Les limites d’un tableur
Il est fréquent d’utiliser des feuilles de calcul Excel pour enregistrer les non-conformités. Un tableur Excel peut être utile pour stocker des informations simples, mais il est rapidement limité pour gérer des processus complexes tels que la gestion des non-conformités. Par exemple :
- Incohérences et erreurs : Avec un tableur Excel, il est facile de faire des erreurs de saisie ou de mettre en place des formules incorrectes qui peuvent affecter la qualité des données.
- Accessibilité limitée : Avec un tableur Excel, il n’est pas possible de partager facilement les données avec d’autres collaborateurs ou de les accéder depuis différents endroits.
- Automatisation limitée : Excel ne peut pas automatiser les processus complexes tels que les notifications et les suivis de non-conformités.
- Manque de fonctionnalités de reporting : Excel ne fournit pas de fonctionnalités de reporting détaillées pour suivre les non-conformités, ce qui rend difficile la prise de décisions basées sur des données fiables.
Les enjeux d’un traitement efficace des NC
Un processus de traitement des non-conformités peut rapidement devenir fastidieux et peu fiable. Pour rappel, le traitement des non-conformités est une partie importante de la gestion de la qualité et peut aider les entreprises à maintenir leur engagement envers la qualité, à respecter les réglementations et à améliorer la confiance des clients.
La gestion des non-conformités nécessite par conséquent une organisation rigoureuse et un suivi en temps réel.
La déclaration d’une non-conformité doit être simple et accessible à l’ensemble des collaborateurs. C’est là qu’un logiciel de gestion des non-conformités peut être d’une grande aide.
Quels sont les avantages d’une solution de traitement des non-conformités ?
En utilisant un logiciel dédié à la gestion des non-conformités, vous bénéficiez de nombreux avantages par rapport à Excel :
- Accessibilité : Chaque collaborateur peut déclarer une NC directement depuis un formulaire accessible en ligne depuis son poste de travail ou en mobilité. La saisie est facilitée grâce à des assistants, des listes déroulantes, …
- Accès en temps réel : Vous pouvez accéder à tout moment aux informations sur les non-conformités et à leur statut.
- Gestion des plans d’actions : vous pouvez créer des actions correctives ou préventives associées à la NC tout en assurant la traçabilité
- Alerte automatique : Vous recevez des notifications lorsque des actions sont requises pour traiter une non-conformité.
- Workflow automatisé : Le logiciel vous guide à travers les étapes nécessaires pour traiter une non-conformité, de la déclaration à la clôture.
- Suivi en temps réel : Vous pouvez suivre en temps réel l’avancement de chaque non-conformité.
- Reporting : Vous pouvez générer des rapports détaillés sur les non-conformités, leur fréquence et leur gravité.
- Partage de l’information : Vous pouvez partager les informations sur les non-conformités avec d’autres personnes au sein de votre entreprise.
Conclusion
En résumé, utiliser un logiciel de gestion des non-conformités en lieu et place d’un tableur, offre trois avantages majeures :
1/ une meilleure organisation
2/ une meilleure transparence
3/ une meilleure fiabilité.
Une solution de traitement des non-conformités vous permet de traiter les non-conformités de manière plus efficace et de prendre des décisions plus informées. Alors, pour une gestion optimale des non-conformités, abandonnez Excel et optez pour un logiciel dédié.