Comment traiter une non-conformité ?

Quels sont les enjeux ? 

Le traitement des non-conformités est un enjeu crucial pour les entreprises et ce à différents niveaux 

Améliorer la qualité

Le traitement des non-conformités permet d’identifier et de corriger les problèmes de qualité, ce qui permet d’améliorer la qualité des produits ou services proposés.

Prévenir les réclamations clients

Le traitement des non-conformités peut aider à prévenir les réclamations de la part des clients et à améliorer la satisfaction de ces derniers.

Réduire les coûts

Le traitement des non-conformités peut permettre de réduire les coûts liés aux retours de produits, aux réparations et aux réclamations de la part des clients.

Respecter les réglementations et les normes

Le traitement des non-conformités peut aider à s’assurer que l’entreprise respecte les réglementations et les normes applicables, ce qui peut être crucial dans certains secteurs d’activité.

Améliorer les processus de l’entreprise

En analysant les causes des non-conformités et en mettant en place des actions correctives et préventives, il est possible d’améliorer les processus de l’entreprise et d’éviter qu’une non-conformité ne se reproduise à l’avenir.

Mettre en place un processus de traitement des non-conformités  

Le processus de traitement des non-conformités doit être un véritable processus de collaboration et de traçabilité entre le déclarant et les différents intervenants lors du traitement de la non-conformité. La mise en œuvre d’un tel processus contribue à l’amélioration de la satisfaction client. 

Chaque collaborateur de l’entreprise doit être en mesure de saisir un incident afin que ce dernier soit qualifié puis traité par le responsable qualité. 

> Phase de déclaration

> Phase de qualification et analyse de la cause racine

> Création d’un plan d’actions pour des mesures correctives et ou préventives

> Traitement des actions

> Mesure des actions

> Clôture de la non-conformité (toutes les mesures sont satisfaisantes)

Mettre en place un système de gestion de la NC 

Un  logiciel de gestion des non-conformités devient vite indispensable pour votre entreprise. Les solutions bureautiques classiques (fichier Excel ou autre) trouvent vite leurs limites et ne permettent pas de répondre aux différents enjeux. Pourquoi ? car tout simplement un tableur Excel ne permet pas : 

  •        De tracer les différents échanges
  •        De gérer facilement les droits
  •        D’associer à une non-conformité plusieurs plan d’actions
  •        et bien plus encore …

La multiplicité des colonnes dans un fichier Excel ne facilite pas non plus son usage. Est-ce que l’on se permettrait aujourd’hui de faire un CRM avec Excel ? Non. Alors pourquoi ne pas utiliser une solution simple, efficace pour vous accompagner et vous aider quotidiennement dans votre mission qualité ? 

Les bénéfices sont nombreux et contribuent à l’amélioration continue de votre système qualité : 

  •        Un référentiel unique avec l’ensemble des réclamations client ou non-conformité
  •        Un accès immédiat à chaque fiche, afin d’en connaître l’origine, la cause, la priorité, les actions entreprises
  •        Un pilotage sur l’ensemble du cycle de vie d’une NC
  •        Un processus de bout en bout sur toute la chaîne de traitement pour une traçabilité complète
  •        Chaque acteur concerné peut suivre en temps réel l’évolution du traitement

Conclusion 

Mettre en place un processus efficace de traitement des non-conformités est indispensable pour apporter un niveau de qualité élevé à vos produits ou services et améliorer la satisfaction de vos clients. Pour cela il faut : 

Identifier les sources de non-conformités

Il est important de savoir d’où proviennent les non-conformités afin de mieux cibler les actions à mettre en place pour les éviter à l’avenir.

Définir les responsabilités

Il est important de déterminer qui sera responsable de la gestion des non-conformités et de la mise en place des actions correctives et préventives.

Mettre en place une procédure de traitement des non-conformités supporté par un logiciel

Il est important de définir une procédure claire et précise pour traiter les non-conformités. Cette procédure devrait inclure les étapes suivantes : identification de la non-conformité, analyse de la cause de la non-conformité, mise en place d’actions correctives et préventives, suivi de l’efficacité des actions mises en place, rapport d’audit.

Former les employés

Il est important de sensibiliser et former les employés à la gestion des non-conformités afin qu’ils sachent comment identifier et signaler les non-conformités et comment y remédier.

Mettre en place un système de suivi

Il est important de mettre en place un système de suivi pour mesurer l’efficacité du processus de gestion des non-conformités et pour détecter les tendances afin de mieux cibler les actions à mettre en place.

Communiquer sur le processus

Il est important de communiquer sur le processus de gestion des non-conformités aux employés et aux parties prenantes pour garantir sa mise en œuvre efficace.