Business Process Management – LA FONDATION VALERY FAIT CONFIANCE À EFALIA

Présentation

La Fondation Valery est une fondation Suisse à but non lucratif dont l’objectif est de promouvoir l’écologie, soutenir la santé et propager l’éducation.
Elle doit gérer des centaines de demandes de subvention papier par an. Elle choisit Efalia pour digitaliser le processus et supprimer ainsi des tâches chronophages et des suivis de dossiers difficiles.

J’ai grandement apprécié de travailler avec l’équipe Efalia qui a su élaborer un outil adapté à nos besoins et qui a fait preuve de flexibilité dans le développement du projet.
Mes questions et doutes on été traités avec professionnalisme et nous sommes heureux du résultat final qui nous a été livré. Nous nous réjouissons de déployer ce nouvel outil pour réduire notre charge admin à l’avenir.

Yannick R., Directeur

Un processus complet qui concerne :

LE DEMANDEUR

Qui doit soumettre sa demande, présenter son projet et apporter toutes les pièces justificatives.

LES COMITÉS DE DÉCISION / LE FONDATEUR

Analyser la demande, valider, voter en collaboration et transmettre la réponse, effectuer le suivi des demandes, des paiements et des projets.

La Fondation Valéry gère de nombreuses demandes de subvention. Les processus manuels d’analyse, de suivi et d’échange avec les demandeurs mais aussi au sein même du comité ne permettaient pas une gestion optimisée et sécurisée du processus.
Avec l’augmentation croissante des demandes, la Fondation Valéry souhaitait se doter d’outils performants pour modéliser et automatiser les processus afin de suivre simplement et en toute sécurité l’ensemble de la chaîne : de la demande aux paiements.

Comment gérer et fiabiliser les demandes de subvention et faciliter les processus d’analyse, de décision et de suivi, tout en offrant une expérience simple et fluide ?

 

Les challenges de la Fondation :

  • Modéliser et automatiser le processus complet de demande de subvention depuis une simple demande sur le site web, en multilingue.
  • Collaborer efficacement autour des demandes, voter, analyser les rapports.
  • Assurer le suivi de plusieurs projets simultanés au long terme : demandes, paiements, suivi et vision transverse.

Efalia a mis en place sa solution de Business Process Management, un logiciel d’automatisation des processus métier.
La modélisation des processus est rapide et graphique et la création de l’application personnalisée facile. Cette solution de BPM d’Efalia permet de mettre en oeuvre rapidement, sans développement et facilement des applications métier orientées processus.

Comment fonctionne la solution BPM d’Efalia pour la Fondation Valéry ?

 

1. LA DEMANDE : Le demandeur fait sa demande de subvention simplement, via un formulaire sur le site web de la fondation.
Elle est alors automatiquement prise en compte par la solution Efalia qui l’introduit automatiquement dans le lancement du processus « affaires ». Le demandeur complète directement son formulaire via la solution Efalia en y ajoutant les pièces justificatives obligatoires.
2. L’ADMINISTRATION DU DOSSIER : Les membres de la fondation habilités peuvent consulter le dossier et administrer les preuves.
3. LA VALIDATION DE LANCEMENT : Le directeur visualise les demandes de subvention complètes depuis la solution Efalia, et peut choisir de valider la demande, la refuser, ou demander des modifications au demandeur.
4. LE VOTE : Une fois validée, l’outil BPM Efalia génère des bulletins de votes à destination de votants (Comité de subvention) identifiés au préalable dans l’application. Chaque personne vote séparément et confidentiellement sur l’outil Efalia.
Une table ronde permet de donner un vote final, facilité par les étapes précédentes.
5. LA SIGNATURE : La solution BPM d’Efalia génère alors automatiquement le document de convention du financement pour que le directeur le signe.
6. LE FINANCEMENT : Le processus de financement est alors lancé via la solution BPM d’Efalia, qui envoie l’annonce et la confirmation du paiement ainsi que le montant proposé au demandeur.
Le demandeur se connecte à la solution Efalia pour confirmer le paiement.
7. LE SUIVI : Des alertes, mails automatiques de rappels et notifications sont automatiquement envoyés selon le processus établi en amont. Le demandeur envoie des rapports annuels.

 

En conclusion : Tout le processus est totalement automatisé, digitalisé. Plus de papier !

 

Les membres ont des habilitations spécifiques et peuvent effectuer des actions simplement depuis l’application. Le directeur a ainsi des droits spécifiques.
Le demandeur est automatiquement informé de l’avancée de sa demande.
Des tableaux de bord de suivi permettent à la fondation d’avoir une vision globale et transverse des projets et un suivi fiabilisé et optimisé.

À la clé:
Des processus optimisés, un suivi fiabilisé, un gain de temps et une meilleure organisation.

 

L’étude et la modélisation des processus, la mise en place et l’amélioration de l’application ont été menées en 2 mois en collaboration avec les équipes de la fondation.
Grâce à Efalia, la Fondation Valéry gère simplement les processus de demandes et d’attribution de subvention et a gagné en efficacité.