LA COMMUNAUTE URBAINE DU GRAND POITIERS MET EN ŒUVRE UN VASTE PROJET DE DEMATERIALISATION A DESTINATION DE SES ADMINISTRES

« La réflexion autour d’un vaste projet de transformation et de modernisation de nos nombreux outils de gestion, pour la plupart obsolètes, remonte à plus de 5 ans. Mais ce n’est qu’à l’été 2018 que nous avons lancé une consultation pour nous doter d’une solution globale de GRU (Gestion de la Relation avec les Usagers) et finalement retenu la solution GRU d’ Efalia au regard de sa richesse fonctionnelle et de ses fondamentaux architecturaux »

Pierre-Yves B., Directeur des Systèmes d'Information

Présentation

La Communauté Urbaine du Grand Poitiers est gouvernée par une assemblée communautaire composée de 86 membres représentant 40 communes et près de 200 000 habitants. Cette assemblée compte 4 instances : le Bureau communautaire qui constitue l’organe exécutif, le Conseil communautaire qui est l’assemblée délibérante, les Commissions thématiques qui ont la charge de préparer les décisions et la Conférence des maires, véritable organe consultatif et stratégique.

Cette assemblée compte 4 instances :

Le Bureau communautaire qui constitue l’organe exécutif

Le Conseil communautaire qui est l’assemblée délibérante

Les Commissions thématiques qui ont la charge de préparer les décisions

La Conférence des maires, véritable organe consultatif et stratégique

Le projet :

 

La Communauté Urbaine du Grand Poitiers poursuit avec EFALIA, spécialiste de la dématérialisation, pour mener à bien un vaste projet visant à dématérialiser ses processus internes, ainsi que la relation à ses administrés au travers d’une solution modulaire et d’un portail de services élargi, baptisé S@lut*. Aujourd’hui, grâce à son propre compte en ligne créé à distance, chaque usager peut suivre l’avancement de ses demandes directement depuis le portail et accéder à l’ensemble des documents associés 24h/24.

*Service d’Accueil et de Lien avec les Usagers du Territoire

Sur le plan de l’organisation, la Communauté Urbaine n’a pas vocation à centraliser. Aussi, des pôles de services publics sont-ils répartis sur l’ensemble du territoire intercommunal pour maintenir et préserver une proximité avec les citoyens.

La vocation de cette collectivité repose sur la gestion de 7 grands domaines de compétences, la mise en œuvre de ces compétences pouvant diverger en fonction des communes :

  • le développement et l’aménagement économique
  • social et culturel, l’aménagement de l’espace communautaire
  • l’équilibre social de l’habitat
  • la politique de la ville
  • les services d’intérêt collectif
  • la protection de l’environnement et du cadre de vie
  • la gestion et l’aménagement des aires d’accueil

Depuis la décentralisation, les collectivités sont en effet en première ligne pour gérer les besoins de leurs citoyens : notamment les mairies face à leurs administrés, mais aussi face aux entreprises et aux associations.

Lancé en septembre 2019 à l’initiative de la Direction des Solutions et Innovations Numériques (DSIN), le projet, qui recouvre aujourd’hui de nombreux sous-projets, vise deux objectifs principaux :

Dématérialiser les processus internes pour faciliter et optimiser le travail des 3700 agents et élus concernés au travers d’un point d’accès unique aux dossiers

Dématérialiser la relation aux administrés au travers d’une solution modulaire et d’un portail de services élargi, baptisé S@lut

Parmi les autres objectifs figuraient notamment :

  • l’extension et la simplification des services proposés aux usagers,
  • l’amélioration de la qualité des interactions avec les usagers et leur suivi par la collectivité,
  • la possibilité de s’adosser aux dispositifs nationaux tels que FranceConnect,
  • la rationalisation des outils et processus mis en œuvre et leur consolidation avec les dispositifs des partenaires extérieurs
  • la réduction des coûts.

 

Devant la complexité de l’organisation, la multiplicité des centres de décision et l’ampleur des objectifs visés, la DSIN a donc décidé de procéder par étapes et de se concentrer en priorité sur la mise à disposition des démarches en ligne au travers du portail utilisateurs, ainsi que sur l’instruction des dossiers qui en découlent autour de deux grands sujets : la gestion de la propreté et des déchets, ainsi que l’administration générale (état civil et accueil).

« Nous avons ouvert les premières démarches en ligne en septembre 2019 et en avons informé nos concitoyens au travers d’une campagne de communication et d’affichage. Pour l’heure, ce sont d’ores et déjà plus de 20 000 comptes usagers qui ont été ouverts et 27 000 dossiers qui ont été instruits au travers de la mise en œuvre de 36 démarches. »

Pierre-Yves B., Directeur des Systèmes d'Information

Aujourd’hui, face au succès du portail, la collectivité ouvre de nouveaux services comme :

La demande d’un abonnement ou d’un forfait parking

L’inscription à un centre de loisirs

La demande d’un chèque d’aide au financement de l’achat d’un vélo électrique

Parallèlement, une aide à l’accompagnement des citoyens n’ayant pas accès au numérique a été mise en place.
En interne, ce sont 900 agents qui, de leur côté, ont accès à la solution 6TZEN pour instruire les dossiers, alors que la solution, reliée à l’outil de gestion financière de la Communauté Urbaine, a déjà permis de valider le service réalisé et le mandatement de 50 000 factures.

Aujourd’hui, plus aucun dossier n’est créé manuellement et les risques d’erreur et de ressaisies inutiles ont été supprimés. De plus chaque usager grâce à son propre compte en ligne créé à distance, peut suivre l’avancement de ses demandes directement depuis le portail et accéder à l’ensemble des documents associés 24h/24.

Pour les agents, qui bénéficient désormais de dossiers complets et lisibles au travers d’un accès unique et centralisé, les bénéfices sont nombreux : l’automatisation d’une grande partie des tâches récurrentes (comme l’envoi de courriers et de mails), un traitement harmonisé et une totale traçabilité des dossiers, le partage et la mise à jour des données avec les autres directions, des tableaux de bord pour un meilleur pilotage des politiques publiques…

Rappelons qu’avec plus de 80% des départements français comme clients, EFALIA est reconnu comme le leader français de la dématérialisation des documents et des processus grâce à une suite logicielle riche, accompagnée d’une forte expertise dans le domaine du public et du social.