Dématérialisation des factures

LA GESTION ELECTRONIQUE DES FACTURES, INDISPENSABLE POUR L’ENTREPRISE ?

Factures erronées, mal classées, process de validation faussés… À partir d’un certain volume, les aléas liés à la gestion des factures entrantes pour votre entreprise peut être une source de perte de temps et d’argent. Sans compter les risques juridiques et fiscaux.

Avec nos solutions de dématérialisation complète et de Business Process Management (BPM), nous vous proposons  :

STOCKAGE

Fini le papier, bienvenue dans le stockage numérique dans le respect des normes et les délais légaux de conservation des documents.

ÉCONOMISER

D’économiser des moyens humains : vos équipes, déchargées de ces activités peuvent se concentrer sur leur cœur de métier.

MINIMISER

Les risques liés au mauvais traitement des factures.

GAGNER

Du temps de classement, de vérification, de validation et de recherche.

Comment optimiser la dématérialisation des factures fournisseurs ?

Il faut tout d’abord distinguer la gestion des factures fournisseurs de celle des factures clients : chacun des processus seront traités de façon différente par nos solutions de dématérialisation.

La gestion des factures fournisseurs est un enjeu majeur dans la plupart des structures. Le problème est que vous ne maîtrisez pas l’édition de ces documents, qui peuvent prendre des formes diverses : papier, pdf, courriers… L’acquisition de ces documents entrants dans votre entreprise peut engendrer des erreurs coûteuses : erreurs de saisie, perte de documents, oubli…

Nos solutions de Gestion Électronique de Documents et de BPM vous offre la possibilité d’automatiser certaines tâches. Nos outils vous permettent de modéliser les processus de traitement et de stockage pour faciliter la réception des documents, mais aussi leur contrôle, leur validation, et leur classement. Dans le cas des factures, le paiement, la comptabilisation et l’archivage numérique se fait de façon automatique avec nos solutions d’éditique, ce qui signifie moins de temps dévolu à ces tâches dans votre organisation.

Grâce à nos solutions de gestion documentaire, vous pourrez traiter l’ensemble du cycle de vie de vos documents entrants –  ici les factures fournisseurs – afin de rendre les processus homogènes. Cela signifie pour votre organisation un gain de temps important, et un risque moindre lié aux aléas de la gestion documentaire.

Optimiser le traitement des factures clients avec la dématérialisation des documents

L’enjeu est cette fois de gagner du temps et de l’efficacité, non dans la réception de documents, mais dans leur émission. Nos solutions d’éditique vous offre la possibilité de générer automatiquement des documents, comme des factures, en quelques clics, et non plus en saisissant manuellement les montants sur un tableur Excel.

Nos outils d’éditique et de BPM sont par nature collégiale, c’est-à-dire que les factures émises sont automatiquement intégrées dans les processus de validation accessibles à l’ensemble des collaborateurs concernés : direction financière, direction commerciale et direction générale peuvent avoir la main sur les factures, et pouvoir retrouver n’importe laquelle en un rien de temps. Beaucoup plus rapidement, en tout cas, qu’en envoyant quelqu’un fouiller dans les boîtes à archives…

Nos solutions vous permettent d’automatiser l’émission de vos factures, tout en gardant un contrôle total sur ces processus : un gain de temps pour tout le monde.

Et la suite ?

Prenez contact avec nous pour un échange, une démo sur site ou à distance… Vous pourrez voir ce que proposent nos solutions, et découvrir comment nous pouvons collaborer. À bientôt !