Vos besoins métier
Finance et Juridique
Qualité
RH
Services généraux et relations usagers
Commerce
Présentation :
Depuis 1899, l’agence immobilière de Rham est un acteur incontournable en Suisse Romande. Depuis leurs agences de Lausanne et Montreux, leurs équipes d’experts couvrent tous les métiers de l’immobilier.
Présentation de Rham en quelques chiffres :
Gestion de plus de 8000 appartements
Revenu locatif annuel sous gestion de plus de 200 millions de francs suisses
Signature de plus de 2000 nouveaux baux par an
Location de plus de 10 000 m2 de surfaces commerciales
Portefeuille immobilier d’environ 4 milliards de francs suisses
Objectif :
Dématérialiser 19 600 dossiers locatifs, soit 600 000 pages, dans une GED avec un plan de classement définis sous 3 « parties » :
- Documents de références
- Etats des lieux
- Correspondances
Les contraintes :
Avoir un accès à ces dossiers pendant la dématérialisation
Désossage des dossiers : retirer l’ensemble des agrafes, trombones, post-it et cartes de visites pour une parfaite numérisation
Mettre dans l’ordre chaque dossier avant de le scanner
Formats de scan très variés mélangés dans un document : enveloppes fermées, feuille A4/A3, tickets de caisses, papier carbone, etc
Rapprocher le dossier papier avec les références d’index/numéro d’objet et de locataire
Indexation automatique, contrôle indexation, nombres de pages, contrôle qualité
Retourner le dossier à l’original pour court terme
Les étapes du projet :
- 19 600 dossiers, soit 600 000 pages
- Prise en charge des dossiers numéroté (40 dossiers par cartons spéciaux) chez le client
- Préparer les dossiers ( agrafes, post-it….) pour la dématérialisation
- Classer les dossiers en fonction du plan de classement demandé avec les séparateurs (code barres) pour une automatisation des dossiers numérisés directement en GED dans les bons dossiers
- Numérisation avec un scanner de production avec une volumétrie de l’ordre de 30’000/50’000 pages jour
- Export de l’ensemble des documents dans le format demandés avec les métadonnées dans la GED deRham.
- Accès instantané des dossiers numérisés par le client avec un accès à la GED Efalia Doc
- Restitution des dossiers chez le client dans la salle archive selon la numérotation demandé
Le processus en 3 mois :
