Comment mettre en place une GED

Introduction

Définition de la GED

La GED, ou Gestion Électronique de Documents, est un système informatisé qui permet de gérer, classer et stocker des documents de manière électronique. Elle permet ainsi de faciliter l’accès aux documents, de réduire les coûts de stockage et de favoriser le partage d’information.

Pourquoi mettre en place une GED

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Une GED (Gestion Electronique des Documents) est une solution qui aide les entreprises à optimiser la gestion de leurs documents et informations.

Elle offre un accès rapide et sécurisé aux documents et permet de suivre les versions des documents.

Elle archive les documents obsolètes de manière efficace. Elle permet également d’améliorer la collaboration et de gagner du temps et de l’argent en réduisant les tâches administratives fastidieuses, tout en respectant les normes légales et réglementaires en matière d’archivage.

Enfin, avec une GED, les entreprises peuvent améliorer leur productivité en réduisant le temps passé à chercher des documents, en automatisant les processus de gestion documentaire et en bénéficiant d’une meilleure visibilité sur leurs activités.

Les avantages de la mise en place d’une GED :

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Centraliser les informations pour les rendre accessibles à tous les employés

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Réduire les coûts de stockage et de gestion des documents papier

Améliorer la productivité grâce à une gestion plus efficace des documents

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Renforcer la sécurité et la confidentialité des documents

Il est important de définir clairement les besoins de l’entreprise, d’impliquer les parties prenantes et de choisir la solution de GED la plus adaptée et pourquoi mettre en place une GED.

Objectifs de la GED

La Gestion Électronique de Documents (GED) est devenue un enjeu majeur pour les entreprises, qui cherchent à simplifier et à optimiser la gestion de leurs documents numériques (les documents papiers ayant été numérisés au préalable, voir l’article comment dématérialiser des documents). La mise en place d’une GED permet une centralisation des données, une réduction des coûts liés à la gestion des documents et une meilleure sécurité des informations. Dans cet article, nous vous présentons les étapes clés pour mettre en place une GED efficace.

I. Étapes pour mettre en place une GED

1. Analyse des besoins

La première étape pour mettre en place une GED est d’analyser les besoins de l’entreprise en matière de gestion documentaire. Cette analyse permettra d’identifier les documents à gérer et les processus actuels utilisés pour les gérer. Pour cette étape, il est important d’impliquer les parties prenantes concernées, telles que les responsables métiers et les utilisateurs finaux. Cela permettra de s’assurer que la GED est adaptée aux besoins de l’entreprise.

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Identification des documents à gérer

La première étape de l'analyse des besoins consiste à identifier les différents types de documents à gérer. Il peut s'agir de contrats, de factures, de fiches de paie, de documents RH, etc. Il est important de classer ces documents en fonction de leur importance et de leur sensibilité, car cela aura un impact sur leur gestion.

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Évaluation des processus existants

Une fois les documents identifiés, il est temps d'évaluer les processus actuels utilisés pour les gérer. Cette évaluation permettra de comprendre les faiblesses des processus existants et les points à améliorer avec la mise en place de la GED. Cette étape permettra également d'identifier les utilisateurs clés qui devront être impliqués dans le projet de mise en place de la GED.

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Rédaction du cahier des charges projet GED

La dernière étape de l'analyse des besoins est la rédaction du cahier des charges du projet de mise en place de la GED. Ce document doit inclure tous les éléments identifiés dans les étapes précédentes, ainsi que les exigences et les spécifications du projet. Il s'agit d'un document clé pour la réussite du projet de mise en place de la GED.

2. Sélection d’un logiciel de GED

La deuxième étape consiste à sélectionner un logiciel de GED adapté aux besoins de l’entreprise. Cette étape est cruciale pour garantir la réussite du projet de mise en place de la GED.

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Critères de sélection

Les critères de sélection d'un logiciel de GED doivent être définis en fonction des besoins de l'entreprise, tels que la sécurité, la facilité d'utilisation, la compatibilité avec les systèmes existants, la flexibilité et les coûts.

