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La gestion électronique des documents financiers, est devenue un incontournable pour les entreprises et les organisations soucieuses d’améliorer leur efficacité et de réduire leurs coûts et cela sera d’autant plus indispensable avec la facturation électronique.
Pourquoi une GED pour la finance ?
Une solution de GED financière permet de stocker, gérer et partager le dossier comptable de manière électronique, tels que les factures, les commandes, les bons de livraison, les relevés bancaires, les états financiers, les contrats et d’autres documents importants liés aux finances. Cela permet aux entreprises de gagner du temps et de l’argent en évitant les coûts liés à la gestion de documents papier, tels que l’impression, le stockage et la gestion physique.
La gestion électronique des documents financiers offre également une meilleure sécurité des données. Les documents sont classés, stockés et sécurisés avec des autorisations d’accès. Cela permet de protéger les informations sensibles des entreprises contre la perte, le vol ou la divulgation non autorisée.
En outre, une GED financière offre une meilleure collaboration entre les différents départements d’une entreprise. Le travail collaboratif optimise les processus métiers entre les services financiers, du commerce ou du juridique.
Les différents collaborateurs impliqués sur un dossier peuvent accéder aux documents financiers depuis n’importe où et à n’importe quel moment, à condition d’avoir les autorisations nécessaires. Cela permet aux entreprises de prendre des décisions plus rapidement et de réduire les délais de traitement des documents.
Avec la facturation électronique, impossible de passer à côté d’une gestion électronique des documents
Déjà obligatoire dans le contexte des marchés publics depuis le 1er janvier 2021 pour toutes les entreprises, la facture électronique s’étendra entre juillet 2024 et janvier 2026 à l’ensemble des entreprises.
Un système de gestion documentaire devient alors indispensable pour les services financiers. Il est facile de créer un dossier client ou fournisseur pour classer, rechercher aussi bien les factures entrantes et sortantes, gérer les processus de bon à payer, d’assurer le rapprochement avec la commande ou bon de livraison. Ainsi vous retrouvez pour une facture par exemple, l’ensemble des pièces comptables associés à cette facture : commande ou devis, bon de livraison, contrat …
La GED permet de gérer cette relation entre les documents afin de présenter à l’utilisateur une vision consolider d’un dossier.
Quel est l’apport d’une GED finance pour la Piste d’audit fiable
La sécurité des données est cruciale pour garantir la fiabilité de la piste d’audit, et une gestion électronique des documents offre des fonctionnalités de sécurité telles que l’horodatage, les mots de passe et les autorisations d’accès pour protéger les documents financiers contre la perte, le vol ou la divulgation non autorisée.
L’intégrité des données est également essentielle pour garantir la fiabilité de la piste d’audit, et une GED financière offre des fonctionnalités de contrôle de version et de gestion des modifications pour s’assurer que les documents financiers ne sont pas altérés ou modifiés de manière non autorisée.
La traçabilité des données est également importante pour garantir la fiabilité de la piste d’audit, et une GED financière offre des fonctionnalités de journalisation et de suivi des modifications pour permettre aux entreprises de retracer les modifications apportées aux documents financiers et de déterminer qui en est responsable.
En utilisant une solution de GED, les entreprises peuvent également améliorer la collaboration avec les auditeurs en leur permettant un accès sécurisé aux documents financiers et en facilitant le suivi des modifications.
Conclusion
En synthèse, la dématérialisation des documents financiers à l’aide d’une GED est essentiel pour les entreprises soucieuses d’améliorer leur efficacité, de réduire leurs coûts et de protéger leurs données sensibles. Une solution documentaire complète ainsi parfaitement vos progiciels financiers et comptables. Il offre une gestion plus efficace et plus sûre des documents financiers, une meilleure collaboration entre les employés et une conformité accrue aux normes en vigueur. Cette vision 360° de l’ensemble des documents comptables contribue à la performance financière de votre entreprise.
