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CommerceLa GED dans le domaine du social, une accélération des besoins
Confinement, télétravail, la GED pour l’Aide Sociale devient essentielle
La GED sociale, définition
La Gestion Électronique des Documents (GED) est un outil crucial pour les organisations travaillant dans le domaine social. La GED est un système permettant de gérer efficacement les documents dématérialisés, tout au long de leur cycle de vie.
Elle est de plus en plus employée dans l’action sociale. Cela augmente l’efficacité et la qualité des services offerts aux citoyens.
Les professionnels de l’action sociale sont confrontés à des enjeux et des défis tels que la gestion des dossiers, la coordination entre les différents acteurs, la sécurité et la confidentialité des informations, ainsi que les besoins croissants en matière de transparence et d’efficacité. La GED dédiée à l’Aide sociale peut être définie comme GED sociale.
GED sociale premier pas dans la dématérialisation du service public ?
La dématérialisation du service public est un sujet d’actualité, en particulier depuis le confinement. Depuis octobre 2017, une démarche globale d’amélioration de la qualité du service numérique a été mise en place dans le cadre du lancement du plan Action publique 2022. La période de confinement de 2019 a souligné l’importance pour les services publics et notamment pour les professionnels de l’Aide sociale, d’avoir un accès complet aux données et aux dossiers des utilisateurs, à tout moment et partout, afin d’assurer une continuité dans le traitement des demandes et dans le service.
Traiter des documents papier est-ce encore viable ?
Les documents sensibles à traiter pour les demandes d’aides sociales
Les services de l’action sociale doivent faire face à de nombreux défis dans l’administration et le traitement des demandes et des dossiers. Ils gèrent de nombreux documents sensibles pour traiter les demandes et aider au mieux les citoyens. Le domaine de l’aide sociale utilise divers types de documents, tels que les dossiers de demande d’aide sociale, les certificats médicaux, les attestations de revenus, les bulletins de salaire, les fiches de paie et les factures…
Assurer une bonne prise en charge des demandes pour améliorer le service aux usagers
Les agents des organismes tels que les MDPH, l’aide sociale aux logements ou encore l’ASG traitent des documents papiers chaque jour. Ils collaborent avec de multiples personnes et conservent l’information. Ils s’assurent d’éviter les pertes et suivent le traitement des demandes.
L’usager doit fournir les documents nécessaires. Cela peut être exigé plusieurs fois. Il peut être difficile de suivre l’avancement de la demande. Il peut envoyer des mails, faire parvenir des courriers, se rendre au guichet, il faut alors récupérer, classer et archiver ses documents.
Les enjeux auxquels sont confrontés les agents de l’Action sociale
Les services sont confrontés à de nombreux enjeux : la gestion des dossiers, la collecte de l’information depuis différents canaux, la coordination entre les différents services et interlocuteurs, la sécurité et la confidentialité des informations, le suivi et la traçabilité ; ainsi que les besoins croissants en matière de transparence et d’efficacité.
La GED sociale pour répondre aux défis
La GED sociale offre de nombreux avantages.
Elle permet la centralisation des données et facilite la collaboration entre les acteurs de l’action sociale.
De plus, elle améliore l’efficacité et la qualité des interventions et optimise les coûts. Elle permet de :
– Gérer les dossiers plus efficacement.
– Un accès rapide et facile aux informations.
– Faciliter la coordination entre les acteurs.
– Garantir sécurité et confidentialité des données des citoyens.
Les avantages de la GED sociale
La GED sociale offre des avantages considérables en termes de simplification des processus administratifs, d’optimisation de la gestion des documents et d’amélioration de la qualité des services offerts aux citoyens.
Réduire le papier, stocker en GED sociale
Moins de papier
Un avantage de la GED sociale est la réduction de l’utilisation de papier. En effet, la GED permet de stocker tous les documents électroniquement, ce qui élimine la nécessité d’imprimer et de stocker des copies papier. Cela permet non seulement de réduire les coûts liés à l’impression et au stockage, mais aussi de réduire l’impact environnemental.
L’archivage simplifié et le droit à l’oubli
La GED sociale permet également une gestion plus efficace de l’archivage des documents. En effet, la GED permet de stocker les documents électroniquement et de les classer selon différents critères, ce qui facilite leur recherche et leur récupération. De plus, la GED permet également de garantir le droit à l’oubli en supprimant les données personnelles des individus lorsque cela est nécessaire.
Rendre le travail des agents plus simple
Optimisation de la gestion des documents
En les centralisant et en les rendant accessibles à tous les membres de l'administration publique. Les documents peuvent être classés et organisés de manière logique et structurée, ce qui facilite leur recherche et leur utilisation. La GED sociale permet également de sécuriser les documents en mettant en place des mécanismes de contrôle d'accès et de protection des données.
Simplification des processus administratifs
La GED sociale permet de simplifier les processus administratifs en réduisant le temps nécessaire pour la gestion des documents. Les documents peuvent être numérisés et stockés électroniquement, ce qui permet de réduire le temps nécessaire pour la recherche et la récupération des informations. Fini la perte de documents ; ou les documents stockés en double. La GED sociale permet de simplifier les processus de validation et de signature des documents.
La collaboration entre les différents acteurs
La GED permet aux différentes parties prenantes d'accéder aux documents en temps réel, de les modifier et de les partager. Cela permet une meilleure communication et une collaboration plus efficace entre les différents acteurs impliqués, tels que les agents de l’administration publique, les usagers et demandeurs.
Une GED social connectée aux outils métiers
La GED sociale est connectée directement au logiciel métier qui gère la vie des dossiers, suit et traite les dossiers. C’est toujours depuis l’outil métier que les demandes sont pilotées. La GED sociale est intégrée de manière transparente dans l’environnement.
Tout le processus de la création de l’individu à l’archivage de son dossier et prenant en compte le besoin de créer diffuser, signer des documents, suivre des courriers peut être géré facilement grâce à la digitalisation.
Améliorer la relation avec le citoyen
Amélioration de la qualité des services offerts aux citoyens
La GED sociale permet d’améliorer la qualité des services offerts aux citoyens en facilitant l’accès à l’information et en réduisant les délais de traitement. Les citoyens peuvent accéder à l’information en ligne, ce qui réduit le temps nécessaire pour obtenir une réponse. De plus, la GED sociale permet de réduire les erreurs et les omissions en automatisant certains processus, ce qui améliore la fiabilité et la qualité des services offerts.
Proposer des téléservices et améliorer la relation avec le citoyen
Enfin, la GED sociale se connecte en toute transparence au portail de l’administration et aux téléservices et permet d’améliorer la relation avec le citoyen. En effet, couplée aux outils comme le portail de téléservices les documents sont automatiquement traités, classés archivés, et les citoyens peuvent accéder à leurs documents électroniquement et effectuer des démarches en ligne. Cela permet de réduire les délais de traitement et d’améliorer la satisfaction des citoyens.
La GED sociale apporte de nombreux avantages pour répondre aux défis actuels des administrations publiques. En simplifiant les processus administratifs, en optimisant la gestion des documents et en améliorant la qualité des services offerts aux citoyens, la GED sociale peut aider à moderniser et à améliorer l’efficacité des professionnels de l’aide sociale.
