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Que dit la réforme ? 

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public en format électronique.
Puis, la loi de finances pour 2020 a introduit l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France.

L’ordonnance du 15 septembre 2021 (Journal officiel du 16 septembre 2021) définit le cadre juridique nécessaire à la généralisation de la facturation électronique pour ces transactions. Ainsi de 2024 à 2026, de nouvelles obligations de facturation et de transmission de données électroniques s'appliqueront aux transactions inter-entreprises (B2B), y compris aux échanges B2B transfrontaliers et entre entreprises et consommateurs (B2C) nationaux. Il est important de rappeler que cette réforme va s'adresser à toutes les entreprises de France quelle que soit leur taille.

Quel est le calendrier de déploiement de la facturation électronique ?

La mise en application de la réforme va suivre un calendrier précis, en fonction de la taille des entreprises :

Quelles seront vos obligations ?

La généralisation de la dématérialisation des factures, dictée par cette réforme, impose pour les entreprises, deux grandes obligations.

invoice

1ère obligation : e-invoicing

Cela correspond à l’obligation d’émission et de réception des factures par voie électronique. Ainsi, le e-invoicing concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA dès lors qu’il s’agit d’opérations dites domestiques, c’est-à-dire qu’elles concernent le territoire national.

Concrètement, le e-invoicing intègre toutes les données des factures qui sont transmises au client et dont une partie est transmise aussi à l’Administration Fiscale. Ainsi, avec la transmission d'une partie des données de chaque facture à l'Administration Fiscale, chaque facture qui sera émise et transmise depuis une plateforme de dématérialisation pourra être contrôlée.

report

2ème obligation : e-reporting

Cela correspond à l’obligation de transmission à l’administration fiscale des données relatives à des transactions commerciales (montant de la transaction, montant de la TVA, …) non concernées par le e-invoicing. Ainsi cette obligation concerne :

  • Les données de ventes en B2B international - ventes hors de la France.
  • Les données de ventes en B2C - vente aux consommateurs finaux.
  • Les données de paiement.

Concrètement, ça fonctionne comment ?

  Comment envoyer une facture à un client ?

Vous ne pourrez plus envoyer vos factures par mail ou bien par La Poste !
Pour adresser une facture à votre client, il faudra obligatoirement l’éditer dans un format électronique normé, afin de la déposer directement sur une plateforme de dématérialisation que proposera soit :

  • L’administration fiscale, au travers le Portail Public de Facturation : PPF
  • Des partenaires privés (immatriculés par l’administration fiscale), au travers leur Plateforme de Dématérialisation Partenaire : PDP

Si vous souhaitez utiliser le PPF pour déposer des factures, vous devrez être identifié comme structure au sein du PPF.
Quant au format électronique de la facture, il devra respecter un standard afin que votre facture puisse être acceptée par ces plateformes de dématérialisation. Il est donc important de s’assurer que votre logiciel de facturation puisse respecter ce standard.

Dès le 1er juillet 2024, vous devez être prêt pour réceptionner des factures électroniques quelle que soit votre taille !

Si vous travaillez avec des grandes entreprises, vous recevrez via le PPF ou une PDP de votre choix, et ce dès le 1er juillet 2024, des factures au format électronique. Pour cela vous devrez être obligatoirement identifié dans un annuaire pour pouvoir recevoir vos factures. L’annuaire sera réalisé par l'AIFE (Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat) sur les références de l'INSEE et le retour de la DGFIP concernant le statut d'assujetti de l'entreprise. Votre identification reposera à minima sur votre SIREN.

 Quels sont les principaux formats pour la facturation électronique ?

Les factures électroniques pourront être soit sous un format 100% structuré, tels que Universal Business Language (UBL) ou Cross Industry Invoice (CII), soit sous un format mixte, comme Factur-X. Ainsi, une facture papier numérisée, ou bien en PDF simple, ne constitue pas une facture électronique.

La facture, éditée au format Factur-X présente cependant l’avantage d’avoir :

  • Un document au format PDF, et facilite ainsi les traitements de visualisation par tous les utilisateurs de l’entreprise (validation, litige, audit, etc.)
  • Un fichier structuré XML, ce qui permet l’intégration des données, le rapprochement automatisé de certains traitements comptables, etc. par les systèmes d’information internes, sans avoir recours à des procédés de LAD/RAD par exemple.

  Comment sera géré le cycle de vie de la facture ?

Le portail public de facturation permet de suivre l’avancement de traitement de vos factures, depuis leur dépôt jusqu’à leur statut final. Ce suivi peut être réalisé soit en ligne via le PPF ou directement au sein de votre SI en exploitant les flux de cycle de vie (accessible par API).

