Facturation électronique, pourquoi faut-il aller au-delà de la réforme

L’échéance réglementaire concernant le passage à la facturation électronique arrive à grand pas, et 2023 sera probablement l’année qui occupera DSI et Direction financière sur ce passage obligatoire à la facturation électronique. Car n’oublions pas, dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de réceptionner des factures électroniques, mêmes si elles ne sont pas encore concernées, compte tenu de leur taille, par l’émission des factures.

Mais au-delà de cette réforme, n’est-il pas le bon moment de s’interroger sur les différents processus financiers et comptables qui rythment le cycle vie d’une facture ? car pourquoi lancer un tel projet sur la facturation électronique si ce n’est pour avoir d’électronique que la facture et laisser les autres documents comptables dans un format papier ?

Rappel sur les enjeux

Quel est le calendrier de cette réforme ?

A partir du 1er juillet 2024, la facture électronique deviendra progressivement obligatoire en France.

Ainsi, dès le 1er juillet 2024 :

  • Toutes les entreprises quel que soit leur taille devront être en mesure de réceptionner des factures dématérialisées ;
  • Les grandes entreprises devront quant à elles, être en mesure d’émettre des factures dématérialisées ;

A partir du 1er janvier 2025, la réforme s’appliquera aux entreprises de tailles intermédiaires (ETI).

Enfin, à partir du 1er janvier 2026, ce seront les petites et moyennes entreprises qui seront concernées par la réforme.

Qu’est qu’une facture électronique ?

Une facture électronique n’est pas une simple facture PDF mais une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée. La facture électronique dispose de données structurées directement interprétables par une machine pour faciliter aussi bien leur exploitation par les tiers mais aussi par l’administration fiscale.

Quels sont les formats possibles pour une facture électronique

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Pour des questions d’opérabilité, seuls trois formats de factures électroniques seront acceptés par le Portail Public de Facturation (PPF) : UBL, CII, Factur-X.

Les organisations ayant déjà fait usages d’autres formats comme l’EDI, pourront solliciter l’aide des Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP)  pour les faire transiter vers le Portail Public de Facturation.

Comment s’échangeront les factures électroniques ?

Progressivement, les entreprises ne pourront plus transmettre de factures au format papier ou par mail en PDF directement à leurs clients. Les entreprises devront émettre/recevoir des factures électroniques structurées selon les formats autorisés en passant obligatoirement par des Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou via le Portail Public de Facturation (PPF) proposé par l’état.

Finalement, quels seront les bénéfices pour les entreprises ?

La facturation électronique offre aux entreprises de nombreux avantages. Elles pourront réduire leurs coûts en réduisant le temps et les ressources nécessaires au traitement et à la gestion des factures. Elle permet également aux entreprises de gagner en visibilité sur les transactions, pour un meilleur suivi client, fournisseur. La facturation électronique améliore l’efficacité des entreprises, en leur permettant de réduire leurs erreurs et leurs retards dans le traitement des paiements.

 

Est-ce que la généralisation de la facturation électronique à partir de 2024 sonne pour autant le glas de la Piste d’Audit Fiable : la PAF

Qu’est-ce que la piste d’audit fiable ?

Depuis 2013, les entreprises peuvent émettre une facture au format papier, PDF, ou électronique. Ainsi, quel que soit le format de la facture, cette dernière doit respecter trois critères de validité :

  • L’authenticité de l’origine de la facture (l’assurance de l’identité du fournisseur)
  • L’intégrité du contenu de la facture (la facture n’a pas été modifiée)
  • La lisibilité de la facture par un utilisateur ou l’administration.

Les grands principes de la PAF

Trois options s’offrent aux entreprises pour respecter ce principe :

  • Émettre les factures au format EDI fiscal (échange de données informatisées) ;
  • Émettre les factures signées électroniquement avec une signature électronique de niveau qualifiée (Selon la réglementation Eidas) ;
  • Mettre œuvre une piste d’audit fiable (PAF) documentée et permanente.

Dans ce dernier cas, la Piste d’Audit Fiable (PAF) doit répondre à trois exigences :

  • Reconstituer de manière chronologique l’intégralité du processus de facturation suivi par l’entreprise ;
  • Garantir que la facture qui a été émise ou reçue reflète en tout point l’opération (livraison de biens ou prestation de services) qui a été réalisée ;
  • Justifier toute opération réalisée en faisant un rapprochement entre toutes les pièces justificatives s’y rapportant (devis, bons de commande, bons de livraison, factures, etc.).

