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CommerceLA PRÉSENTATION ET LE SECTEUR D’ACTIVITÉ
Le Laboratoire Central des Industries Electriques, fondé historiquement en 1882 est un laboratoire d’essai et de certification de matériels/composants électriques et électroniques. Le LCIE Bureau Veritas est une filiale de Bureau Veritas depuis 2001. Le LCIE Bureau Veritas accompagne ses clients depuis la phase de développement jusqu’à la mise sur le marché de leurs produits : expertise, essais, certification, audit, inspection, formation.
Aujourd’hui, le LCIE Bureau Veritas c’est :
- 6 sites d’essais en France
- Des laboratoires internationaux implantés au Royaume-Uni, Allemagne, USA, Chine, Taiwan et Hong Kong
La problématique
La gestion et le suivi des prestations effectuées par le LCIE Bureau Veritas implique la collecte, la production et l’échange (en interne ou auprès de leurs clients) d’un nombre important de documents, qu’ils soient de natures commerciales (chiffrage, offres, commandes, factures), administratifs ou techniques (rapports d’essai, certificats, fiches techniques). La notion de « document » est donc pour le LCIE Bureau Veritas un sujet hautement stratégique car au cœur de leurs processus métiers.
Plusieurs difficultés ont été mises en relief
Difficulté pour les équipes LCIE Bureau Veritas, d’avoir une vision globale et précise de l’avancement de leurs affaires (de la conception de l’offre jusqu’à la facturation client).
Dossiers affaires constitués par des documents multi-flux (papier, bureautique, mail, logiciels métiers).
Classement documentaire Windows peu adapté à un travail collaboratif (difficulté de recherche, copies multiples, etc…).
Difficulté pour partager/diffuser les documents entre les collaborateurs LCIE Bureau Veritas travaillant sur des affaires communes.
Peu de communication auprès des clients sur l’état d’avancement de leurs commandes.
La réponse apportée par Efalia ECM (ex FileDirector)
Afin de répondre à leur problématique de gestion de collecte, production et de flux documentaire, le LCIE Bureau Veritas a choisi en 2014 de mettre en œuvre la solution de gestion ECM et de flux documentaire Efalia ECM (ex FileDirector).
Les bénéfices de la mise en œuvre d’une solution ECM au sein de LCIE Bureau Veritas a permis entre autre de :
- Remplacer les documents papiers, permettant ainsi de s’affranchir des copies multiples
- Centraliser et rationaliser le classement de l’intégralité des documents liés aux affaires clients du LCIE Bureau Veritas (chaque collaborateur disposant de droits suffisants accède au bon document et à la bonne version)
- Standardiser et automatiser les processus de circulation des documents au travers un workflow : Depuis la demande/sollicitation initiale du client jusqu’à la mise à disposition des documents auprès des clients (rapports d’essais / certificats) et la facturation des prestations réalisées ; en liaison avec les interactions physiques : « arrivé échantillons », « réalisation des essais »…
- Gérer la totalité des documents de tous les sites LCIE Bureau Veritas
- Sécuriser l’archivage des documents