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Comparaison des solutions disponibles

Une fois les critères de sélection définis, il est temps de comparer les différentes solutions disponibles sur le marché. Il est recommandé de tester plusieurs solutions et de demander des démonstrations pour s'assurer que le logiciel sélectionné répond aux besoins de l'entreprise.

3. Mise en place de la GED

Une fois que le logiciel de GED a été sélectionné, il est temps de procéder à sa mise en place. Cette étape est cruciale pour garantir le bon fonctionnement du système et répondre aux besoins de l’entreprise.

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Installation du logiciel

La première étape de la mise en place de la GED consiste à installer le logiciel sur les serveurs de l'entreprise. Cette tâche doit être effectuée en interne par l'équipe informatique et l’éditeur de la solution (ou un intégrateur agréé).

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Configuration de la GED

La configuration du logiciel de GED est essentielle pour s'assurer que la solution est adaptée aux besoins de l'entreprise. Il est important de paramétrer les différents profils d'utilisateurs, les autorisations d'accès, les niveaux de sécurité, les workflows, les processus de validation, les alertes et notifications. Avant d'intégrer les documents dans la GED, il est important de les préparer. Cela peut inclure la numérisation des documents papier, l'organisation des fichiers numériques existants, ainsi que la définition des règles d'archivage.

Déploiement

La phase de déploiement est l'étape finale de la mise en place de la GED. Elle consiste à intégrer le logiciel de GED dans les processus métier de l'entreprise et à former les utilisateurs à son utilisation.

II. Formation et adoption

La formation des utilisateurs est une étape clé pour réussir l’adoption du système de GED. Les utilisateurs doivent comprendre les bénéfices de la solution et savoir comment l’utiliser efficacement. La communication et la promotion de la GED sont également importantes pour encourager l’adoption du système par l’ensemble de l’entreprise.

1. Formation des utilisateurs :

La formation des utilisateurs doit être adaptée en fonction des différents profils d’utilisateurs et des niveaux de compétence. Des sessions de formation peuvent être organisées en interne ou en faisant appel à des prestataires externes. Cela peut inclure des sessions de formation, des manuels d’utilisation, ainsi que des supports en ligne. Il est important d’assurer un suivi régulier pour s’assurer que les utilisateurs maîtrisent bien la solution.

2. Communication et promotion de la GED :

La communication et la promotion de la GED sont essentielles pour encourager l’adoption du système. Les

avantages de la GED doivent être communiqués à tous les utilisateurs de l’entreprise. Des campagnes de sensibilisation peuvent être organisées pour encourager l’utilisation de la GED et des incentives peuvent être proposés pour motiver les utilisateurs.

En résumé, la mise en place d’un système de GED requiert une analyse des besoins pour identifier les documents à gérer, une sélection rigoureuse du logiciel de GED, une mise en place adaptée du logiciel avec une configuration personnalisée et une formation des utilisateurs et une communication efficace pour assurer une adoption réussie du système.

Conclusion

La mise en place d’un logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) dans une entreprise ou une organisation nécessite une méthodologie structurée. Voici les étapes détaillées à suivre :

1. Identification des Besoins :
Analysez les besoins en gestion documentaire de l’entreprise.

2. Test des Solutions GED :
Évaluez différentes solutions de GED en fonction des besoins identifiés.

3. Acquisition des Documents :
Définissez le processus d’acquisition des documents à intégrer dans le système de GED.

4. Indexation des Documents :
Mettez en place un système d’indexation pour faciliter la recherche et la classification des documents.

5. Implémentation du Logiciel GED :
Suivez les 4 grandes étapes : acquisition, gestion, stockage et archivage des documents.

6. Contrôle et Évaluation :
Établissez des mécanismes de contrôle pour évaluer la satisfaction des besoins des collaborateurs et l’efficacité du système.

7. Sécurité et Gestion des Accès :
Assurez la sécurité des documents en mettant en place des droits d’accès appropriés via des logiciels de GED.

8. Communication et promotion de la GED en interne :
Communiquez auprès les utilisateurs les avantages de la mise en œuvre d’une GED pour favoriser l’adoption de l’outil.

9. Formation et Support :
Fournissez une formation aux utilisateurs et assurez un support continu pour garantir une adoption réussie du logiciel de GED.