Quelles sanctions en cas d’absence de PAF ?

L’absence de PAF expose l’entreprise à d’importantes sanctions comme la remise en cause de la déductibilité de la TVA sur les factures d’achats et remise en cause du caractère original de la facture de vente émise (entrainant une pénalité de 50 % du montant qui a été ou aurait dû être facturé – ramenée à 5 % en cas de comptabilisation des factures correspondantes)

Quelles conséquences de la PAF avec l’arrivée de la facturation électronique ?

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Les entreprises devront continuer à établir, même après le passage à la facturation électronique, une Piste d’Audit Fiable (PAF) dès lors qu’elles émettent ou reçoivent en B2B des factures. Le passage à la facturation électronique n’entraine donc pas, de facto, la disparition de la Piste d’Audit Fiable.

 

Certes le nouveau système de facturation électronique permettra de démontrer avec fiabilité que les factures sortantes et entrantes n’ont pas été modifiées et qu’elles proviennent d’une source clairement identifiée. Les statuts obligatoires proposées par la facturation électronique démontreront aussi facilement qu’elles ont été reçues, validées…

Mais seule la PAF permettra de prouver le bien-fondé de la facture et la réalité d’une transaction commerciale en traçant l’ensemble des opérations depuis le contrat, le devis ou la commande jusqu’au bon de livraison, puis la facture et le paiement. La conséquence de la réforme est bien de renforcer la PAF.

PAF et facturation électronique, le booster pour une dématérialisation de bout en bout

Que ce soit la PAF ou la facturation électronique, ce n’est pas la facture à proprement parlé qui est à mettre au cœur des enjeux mais bien le processus de facturation. Car, quels sont les bénéfices d’une telle réforme si la facture est le seul document dématérialisé ? Quel est l’intérêt d’une facture électronique si les autres documents qui concourent à la PAF restent au format papier ?

C’est donc le processus complet qu’il faut digitaliser de bout en bout et ne pas s’arrêter au simple périmètre de la facture.

Prenons quelques exemples :

  • C’est rarement le service financier qui valide un bon de livraison, mais plutôt les équipes en charge de la réception.
  • C’est rarement le DAF qui valide une commande pour l’envoyer à un fournisseur, mais le service des achats.
  • Le référencement d’un nouveau fournisseur est aussi bien orchestré par un service financier, service achat.
  • C’est le service comptabilité fournisseur qui réceptionne les factures mais qui demandera un Bon A payer (BAP) accompagné des pièces justificatives ( Bon de livraison, Commande validée, Contrat, …) pour procéder au paiement.

Tous ces processus peuvent être simplement dématérialisés par une solution d’automatisation des processus, si ces derniers ne sont pas intégralement couverts par votre système d’information. De la même façon, une solution de gestion électronique de documents permet de classer les différents documents, produits par votre SI, par client ou fournisseur et de pourvoir facilement associer, pour une facture donnée, les pièces comptables (BL, Commande, Contrat, …) qui justifient le bien-fondé de la facture, afin d’être conforme à la PAF.

Conclusion

Si passer à la facturation électronique est inéluctable, il ne faut surtout pas attendre le dernier moment pour opérer ce changement. C’est donc maintenant qu’il faut situer cette contrainte réglementaire dans un calendrier d’amélioration des processus de l’entreprise et entreprendre dès à présent une série d’actions :

  • Impliquer les différents acteurs concernés
  • Réaliser une cartographie de votre processus de facturation entrante et sortante
  • Identifier l’ensemble des types de documents qui participe à ce processus et la façon dont ils sont produits, classés pour en faciliter leur recherche
  • Vérifier la complétude de votre système d’information par rapport aux différents flux cartographiés
  • Enfin, mettre en place les bonnes solutions pour compléter votre SI afin d’assurer une dématérialisation de bout en bout et satisfaire l’ensemble des acteurs directs et indirects du processus.

Dans le cadre de cette réforme, Efalia se positionne clairement en qualité d’opérateur de dématérialisation et s’appuiera sur ses partenaires PDP pour compléter le dispositif.

C’est à vous maintenant d’inscrire cette démarche dans un cercle vertueux pour renforcer, consolider ainsi la confiance de tous les tiers de votre organisation (fournisseurs, partenaires, clients et actionnaires…).

Pour maitriser cette transition, consultez-nous.