catégorie: | Cas clients | Témoignages

Phida choisit Efalia pour la dématérialisation de ses factures fournisseurs.

document-8

1 mois
ou moins, pour une solution
opérationnelle

factures

50 000
factures / an

process-1

15
sociétés concernées

people

10
comptables

document-8

5 secondes
pour lire une facture

process-1

30 secondes
pour intégrer
et vérifier une facture

Présentation

Phida Invest est un Groupe d’investissement familial basé à Renens, en Suisse, regroupant et assurant l’unité de direction d’une quinzaine de sociétés. Phida Construction est le secteur d’activité principal de Phida Invest SA avec plus de 400 collaborateurs répartis dans les 6 cantons romands et représentant 80 millions CHF de chiffre d’affaire. C’est principalement dans le domaine de l’étanchéité du bâtiment que Phida Construction a pu se développer au fil des ans pour en devenir l’un des acteurs majeurs.

phida contruction client efalia suisse

Contexte du projet de dématérialisation des factures et des documents de transports.

Face à un volume de factures de plus en plus important, des processus de validation non homogènes, d’éventuelles erreurs dans leur comptabilisation, PHIDA Invest SA a fait appel à EFALIA Suisse pour la dématérialisation de ses factures fournisseurs en lien avec l’ERP. PHIDA Invest SA, sur appel d’offre, a choisi les solutions EFALIA pour la digitalisation complète du processus d’enregistrement et validation des factures fournisseurs.
Les enjeux sont multiples :
- Uniformiser et digitaliser le processus Factures fournisseurs au sein des différentes sociétés du Groupe.
- Capturer, dématérialiser l’ensemble des factures fournisseurs du groupe afin d’avoir une vision financière intégrale et globale de l’activité du Groupe (Exhaustivité des factures reçues).
- Interfacer l’outil métier avec l’ensemble des solutions proposées pour une intégration.

Les objectifs :

  • Optimiser la productivité ( 50’000 factures/An)
  • Limiter les erreurs de traitement
  • Simplifier le traitement de ces factures (10 comptables)
  • Modéliser un processus «unique» de gestion des factures de la numérisation au paiement
  • Reconnaissance et extraction automatique des données
  • Contrôles des informations en lien avec l’ERP A3
  • Création de Flux de validation ( Workflows) en GED
  • Formaliser les circuits de validation et d’information des processus automatisés
  • Injection automatique des données, contrôlées , validées dans l’ERP
  • Accélérer le processus d’imputation des pièces comptables afin d’avoir une vision juste et fidèle du prix de revient d’un chantier, projet
  • Visualisation de la facture dans l’outil métier
  • Optimiser les escomptes
  • Archivage légal

Un projet qui répond aux objectifs.

La solution proposée conjugue d’une part ABBYY pour la lecture automatique des factures (LAD) et MultiGest pour le classement des factures fournisseurs (GED). Cette solution, intégrée avec la comptabilité, apporte de nombreux bénéfices et anticipe les besoins futurs :

  • Lecture automatique et extraction des données de la facture (RAD/LAD)
  • Intégrité et traçabilité de toutes les factures fournisseurs pour le groupe PHIDA Invest SA permettant une vision globale de la trésorerie.
  • Modélisation et mise en place du processus automatisé de la gestion des factures pour les sociétés du groupe, de la numérisation en passant par le contrôle, l’extraction des données, les flux de validation par chantiers, le lien avec l’ERP, l’écriture comptable et le déblocage pour paiement.
  • Reconnaissance automatique des Chantiers.
  • Automatisation complète des imputations comptables.
  • Workflows automatiques directement depuis le contrôle et l’extraction des données par ABBYY Flexicapture, par sociétés, vers les comptables concernés, et les chefs de chantiers.
  • Pilotage depuis des tableaux de bords à l’usage de la direction opérationnelle.
  • Intégration avec QR Facture.
  • Import et classification automatique des pièces jointes de mails.