Ces statuts obligatoires sont au nombre de 4 :

glisser-deposer

Facture déposée

statut automatique dès que la facture est déposée sur la plateforme.

rejet

Facture rejetée

statut automatique en cas d’incident technique, mauvais format.

facture

Facture encaissée

statut manuel mis à jour par le fournisseur quand ce dernier a reçu le règlement.

acces-refuse

Facture refusée

statut manuel mis à jour par l’acheteur quand la facture est en litige ou autre considération métier.

Il sera essentiel de pouvoir intégrer et traiter l’ensemble des statuts qui vous seront envoyés pour fluidifier le traitement et le règlement des factures reçues.

  Le schéma dit en « Y »

En synthèse le dispositif complet pour l’émission et la réception des factures électroniques repose sur un schéma dit en «Y» adapté aux différents circuits de facturation, afin de tenir compte du choix de la plateforme de dématérialisation retenu par le fournisseur ou le client : PPF ou PDP

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Comment tirer les bénéfices de cette réforme ?

Cette réforme est certes obligatoire, mais c’est aussi l’occasion pour votre organisation de transformer cette contrainte réglementaire à une véritable opportunité, car le passage à la facture électronique est source de nombreux bénéfices.

  • Une réduction des coûts aussi bien
      • en émission : aucun frais d’envoi et de préparation. Vous passez d’une moyenne de 7€ par facture à 50ct€
      • en réception : vous passez de 15€ en moyenne pour un traitement au format papier à 5€ pour un traitement électronique par facture
  • Plus de productivité et de fiabilité : le processus de facturation est plus fiable, car il n’y a plus aucune manipulation papier. L’intégration des données en automatique en comptabilité est immédiate et le suivi des statuts est automatisé.
  • Une amélioration des délais de paiement : la facture électronique favorise le suivi des transactions avec notamment le caractère certain de la réception de la facture par le client et le suivi des statuts obligatoires.
  • Etre éco-responsable : Opter au plus vite pour la facture électronique, c’est aussi faire un geste pour l’environnement.  Cette réforme va permettre de réduire les émissions liées à la production des factures.

La dernière étude de Markess montre bien que les organisations vont profiter de cette réforme pour étendre la digitalisation à d’autres documents et processus comptables.

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Source Markess by exagis.

Pourquoi faut-il s’en préoccuper dès maintenant ?

Les échéances sont proches ! Il est donc impératif de mettre en place rapidement un premier plan d’action qui consistera :

  • À faire un état des lieux de vos processus tant au niveau de l’émission des factures que la réception des factures
  • À identifier au niveau de chaque processus les statuts (à minima obligatoire) des factures et de leur intégration dans votre système comptable
  • À s’assurer que votre logiciel comptable peut émettre des factures électroniques selon l’un des trois formats : Factur-X, UBL ou CII
  • À s’assurer que vous êtes en mesure d’archiver vos factures électroniques comme le demande la règlementation.   Il sera obligatoire de conserver les factures électroniques (client ou fournisseur) dans leur format informatique original. L’archivage consiste en un dépôt scellé et horodaté dans un coffre-fort numérique.
  • La facturation électronique ne vous exempt pas de maintenir la piste d’audit fiable afin de garantir la réalité des transactions.

Vous êtes libre ensuite d’opter pour la PPF ou un PDP de votre choix pour le dépôt ou la réception de factures.

Comment EFALIA peut vous aider ?

Efalia est un éditeur, expert depuis plus de 40 ans sur des problématiques de dématérialisation des documents et des processus. Plus de 2500 clients travaillent quotidiennement avec nos solutions, aussi bien des PME, des ETI, des grandes entreprises et des organisations publiques.

La dématérialisation des factures et plus spécifiquement la réforme de la facturation électronique est au cœur de nos enjeux pour satisfaire vos attentes et vous accompagner dans cette démarche.

Efalia propose une suite logicielle qui adresse aussi bien des besoins en termes :

  • D’édition de factures sortantes au format électronique Factur-x à partir de vos différents flux du SI
  • De classement de vos factures électroniques dans notre système de GED afin d’en faciliter leur recherche, de constituer la piste d’audit fiable et d’en assurer l’archivage légal grâce à notre coffre-fort numérique certifié CFN 203.
  • De gestion de tout le cycle de vie d’une facture et des bons à payer au travers notre plateforme de gestion de processus

Et plus généralement, nous pouvons vous accompagner pour étendre la dématérialisation à d’autres documents et d’autres processus.