Visas et signatures en 1 clic

Mettez sous contrôle vos processus
de validation et signature de documents

question-1

Où en est tel document dans le circuit des visas ?

question-2

A-t-il été signé ?
Où se trouve le parapheur ?

question-3

Qui signe à la place de ?

Gagnez en efficacité, en sécurité, grâce à un parapheur électronique pour l’ensemble de vos documents
(contrats, congés, achats, marchés, …)

Gains de temps

Réduction de l’impact sur les activités

Sécurisation du processus

Pourquoi choisir un parapheur électronique ?

Un parapheur électronique avec workflow de documents est destiné à remplacer le parapheur cartonné, que nous connaissons tous, ou à remplacer les circuits papiers traditionnels. Entièrement accessible par navigateur internet, il est constitué de bannettes numériques (liste à faire), dans lesquelles les documents en attente de validation ou de signature sont présentés à l’utilisateur.

Des circuits de validation sont préalablement établis par l’administrateur fonctionnel. Ces circuits peuvent être hiérarchiques ou bien déterminés par l’utilisateur afin qu’il puisse choisir l’ensemble des intervenants dans le circuit de validation et de signature.

 

Le parapheur électronique propose des fonctions avancées comme :

  • La transmission automatique ou assistée aux bons intervenants.
  • La prise en charge de règles de gestion (en fonction d’un montant,
    d’un type de document, d’une urgence, …).
  • La traçabilité des échanges.
  • La gestion de délégations ou de suppléances (cas d’absence
    plus ou moins prolongée).
  • Le droit de remord afin de revenir sur une décision.
  • Des fonctions d’annotation directement sur le document, ou bien sous forme de post-it dans un formulaire, afin de suivre un fil de discussion entre les différents intervenants.
  • Des tableaux de bord de suivi permettant de connaître immédiatement le statut des différents parapheurs en cours.
  • Des fonctions de notification par messagerie, afin d’informer les utilisateurs, soit sur l’état d’avancement de leur parapheur, soit sur une action à réaliser.
  • La signature électronique à valeur probante.

À l’issue des différentes étapes de visas et/ou de signature, le document pourra être stocké et archivé en Gestion Electronique de Documents ou diffusé sur un portail sécurisé.

Workey Paraph vous apporte les bénéfices suivants :

  • Délais de visas et de signatures raccourcis
  • Optimisation du suivi des flux
  • Sécurisation du processus
  • Réduction des impressions

Gérez vos processus
et documents
tout naturellement

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