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Handel (Verkauf und Marketing)VORSTELLUNG UND TÄTIGKEITSBEREICH
Das 1882 gegündete Laboratoire Central des Industries Electriques ist ein Labor für die Prüfung und Zertifizierung von elektrischen und elektronischen Materialien/Komponenten. LCIE Bureau Veritas ist seit 2001 eine Tochtergesellschaft von Bureau Veritas. LCIE Bureau Veritas begleitet seine Kunden von der Entwicklungsphase bis zur Markteinführung ihrer Produkte: Gutachten, Tests, Zertifizierung, Audit, Inspektion, Schulung.
Heute setzt LCIE Bureau Veritas sich wie folgt zusammen:
- 6 Prüfzentren in Frankreich
- Internationale Labors in Großbritannien, Deutschland, den USA, China, Taiwan und Hongkong
Die Problematik
Die Verwaltung und Überwachung der von LCIE Bureau Veritas erbrachten Leistungen erfordert die Sammlung, Erstellung und den Austausch (intern oder mit den Kunden) einer großen Anzahl von Dokumenten, sowohl kaufmännische (Kostenvoranschläge, Angebote, Bestellungen, Rechnungen) als auch administrative oder technische Unterlagen (Prüfberichte, Zertifikate, technische Datenblätter). Das Konzept des „Dokuments“ ist daher für LCIE Bureau Veritas ein hoch strategisches Thema, da es im Zentrum ihrer Geschäftsprozesse steht..
Mehrere Schwierigkeiten wurden hervorgehoben
Die Schwierigkeit für die LCIE-Teams von Bureau Veritas, sich einen umfassenden und genauen Überblick über den Fortschritt ihrer Geschäfte zu verschaffen (vom Entwurf des Angebots bis zur Rechnungsstellung an den Kunden).
Geschäftsakten, bestehend aus Multistream-Dokumenten (Papier, Bürosoftware, E-Mail, Branchensoftware).
Windows Dokumentenablage, wenig geeignet für kollaboratives Arbeiten (Schwierigkeiten bei der Suche, mehrere Kopien usw.).
Schwierigkeiten bei Freigabe/Verbreiten von Dokumenten zwischen Mitarbeitern von LCIE Bureau Véritas, die an gemeinsamen Fällen arbeiten.
Wenig Austausch mit den Kunden über den Stand ihrer Bestellungen.
Die von Efalia ECM (ehemals FileDirector) gebotene Lösung
Zur Lösunge seiner Probleme mit der Verwaltung der Sammlung, der Produktion und des Dokumentenflusses entschied sich LCIE Bureau Veritas 2014 für die Implementierung der ECM- und Dokumentenflussmanagementlösung Efalia ECM (ehemals FileDirector).
Die Implementierung von Efalia ECM bei LCIE Bureau Veritas hatte unter anderem die folgenden Vorteile:
- Ersetzen von Papierdokumenten und damit Vermeidung von Mehrfachkopien
- Zentralisierung und Rationalisierung der Ablage aller Dokumente im Zusammenhang mit den Kundengeschäften von LCIE Bureau Veritas (jeder Mitarbeiter hat ausreichende Zugriffsrechte auf das relevante Dokument und die relevante Version)
- Standardisierung und Automatisierung der Dokumentenfluss-Prozesse: Von der ersten Anfrage/Anforderung des Kunden bis zur Bereitstellung der Dokumente bei den Kunden (Prüfberichte/Zertifikate) und der Rechnungsstellung für die erbrachten Leistungen; in Verbindung mit den physischen Interaktionen: „Ankunft der Proben“, „Durchführung der Prüfungen“ usw.
- Verwaltung der Gesamtheit der Dokumente aller LCIE Bureau Veritas Standorte
- Sicherung der Archivierung von Dokumenten
