EFALIA Suite, l’innovation numérique au service de l’institution publique

De nombreux établissements publics utilisent quotidiennement les solutions du groupe EFALIA, aussi bien pour leur gestion documentaire, la gestion de leur processus métier ou bien dans le cadre des démarches en ligne.

EFALIA Suite au plus près
des besoins des collectivités

Depuis la décentralisation, les collectivités sont en première ligne pour gérer les besoins des citoyens. Les mairies face à leurs administrés, les départements face aux bénéficiaires des aides sociales, les régions face aux entreprises.

Les collectivités doivent gérer à la fois des documents papiers, qui constituent encore souvent le média privilégié de correspondance et de validation des demandes de la part des administrés, les données qui y sont inscrites, et les processus métier enclenchés par ces documents afin de les traiter et les suivre.

EFALIA Suite est une plateforme logicielle qui aide les collectivités à répondre au plus près à leurs obligations. Nos solutions viennent s’intégrer en douceur dans l’écosystème existant, dans vos logiciels métiers par exemple, et permettent à la fois de traiter la dématérialisation des documents, et les processus associés.

EFALIA Suite pour simplifier
le travail de chaque agent

EFALIA Suite permet à chaque agent, par son approche de Case Management, d’améliorer le traitement et le suivi des dossiers, pour un meilleur service usager et ce, tout en favorisant la conformité, la collaboration et la cohérence.

L’approche collaborative d’EFALIA Suite permet à chaque intervenant dans le processus de traitement d’un cas, d’accéder instantanément à tous les documents pertinents pour la gestion du dossier.

L’orchestration des différents processus métier permet de traiter et clôturer les dossiers plus rapidement grâce à une automatisation intelligente qui accélère la circulation des documents, supprime les étapes à faible valeur ajoutée et évite des interventions manuelles fastidieuses.

La signature électronique proposée par EFALIA Suite constitue un élément essentiel de la digitalisation, assurant une sécurisation renforcée des échanges.

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L’archivage à valeur probatoire d’EFALIA Suite garantit le respect des exigences réglementaires en matière d’archivage électronique et de conformité afin de répondre rapidement à d’éventuelles demandes de vérification.

EFALIA Suite, pour quels usages ?

Gestion
des demandes d’aide (logement, MDPH, ASE, …)

Celles-ci peuvent être lues automatiquement, puis reconnues et classées de façon automatique dans votre dossier de demandeurs, en fonction de leur éligibilité et du plafond à appliquer. Nos solutions d’éditique vous permettent en outre, de générer de façon automatique ou semi-automatique des documents : en paramétrant un certain nombre de clauses, vous pouvez générer des documents et des courriers de façon automatique, selon votre interlocuteur et sa situation.

Grâce à une démarche en ligne opérée par notre solution de portail 6Tzen, la demande peut être soit :

  • Directement traitée par un processus métier via notre solution de BPM Workey,
  • Inscrite en GED via notre solution de Gestion Électronique de Documents MultiGest,
  • Poussée vers votre logiciel métier grâce aux nombreux connecteurs que nous proposons au travers de l’écosystème d’EFALIA Suite.

La gestion du courrier
entrant/sortant  d’une collectivité

EFALIA Suite propose Workey GEC une application métier qui a pour objet de faciliter le traitement quotidien du courrier numérique. Il s’agit ainsi de :

  • Permettre à des collaborateurs, en prenant en compte leurs habilitations, de qualifier les courriers d’instruire, de traiter et de faire suivre le courrier à la prochaine étape,
  • Permettre à des collaborateurs d’accéder à des courriers pour information afin d’en suivre éventuellement le traitement,
  • Pouvoir réacheminer un courrier à destination du service courrier suite à sa mauvaise qualification ou à destination d’une autre entité,
  • Permettre, selon sa position dans l’organigramme, le suivi et la traçabilité d’un courrier entrant. Y a-t-il eu une réponse à ce courrier ? Qui a répondu ? Qu’a-t-on répondu ? Quand ?

La plateforme numérique
pour les centres de gestion (CDG)

EFALIA Suite permet à chaque centre de gestion de gérer le dossier agent dans sa globalité et ce, tout au long de sa carrière. Le dossier agent est intégralement dématérialisé pour un suivi et un traitement améliorés.
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Le parapheur électronique
pour les visas et les signatures

Le parapheur d’EFALIA Suite permet de viser via un workflow et de signer tous les flux et tous les types de documents au sein d’une même interface et dans un même environnement sécurisé (parapheur marché, bon de commande, délibération, notes internes, arrêté, flux PES V2, …)

L’archivage
à valeur probatoire
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La valeur probante repose sur trois principes : authenticité, intégrité et pérennité. Pour les respecter, il s’agit avant tout de mettre en place une organisation et des process rigoureux. EFALIA Suite propose un coffre-fort qui intègre les différentes contraintes et normes techniques d’un SAE.

Plus largement, le groupe Efalia permet aux administrations publiques de disposer de solutions clés en main pour leur transformation numérique et ce, afin de répondre à différentes problématiques dans leur gestion quotidienne de leurs dossiers.

Gérez vos processus
et documents tout naturellement

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