LA DSAC OPTE POUR LA SOLUTION GRU D’EFALIA DANS LE CADRE D’UN PROJET DE DEMATERIALISATION

La DSAC

La DSAC est un service à compétence nationale de la direction générale de l’aviation civile (DGAC), qui dépend elle-même du ministère chargé des Transports. Elle constitue l’autorité française compétente en matière de surveillance et de certification pour la sécurité et la sûreté de l’aviation civile. Dans le domaine des personnels navigants, elle est responsable des examens théoriques et pratiques, de la délivrance des licences, de la certification et de la surveillance des organismes de formation, de l’agrément des centres aéro-médicaux et des médecins en charge de la délivrance des certificats d’aptitude.

 

Le projet, les besoins de la DSAC

 

La DSAC (direction de la sécurité de l’aviation civile) nous fait confiance pour optimiser et à moderniser le traitement des dossiers relatifs aux personnels navigants. L’objectif, dans un premier temps, est de dématérialiser les formulaires liés à la délivrance d’une licence européenne de pilote non professionnel et, à terme, de rendre ses équipes autonomes lors de la création de nouveaux formulaires.

En 2019, la DSAC a défini en interne des pistes d’amélioration et de modernisation du traitement des dossiers relatifs aux personnels navigants (licences, qualifications…).
Les axes retenus sont l’amélioration des outils informatiques en place, avec la volonté de travailler sur des enjeux précis et réalisables dans des délais réduits :

Dématérialisation des formulaires

Création d'un chat-bot

Mise en œuvre d’un portail ‘services’

Automatisation des process

Numérisation des dossiers des pilotes

  • La dématérialisation des formulaires;
  • La mise en œuvre d’un portail ‘services’ dédié aux personnels navigants pour qu’ils puissent avoir un accès facile aux informations métier et aux démarches les concernant;
  • La création d’un ‘chatbot’ pour traiter les demandes basiques;
  • L’automatisation des process grâce à une solution de RPA (Robotic Process Automation) ;
  • La numérisation des dossiers des pilotes, afin de bénéficier de plus de souplesse dans leur traitement.

Parmi tous ces enjeux, le besoin le plus urgent nous a semblé porter sur la dématérialisation des formulaires.

Cependant, avec près de 250 formulaires existants et une réglementation complexe et évolutive, il nous a fallu créer un groupe de travail, afin de déterminer un premier lot de formulaires devant faire l’objet de cette démarche de numérisation et ce sont ceux liés à la délivrance d’une licence européenne de pilote non professionnel (de la demande initiale, en passant par les examens jusqu’à la remise finale) qui ont été retenus.

Jean Teillet, Chargé de mission ‘Projets structurants’ auprès du Directeur des Personnels Navigants

Pourquoi avoir choisi Efalia ? 

La richesse fonctionnelle de notre solution 6Tzen est essentielle pour la DSAC.
La solution de Gestion de Relation Usager d’Efalia est une solution intégrée de dématérialisation des échanges qui s’adresse à la fois aux citoyens par le biais d’un portail de démarches en ligne; et aux agents publics au travers d’une application de gestion et d’instruction des demandes accessible en situation de mobilité, avec un parapheur électronique intégré.

Parallèlement, des circuits de validation ont été mis en place pour permettre à chaque interlocuteur impliqué à une étape du processus de recevoir une notification par e-mail et de ne pas perdre de temps grâce à un procédé de signature électronique déclenchant l’étape suivante.

«Tous ces processus automatisés vont nous permettre de gagner significativement en efficacité.»

Une démarche étendue au niveau national 

Aujourd’hui, la DSAC qui a débuté par une phase pilote pour valider son choix au niveau d’un périmètre limité, entend étendre sa démarche à l’ensemble du territoire national et ce, avant fin 2022.

«Pour l’heure, un nombre limité d’utilisateurs ont accès à la solution mais d’ici l’été, nous espérons pouvoir accélérer le rythme et former l’ensemble de nos agents en charge du traitement des dossiers, tout en augmentant le nombre de formulaires concernés avec un 2ème lot de dématérialisation d’environ 70 formulaires existants en cours d’élaboration.
A terme, notre objectif est que nos équipes puissent devenir totalement autonomes lors de la création de nouveaux formulaires. »

Jean Teillet, Chargé de mission ‘Projets structurants’ auprès du Directeur des Personnels Navigants