Qu’est-ce qu’une non conformité ?

La gestion des non-conformités est un processus crucial pour toute entreprise cherchant à maintenir un haut niveau de qualité dans ses produits ou services. Lorsqu’une non conformité est détectée, il est important de la gérer rapidement et efficacement pour éviter des pertes financières et protéger la réputation de l’entreprise. Cela implique l’identification des causes de la non-conformité, la mise en place d’un plan d’action pour y remédier, la communication avec les parties prenantes, ainsi que la prévention de récurrences.

Vous vous interrogez sur le coût caché de traitement des non-conformités, cette calculatrice vous apportera un premier niveau de réponse.

 

Définition d’une non conformité

Si on reprend la définition unanimement reconnue dans la gestion de la qualité, une non conformité est la non-satisfaction d’une exigence, un écart par rapport à une réglementation, un standard, une norme, un cahier des charges, un contrat, etc. 

Elle indique donc que quelque chose a été défaillant dans un processus, un service ou bien un produit. En fonction de leur gravité, les non-conformités sont usuellement classées comme critiques, majeures ou mineures. Il est donc important de détecter et de corriger les non-conformités de manière efficace afin de minimiser les risques et d’améliorer la qualité et la sécurité des produits, des services et des systèmes. 

Par conséquent il est nécessaire de permettre de déclarer facilement une non-conformité ou fiche d’amélioration afin de pouvoir traiter la non-conformité à l’aide d’actions correctives et préventives : 

Quelles sont les origines d’une non-conformité ? 

Les différentes sources à l’origine d’une non-conformité sont : 

Quels sont les différents types de non conformités ? 

On peut ainsi distinguer au sens large de la non-satisfaction, des non-conformités liées : 

•        à un produit
•        à une prestation service
•        à des incidents au cours d’activité d’exploitation (chaîne de production, installation, transport, intervention, mise à jour, …) ;
•        à des procédures : non-satisfaction aux exigences du système qualité ;
•        à des anomalies dont l’origine peuvent être :
  des défauts : non-satisfaction aux exigences de l’utilisation prévue ;
  des dysfonctionnements : non-satisfaction dans un fonctionnement ou dans un processus ;
  des défaillances : inaptitude à accomplir une fonction requise
  des écarts entre le niveau de qualité désiré et la qualité effectivement obtenue 

Comment déclarer une fiche de non-conformité ? 

Afin de signaler facilement et rapidement une non-conformité il est important de la saisir au travers un formulaire de non conformité afin de guider l’utilisateur dans la saisie de sa fiche mais aussi pour assurer la traçabilité de son traitement. A minima une non-conformité doit comporter les éléments essentiels à sa qualification : 

•        identification de la personne qui déclare la non-conformité
•        la description des éléments non conformes  avec notamment :
  Son origine (fournisseur, client, interne, …)
  Ses causes racines
  Ses conséquences 

Comment instruire une fiche de non-conformité  ?

Une fois renseignée, l’incident qualité doit être traitée et par conséquent, toujours dans un souci de traçabilité, la fiche de non-conformité doit être complétée par un instructeur : 

•        définition des mesures correctives et attribution d’un plan d’actions
•        définition éventuellement des mesures préventives et attribution d’un plan d’actions

Chaque plan d’actions est attribué à un responsable d’actions en charge de réaliser les traitements ad hoc. 

La dernière étape consiste à compléter la fiche concernant les mesures des actions menées : 

•        mesure des actions correctives : efficace, peu efficace, pas du tout efficace
•        mesure des actions préventives : efficace, peu efficace, pas du tout efficace

en fonction des mesures un nouveau plan d’actions peut être mené. 

Comment faciliter le traitement des non-conformités ?

Lorsque les non-conformités commencent à s’accumuler, il peut être difficile de les suivre et de les traiter de manière efficace via un fichier Excel par exemple. C’est là qu’un logiciel de gestion des non-conformités entre en jeu. Un tel outil permet de suivre les non-conformités en temps réel, d’identifier les tendances et les problèmes récurrents, et de mettre en place des plans d’action pour les traiter rapidement et efficacement.