Gestion des courriers – l’ARS Normandie FAIT CONFIANCE À EFALIA

L’ARS Normandie a choisi Efalia pour se doter rapidement d’un outil performant pour la gestion de ses courriers.

La compétence de l’ARS de Normandie porte sur l’ensemble des champs de la santé : le pilotage de la politique de prévention, de veille sanitaire et de santé environnementale, l’organisation des soins (médecine de ville et hôpital, la prise en charge dans les établissements médico-sociaux (personnes âgées, handicapées ou confrontées à des addictions).

Elle est l’interlocuteur des professionnels de santé, des établissements sanitaires et médico-sociaux, des collectivités locales et des associations.

Contexte du projet de dématérialisation des documents

L’ARS de Normandie a choisi Efalia pour se doter d’un outil à la fois simple et capable de fonctionnalités étendues pour la gestion de ses courriers. La mise en place de l’outil était cruciale dans une phase de regroupement des ARS Haute et Basse Normandie, dans un contexte d’optimisation de ressources et dans une structure multisites

Solution:  Le logiciel de GEC, Gestion Electronique des Courriers d’Efalia

Les objectifs principaux étaient la simplicité d’usage pour les collaborateurs, la possibilité d’étendre l’utilisation sur plusieurs sites, la capacité du fournisseur à nous accompagner rapidement et complètement dans le projet, et tout cela bien sûr à un coût raisonnable. Les interfaces ont tout de suite plu à tous les niveaux de la hiérarchie pour leur simplicité. La structure « full web du produit nous a permis de transférer le traitement du courrier sur un seul site, sur lequel des ressources étaient disponibles. Dès la numérisation, les courriers sont accessibles par les utilisateurs à l’écran et peuvent être traités sur tous les sites. C’est très important car l’ARS Normandie a des contraintes réglementaires fortes pour les délais de réponses aux courriers qu’elle reçoit.

Retours d’expérience et bénéfices

La solution est entièrement opérationnelle. Vite adoptée elle est aujourd’hui utilisée par 400 agents quotidiennement. La solution de gestion des courriers d’Efalia est connectée avec les outils métier.  Le temps de traitement des courriers entrants et sortants  a considérablement été diminué passant de 1semaine à 2 jours. Enfin, le tableau de bord de suivi des courriers permet une excellente vision globale.

Comment ça marche ?

NUMERISATION DE DOSSIER EN GED

Efalia doc permet de numériser, des documents rapidement, et surtout efficacement. Le « dossier de travail » met en avant, de manière très visuelle, le «dossier en cours» par rapport à l’historique archivé, en GED. Il accélère donc la recherche en isolant les pièces sur lesquelles les processus sont en cours, mais sans perdre la cohérence amenée par le « Plan de Classement ». Lors de la clôture du dossier de travail, les documents qu’il contient sont réintégrés en GED en respectant scrupuleusement les plans de classement. Au besoin, des informations spécifiques peuvent être ajoutées en masse à tous les fichiers composant le dossier de travail ; ces informations sont conservées lors de la fermeture du dossier de travail.

DIMINUTION DU TEMPS DE RECHERCHE

La fonction « Rechercher» est la fonction «reine» dans toute GED. Le but est de diminuer les temps de recherche. Il s’agit d’être capable de trouver le document recherché et lui seul, dans sa bonne version, sans être submergé par une masse inutile d’autres documents, puis éventuellement d’avoir la capacité d’accéder à des documents en rapport avec le document initial. C’est la raison pour laquelle l’indexation a été consentie à l’étape précédente. C’est aussi pour cela qu’on aura éventuellement construit préalablement un plan de classement. La solution de gestion des courriers d’Efalia offre de multiples possibilités de recherche, permettant d’accéder simplement et en un minimum de clics à l’information recherchée.

WORKFLOW COURRIERS

Le Workflow est évidement l’outil le plus abouti puisqu’il permet de définir graphiquement de véritables processus documentaires (pour les superviseurs ainsi que les utilisateurs). L’arrivée d’un document, ici un courrier, déclenche le processus qui va faire circuler ce document d’acteurs en acteurs qui auront chacun une tâche précise à accomplir : Validation ou Refus, Réponse, Choix du prochain acteur.

Les processus courriers peuvent être paramétrés en fonction de métadonnées (montant de facture déclenchant un circuit de validation particulier par exemple).