Comment fonctionne une plateforme de BPM ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de BPM ? 

Un logiciel de Business Process Management (BPM) est une plateforme low code qui vous permet de gérer, d’optimiser et de surveiller les processus métier de votre entreprise. Il vous aide à définir, à exécuter et à suivre les différentes étapes de chaque processus, en mettant en place des workflows automatisés et en suivant les performances de chaque processus.  

Les logiciels de BPM peuvent être utilisés pour gérer une large gamme de processus, allant de la gestion des commandes à la gestion des ressources humaines en passant par la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou de gestion de projet. 

Quels sont les différentes phases de construction d’une application de gestion de flux ? 

Modéliser les processus et procédures 

Les bonnes pratiques pour une mise en œuvre rapide 

La modélisation des processus est une étape clé dans l’optimisation de vos activités. Cette phase de modélisation doit

 être couverte par un langage de modélisation simple, compréhensible par tous, non technique. Ce langage doit être suffisamment riche pour permettre de définir l’ensemble de vos règles de gestion pour construire aussi bien un workflow procédural qu’un workflow ad hoc. 

L’implication du métier est nécessaire au niveau de cette étape et la modélisation du processus doit être possible directement dans la solution, sans passer par un outil tiers de dessin par exemple, source ensuite d’erreur de compréhension. Cette modélisation peut se mettre en œuvre de zéro ou bien à partir de modèles de processus, afin de gagner du temps. 

Que doit on modéliser ?

La modélisation ne se résume par uniquement à la définition des tâches et des rôles mais doit couvrir un périmètre large permettant de produire une application métier de gestion de flux sans développement grâce à une approche low code. 

> Processus, rôles, tâches

> Formulaire, champs, règles de visibilité

> Règles de gestion

> Contraintes organisationnelles

> Connecteurs sur le SI

> Tableaux de bord

Orchestrer la gestion des processus métier 

Une fois modélisée, la totalité de l’application est ensuite orchestrée par le moteur de workflow en charge de gérer les différentes règles définies en phase de modélisation. Que se soient des tâches simples ou complexes, les solutions de BPM permettent d’effectuer des tâches exactement selon vos process. Un portail utilisateur permet à chaque collaborateur de votre organisation de se connecter afin de disposer des informations nécessaires à l’accomplissement de ses activités.

  • Liste de tâches sur l’ensemble des processus sur lesquels l’utilisateur est actif  
  • Liste des demandes en cours et suivi de l’avancement
  • Démarrer un nouveau processus à l’aide du bon formulaire
  • Réaliser des tâches et compléter les informations à l’aide de formulaires dynamiques
  • Gestion des relances en cas de retard
  • Assignation automatique des tâches
  • Appels de connecteurs pour une plus grande fluidité avec votre SI et solutions de gestion

Piloter l’activité 

Une des fonctions clés d’une plateforme d’automatisation des processus métier réside dans sa capacité à disposer de tableaux bord pour piloter aussi bien l’activité des processus en temps réel, mais aussi pour disposer d’analyse sur les données métier. 

> Temps de traitement moyen d’un processus

> Nombre de processus en cours

> Ventilation des activités dans le mois

> Nombre de demandes réalisées mois par mois

> Ventilation des demandes d’achats par fournisseur

À l’aide de ces tableaux de bord, il est facile d’identifier les processus les plus sollicités, ou bien de corriger certains processus compte tenu de leur durée moyenne, par exemple. 

Améliorer les processus 

Une plateforme de BPM permet de corriger, adapter et améliorer un processus même si ce dernier est déjà en cours d’exécution. 

Ces opérations sont réalisées directement depuis l’outil de modélisation, puis mises à jour dans le moteur d’orchestration sous forme d’une nouvelle version du processus. Ainsi, les processus en cours, continuent leur exécution avec leur version d’origine, et les nouvelles exécutions avec la nouvelle version active du processus. 

> Aucune perte d’information

> Déploiement à chaud d’un processus

> Gestion de versions pour activer ou désactiver des versions précédentes

> Amélioration continue des processus

Quels sont les avantages d’une solution de BPM 

Voici quelques avantages que peut apporter une solution de BPM à une entreprise qui souhaite transformer numériquement ses processus : 

Amélioration de la performance des processus métier et gagner en efficacité

En automatisant et en optimisant les processus métier, une solution de BPM peut aider l’entreprise à réduire les erreurs et les retards, à améliorer la qualité et à augmenter l’efficacité.

Meilleure collaboration et communication dans les flux de travail

Les solutions de BPM permettent de centraliser les informations et de faciliter la communication entre les différentes équipes et départements de l’entreprise. Cela peut contribuer à une meilleure collaboration et à une prise de décision plus efficace.

Gestion des données et reporting

Les outils de BPM permettent de collecter, d’analyser et de suivre les données relatives aux processus métier complexes de l’entreprise. Cela peut aider à établir des indicateurs de performance et à suivre l’évolution de l’entreprise.

Adaptabilité et agilité

Les solutions de BPM permettent de rapidement mettre en place de nouveaux processus métier ou de modifier des processus existants. Cela peut aider l’entreprise à s’adapter rapidement aux changements du marché ou à de nouvelles exigences réglementaires.

Gestion des risques

En surveillant et en contrôlant les processus métier, une solution de BPM peut aider l’entreprise à identifier et à gérer les risques liés à ces processus.

Quelques conseils avant de démarrer 

Avant de démarrer un tel projet, posez-vous les bonnes questions :

Définition des objectifs

Avant de déployer une solution de BPM, il est important de définir les objectifs de l’entreprise et de déterminer comment la solution de BPM pourra les aider à être atteints. Cela peut inclure l’amélioration de la performance des processus métier, la réduction des coûts ou l’augmentation de la satisfaction des clients.

Analyse des processus métier

Il est important de disposer d’une compréhension approfondie des processus métier qui seront gérés par la solution de BPM. Cela inclut la définition des étapes et des tâches qui composent chaque processus, ainsi que la détermination des parties prenantes et de leurs rôles.

Implication des parties prenantes

Il est important que toutes les parties prenantes soient impliquées dans le processus de mise en place de la solution de BPM. Cela inclut les employés, les départements et les responsables de chaque processus métier.

Choix de la solution de BPM

Il est important de choisir une solution de BPM qui répond aux besoins de l’entreprise et qui est adaptée à son environnement technologique.

Préparation du déploiement

Avant de déployer la solution de BPM, il est important de s’assurer que tous les préparatifs sont en place, comme la formation des utilisateurs et la configuration de l’environnement technologique.