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Beschleunigen Sie die Unterschriftswege
mit einer elektronischen Unterschriftenmappe
Erhöhen Sie Ihre Effizienz und Sicherheit mit einem E-Paper. Validieren und signieren Sie alle Ihre Dokumente digital.
Wie wäre es, wenn Sie Ihre Prozesse zur Validierung und Unterzeichnung von Dokumenten unter Kontrolle bringen würden?
Keine Rückverfolgbarkeit
Unterschrift ohne Beweiskraft
Beeinträchtigte Mitarbeitererfahrung
Entscheiden Sie sich für eine elektronische Unterschriftenmappe und starten Sie den Prozess der Digitalisierung Ihrer Dokumente durch die Validierungs- und Signaturkreisläufe.
Mit einer Digitalisierung der Validierung und Signatur von Dokumenten für einen reibungslosen Ablauf und eine bessere Nachvollziehbarkeit sorgen
Eine elektronische Unterschriftenmappe soll die allseits bekannte greifbare Unterschriftenmappe oder die traditionell umlaufenden Unterlagen aus Papier ersetzen. Sie ist über einen Internetbrowser vollständig zugänglich und besteht aus digitalen Briefkörben (To-do-Liste), in denen der Benutzer die Dokumente vorfindet, die auf ihre Validierung oder elektronische Signatur warten. Validierungskreisläufe werden zuvor vom funktionalen Administrator festgelegt. Diese Sichtungskreisläufe können hierarchisch strukturiert sein oder vom Benutzer festgelegt werden, um alle Beteiligten im Validierungs- und Signaturkreislauf auswählen zu können.
Der Prozess der Validierung und elektronischen Signatur von Verwaltungsschreiben und internen Notizen ist also vollständig digitalisiert, gesichert und in der digitalen Unterschriftenmappe nachvollziehbar. Ob im Büro, unterwegs oder aus der Ferne — die Cloud-Lösung (SaaS) der elektronischen Unterschriftenmappe ermöglicht es Ihnen, Dokumente von jedem Ort aus abzurufen.
Aus der Digitalisierung Ihrer Validierungs- und Unterschriftenkreisläufe ergeben sich unmittelbare Vorteile:
Die Fristen für Sichtvermerke und Unterschriften werden verkürzt, bei Verzögerungen werden Sie informiert
Eine physische Anwesenheit zum Validieren oder Unterschreiben ist nicht mehr erforderlich: Sie können Ihre Dokumente aus der Ferne validieren und oder unterschreiben, z. B. im Home Office oder auf Reisen.
Sie sichern den Prozess entsprechend Ihren Validierungs- und Signaturregeln ab
Sichtvermerke und Unterschriften werden über ein Umlaufblatt nachverfolgt
Die Unterzeichnung ist dank eines elektronischen Zertifikats beweiskräftig
Sie reduzieren die Anzahl der Ausdrucke und schonen damit den Planeten.
Mit einer raschen Einführung die Akzeptanz fördern
Mit der elektronischen Unterschriftenmappe von Efalia modernisieren Sie Ihre Organisation und vereinfachen die Freigabewege:
Öffnen Sie zunächst eine Unterschriftenmappe: Sie wählen eine konfigurierte Unterschriftenmappe oder erstellen Ihren eigenen Kreislauf für Sichtvermerke und Unterschriften
Dann fügen Sie die zu unterzeichnenden Dokumente ein: Sie können ein oder mehrere Dokumente sowie Anhänge per Drag & Drop ablegen
Danach wählen Sie Durchsichtberechtigte und Unterzeichner aus: Je nach Art Ihrer Unterschriftenmappe wählen Sie einen oder mehrere Durchsichtberechtigte sowie einen Unterzeichner aus.
Mit einem Klick den Status von Sichtvermerk und Unterschrift verfolgen: Sie können jeden Schritt und Status von der Unterschriftenmappe bis zur elektronischen Unterschrift verfolgen
Mit der elektronischen Signatur mehr Sicherheit ermöglichen
Für mehr Sicherheit wird die elektronische Signatur in die elektronische Unterschriftenmappe eingebettet. Sie können einen oder mehrere Unterzeichner benennen oder auch Unterzeichner außerhalb Ihrer Organisation (Dienstleister, Lieferanten, Kunden usw.).
Die elektronische Unterschriftenmappe bietet gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung verschiedene Signaturstufen an.
Einfache Unterzeichnung
Qualifizierte Unterzeichnung mithilfe eines kryptografischen Schlüssels
Warum ist die Efalia-Suite die richtige Wahl?
Modularität
Die elektronische Unterschriftenmappe kann in eine breitere Kette der Digitalisierung mit der Nutzung eines elektronischen Dokumentenmanagements (DMS) oder auch eines zertifizierten digitalen Tresors integriert werden.
Individuelle Gestaltung
Die Unterschriftenmappe lässt sich ohne Entwicklungsaufwand leicht an Ihre Signaturpraktiken anpassen.
Sicherheit
Die elektronische Unterschriftenmappe ermöglicht es, die richtigen Informationen an die richtigen Personen zu senden – und zwar auf eine sowohl in der der Validierungs- als auch der Signaturphase Ihrer Dokumente sichere Art und Weise.
Steuerung von Aktivitäten
Umfassende Dashboards zur Aufwertung und Nachverfolgung der Aktivitäten.
Öffnung
Nach außen hin offene Plattform, die sich leicht in Geschäftsanwendungen integrieren lässt.
Beschleunigung des Validierungs- und Unterzeichnungsprozesses der Dokumente
Erleichterung des Austausches und ein besseres Mitarbeitererlebnis
Warum sollten Sie sich für eine elektronische Unterschriftenmappe entscheiden?
Zeitraubende Aufgaben beseitigen
Die Validierungsprozesse sicherer machen
Fordern Sie eine Demo an
Nehmen Sie Kontakt mit unseren Experten auf, um eine persönliche Vorführung unserer elektronischen Unterschriftenmappe zu erhalten und sich selbst von ihren Vorteilen zu überzeugen.
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