Qu’est-ce que le contract management ?

Définition du contract management – gestion des contrats 

Le contract management, ou gestion de contrat, est une discipline qui consiste à gérer les contrats conclus entre une entreprise et ses clients, fournisseurs ou partenaires. Cela peut inclure la négociation de contrats, le suivi de leur exécution et la résolution de tout problème ou litige qui pourrait survenir.  

La gestion de contrat vise à assurer le respect obligations contractuelles par les deux parties et à maximiser les avantages pour l’entreprise tout en minimisant les risques et pertes financières. Cela peut également impliquer la gestion de la relation avec les parties contractantes et la communication avec elles au sujet des questions liées au contrat. 

Le contract management permet ainsi de gérer de bout en bout tout le cycle de vie d’un contrat. A savoir, depuis la création jusqu’à l’exécution, en passant par les étapes de négociation, signature du contrat et stockage.  

Le contract management devient stratégique pour les entreprises et ce à différents niveaux. 

Sur un plan financier : Gérer correctement ses documents contractuels est devenu incontournable pour optimiser la rentabilité d’une entreprise et la maîtrise des risques financiers. 

Sur un plan juridique : Se protéger des risques contractuels et financiers, notamment lorsque le volume de contrats signés devient important. 

Ainsi, d’un point de vue opérationnel, la gestion contractuelle répond aux enjeux de performance d’une entreprise. 

Les bénéfices du contract management : 

Le contract management apporte de nombreux avantages pour une entreprise :

Amélioration de la qualité des contrats

En prenant le temps de bien comprendre les termes et les conditions de chaque contrat, il est possible de s’assurer que les contrats sont équilibrés et justes pour les deux parties.

Réduction des coûts

En surveillant de près l’exécution des contrats et en résolvant rapidement les problèmes qui peuvent survenir, il est possible de réduire les coûts liés aux retards ou aux erreurs.

Amélioration de la performance

En s’assurant que les contrats sont exécutés correctement, il est possible d’améliorer la performance globale de l’entreprise.

Meilleure collaboration avec les partenaires

En établissant des relations de confiance avec les parties contractantes, il est possible de développer des collaborations plus efficaces et durables.

Gestion des risques

En identifiant et en gérant les risques liés aux contrats, il est possible de minimiser les risques pour l’entreprise.

Si la discipline est adossée à un logiciel de contract management, vous obtenez des bénéfices immédiats :

  • Sécuriser le processus de création et validation du contrat conformément à vos règles de gestion
  • Donner une visibilité sur l’état d’avancement et l’exécution du contrat par rapport aux engagements réciproques de chaque partie prenante
  • Mesurer les écarts entre entre d’une part, les engagements contractuels et la réalité du terrain d’autre part
  • Piloter le cycle contractuel et suivre les différentes alertes

Le contract management doit intégrer systématiquement : 

  • La gestion du cycle de vie du contrat : création, négociation, validation, signature, exécution/mesure, clôture
  • La gestion et le pilotage de la relation avec les tiers : fournisseurs, clients, partenaires, sous-traitants et autorités administratives
  • La gestion des résultats du contrat, en termes de coûts, de performance, de qualité et de délais
  • La gestion des écarts par rapport aux engagements contractuels

Pourquoi digitaliser le processus de contract management ? 

Piloter et suivre les contrats 

La digitalisation du processus de contract management est une des clés pour vous permettre de piloter vos contrats client, fournisseur, partenaire. 

Les solutions digitales de contract management permettent de gérer simplement et en toute sécurité toutes les étapes du cycle de vie d’un contrat grâce à des fonctionnalités d’aide à la création, de validation (workflow), de signature électronique, de rappels automatiques, de suivi des engagements contractuels. 

Depuis une interface unique le contract manager sera en mesure de piloter l’ensemble des contrats. Fini, le partage de documents Word sur un espace réseau, les relances manuelles par mail afin d’obtenir une validation, les envoies postaux pour obtenir une signature, le suivi de l’exécution via un tableau Excel. Les outils bureautiques trouvent vite leurs limites dès que le volume de contrats devient important. 

Dématérialiser les contrats 

Une solution digitale de contract management vous apporte les fonctions suivantes : 

> Création d’un contrat à partir d’un modèle

> Pré-saisie automatique des informations contractuelles à partir de méta-données

> Edition en ligne du contrat / modification / annotation / correction

> Validation du contrat via un workflow intégralement personnalisable

> Signature électronique du contrat

> Suivi de l’exécution du contrat : Rappel automatique sur les jalons : engagements contractuels / livrables Mesure des écarts

> Pilotage et reporting : Typologie des contrats / Montant des engagements

Comment mettre en place une solution de contract management

Établissez vos objectifs

Définissez ce que vous souhaitez accomplir avec votre solution de gestion de contrat, quels contrats, quels problèmes vous souhaitez résoudre et quels avantages vous espérez en tirer.

Évaluez votre situation actuelle

Examinez votre processus de gestion de contrat actuel et identifiez les forces et les faiblesses de votre système actuel.

Déterminez vos besoins

Décidez des fonctionnalités et des outils dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs et améliorer votre processus de gestion de contrat et éventuellement d’autres processus.

Étudiez les différentes options

Examinez les différentes solutions de gestion de contrat et plus largement les solutions de gestion de processus disponibles sur le marché et choisissez celle qui convient le mieux à vos besoins et à votre budget.

Mettre en place la solution

Formation du personnel et mise en place des processus pour assurer une utilisation efficace de la solution.

Suivi et évaluation

Suivez l’efficacité de votre solution de gestion de contrat et apportez des modifications en conséquence pour améliorer encore son utilisation.