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CommerceGED définition
La GED est une méthode de gestion de l’information. Elle permet de numériser, stocker et gérer des documents électroniquement.
Elle offre également la possibilité de retrouver facilement ces documents.
Cela permet d’améliorer l’efficacité, de réduire les coûts de stockage, de sécuriser les documents et d’optimiser les processus métier.
C’est une solution informatique qui permet de numériser, classer et stocker des documents électroniques de toutes sortes, qu’il s’agisse de documents scannés, de fichiers PDF, de fichiers Word, de feuilles de calcul Excel, de présentations PowerPoint, de courriels ou de fichiers multimédias. Ces documents peuvent être stockés dans des systèmes de stockage en réseau, des bases de données ou des solutions cloud.
La gestion des documents dans un système de GED est rendue possible grâce aux métadonnées. Ces métadonnées sont des informations supplémentaires qui décrivent le document. Elles comprennent des éléments tels que le nom du fichier, la date de création, l’auteur, les mots-clés et les numéros de référence. Les métadonnées facilitent la recherche de documents. Ainsi, à l’aide de ces métadonnées, on peut effectuer une recherche par mot-clé, une recherche avancée. Ce type de recherche vient en complément d’une recherche plein texte (full text) sur l’ensemble du document.
La liste des avantages GED pour les entreprises est longue, notamment pour celles qui souhaitent améliorer leur efficacité, leur productivité et leur rentabilité. Elle permet de réduire les coûts de stockage et de gestion des documents, d’améliorer la productivité, d’offrir une sécurité accrue pour les documents sensibles, de faciliter la collaboration et d’améliorer la satisfaction des clients. Si vous cherchez à améliorer la gestion de vos documents, la GED est certainement une solution à envisager.
GED fonctionnalités
La gestion électronique de documents est un système riche qui offre de nombreuses fonctionnalités utiles pour gérer les documents numériques d’une entreprise. Voici un aperçu des principales fonctionnalités offertes par les solutions de GED :
Stockage centralisé
Stocker tous les documents de l'entreprise dans un emplacement centralisé accessible à tous les utilisateurs autorisés. Cette fonctionnalité permet de réduire la duplication de documents et d'éviter les pertes de fichiers importants.
Organisation des documents
Organiser les documents par type, par projet ou par client pour faciliter la recherche et la récupération de fichiers.
Numérisation des documents
Numériser les documents papier pour les stocker sous forme numérique. Cela facilite leur utilisation et leur partage avec des collègues, des partenaires ou des clients.
Gestion des versions
Suivre les différentes versions d'un même document et de savoir qui a effectué les modifications. Cela est particulièrement utile pour les documents collaboratifs.
Sécurité des documents
Les solutions de GED offrent des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les documents contre les accès non autorisés, les modifications ou la perte de données.
Partage des documents
Partager facilement les documents avec des collègues, des partenaires ou des clients. Cela facilite la collaboration et accélère les processus de travail.
Workflow
Les solutions de GED intègrent souvent des workflows qui permettent de créer des processus automatisés pour les tâches courantes. Cela permet d'optimiser les processus de travail et de réduire les erreurs humaines.
Conclusion
En somme, les fonctionnalités offertes par les solutions de GED sont nombreuses et variées. Les solutions de gestion de documents numériques améliorent la collaboration entre les équipes.
Elles permettent également de réduire les coûts de stockage et de gestion. Elles offrent une gestion efficace des documents numériques d’une entreprise.
Il est capital de respecter les étapes de mise en place d’une GED pour en tirer le meilleur parti.
