

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Suche nach Dokumenten

Die Dokumentensuche ist eine der Schlüsselfunktionen von Efalia Doc, insbesondere die Multikriterien- und Volltextsuche, die eine schnelle und einfache Suche im gesamten Inhalt eines jeden Dokuments ermöglicht. Jedes Dokument muss daher einer OCR (Optical Character Recognition) unterzogen werden. So ist der gesamte Inhalt der Dokumente für die Suche zugänglich.

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Fordern Sie eine Demo an

Da eine Demo mehr sagt als tausend Worte, wenden Sie sich an unsere Digitalisierungsexperten, um eine persönliche Demonstration unserer Lösungen zu erhalten.

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