Wie wäre es, wenn Sie Ihre Prozesse zur Validierung und Unterzeichnung von Dokumenten unter Kontrolle bringen würden?

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Keine Rückverfolgbarkeit

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Unterschrift ohne Beweiskraft

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Beeinträchtigte Mitarbeitererfahrung

Entscheiden Sie sich für eine elektronische Unterschriftenmappe und starten Sie den Prozess der Digitalisierung Ihrer Dokumente durch die Validierungs- und Signaturkreisläufe.

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Mit einer Digitalisierung der Validierung und Signatur von Dokumenten für einen reibungslosen Ablauf und eine bessere Nachvollziehbarkeit sorgen

Eine elektronische Unterschriftenmappe soll die allseits bekannte greifbare Unterschriftenmappe oder die traditionell umlaufenden Unterlagen aus Papier ersetzen. Sie ist über einen Internetbrowser vollständig zugänglich und besteht aus digitalen Briefkörben (To-do-Liste), in denen der Benutzer die Dokumente vorfindet, die auf ihre Validierung oder elektronische Signatur warten. Validierungskreisläufe werden zuvor vom funktionalen Administrator festgelegt. Diese Sichtungskreisläufe können hierarchisch strukturiert sein oder vom Benutzer festgelegt werden, um alle Beteiligten im Validierungs- und Signaturkreislauf auswählen zu können.

Der Prozess der Validierung und elektronischen Signatur von Verwaltungsschreiben und internen Notizen ist also vollständig digitalisiert, gesichert und in der digitalen Unterschriftenmappe nachvollziehbar. Ob im Büro, unterwegs oder aus der Ferne — die Cloud-Lösung (SaaS) der elektronischen Unterschriftenmappe ermöglicht es Ihnen, Dokumente von jedem Ort aus abzurufen.

Aus der Digitalisierung Ihrer Validierungs- und Unterschriftenkreisläufe ergeben sich unmittelbare Vorteile:

Die Fristen für Sichtvermerke und Unterschriften werden verkürzt, bei Verzögerungen werden Sie informiert

Eine physische Anwesenheit zum Validieren oder Unterschreiben ist nicht mehr erforderlich: Sie können Ihre Dokumente aus der Ferne validieren und oder unterschreiben, z. B. im Home Office oder auf Reisen.

Sie sichern den Prozess entsprechend Ihren Validierungs- und Signaturregeln ab

Sichtvermerke und Unterschriften werden über ein Umlaufblatt nachverfolgt

Die Unterzeichnung ist dank eines elektronischen Zertifikats beweiskräftig

Sie reduzieren die Anzahl der Ausdrucke und schonen damit den Planeten.

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Mit einer raschen Einführung die Akzeptanz fördern

Mit der elektronischen Unterschriftenmappe von Efalia modernisieren Sie Ihre Organisation und vereinfachen die Freigabewege:

Öffnen Sie zunächst eine Unterschriftenmappe: Sie wählen eine konfigurierte Unterschriftenmappe oder erstellen Ihren eigenen Kreislauf für Sichtvermerke und Unterschriften

Dann fügen Sie die zu unterzeichnenden Dokumente ein: Sie können ein oder mehrere Dokumente sowie Anhänge per Drag & Drop ablegen

Danach wählen Sie Durchsichtberechtigte und Unterzeichner aus: Je nach Art Ihrer Unterschriftenmappe wählen Sie einen oder mehrere Durchsichtberechtigte sowie einen Unterzeichner aus.

Mit einem Klick den Status von Sichtvermerk und Unterschrift verfolgen: Sie können jeden Schritt und Status von der Unterschriftenmappe bis zur elektronischen Unterschrift verfolgen

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Mit der elektronischen Signatur mehr Sicherheit ermöglichen

Für mehr Sicherheit wird die elektronische Signatur in die elektronische Unterschriftenmappe eingebettet. Sie können einen oder mehrere Unterzeichner benennen oder auch Unterzeichner außerhalb Ihrer Organisation (Dienstleister, Lieferanten, Kunden usw.).

Die elektronische Unterschriftenmappe bietet gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung verschiedene Signaturstufen an.

Einfache Unterzeichnung

Qualifizierte Unterzeichnung mithilfe eines kryptografischen Schlüssels

Warum ist die Efalia-Suite die richtige Wahl?

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Modularität

Die elektronische Unterschriftenmappe kann in eine breitere Kette der Digitalisierung mit der Nutzung eines elektronischen Dokumentenmanagements (DMS) oder auch eines zertifizierten digitalen Tresors integriert werden.

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Individuelle Gestaltung

Die Unterschriftenmappe lässt sich ohne Entwicklungsaufwand leicht an Ihre Signaturpraktiken anpassen.

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Sicherheit

Die elektronische Unterschriftenmappe ermöglicht es, die richtigen Informationen an die richtigen Personen zu senden – und zwar auf eine sowohl in der der Validierungs- als auch der Signaturphase Ihrer Dokumente sichere Art und Weise.

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Steuerung von Aktivitäten

Umfassende Dashboards zur Aufwertung und Nachverfolgung der Aktivitäten.

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Öffnung

Nach außen hin offene Plattform, die sich leicht in Geschäftsanwendungen integrieren lässt.

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Beschleunigung des Validierungs- und Unterzeichnungsprozesses der Dokumente

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Erleichterung des Austausches und ein besseres Mitarbeitererlebnis

Warum sollten Sie sich für eine elektronische Unterschriftenmappe entscheiden?

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Zeitraubende Aufgaben beseitigen

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Die Validierungsprozesse sicherer machen

Fordern Sie eine Demo an

Nehmen Sie Kontakt mit unseren Experten auf, um eine persönliche Vorführung unserer elektronischen Unterschriftenmappe zu erhalten und sich selbst von ihren Vorteilen zu überzeugen.

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