Optimisation de la Gestion Électronique des Documents – Office du Baccalauréat du Cameroun X Leap Ahead Consulting

Contexte

Leap Ahead Consulting, en tant que partenaire d’Efalia au Cameroun, s’est distinguée en remportant l’appel d’offres émis par l’Office du Baccalauréat du Cameroun (OBC) pour la mise en place d’un logiciel de Gestion de contenu. L’OBC, chargé de la gestion, de l’organisation et de la supervision des examens du baccalauréat, ressentait le besoin pressant de moderniser son infrastructure documentaire. 

 

Pourquoi rechercher un telle solution ?

 

La nécessité de modernisation était impérieuse pour l’OBC. Le volume croissant de documents, la complexité des processus administratifs et la nécessité de répondre aux attentes des parties prenantes exigeaient une solution robuste. L’utilisation d’un système de gestion documentaire permettrait à l’OBC de rationaliser ses processus, de garantir la sécurité des données sensibles et de simplifier l’accès aux informations, contribuant ainsi à une gestion plus efficace des examens du baccalauréat. 

 

Comment s’est déroulée l’implémentation de ce projet ?

 

Leap Ahead Consulting a mis en œuvre la solution Efalia ECM, répondant aux besoins spécifiques de l’OBC. Le déploiement a été réalisé sur place par Fabrice LAMBERT, un expert de Leap Ahead Consulting, qui s’est rendu au Cameroun pour une semaine dédiée à cette mission. Pendant cette période, il a orchestré la mise en place d’Efalia ECM dans les locaux de l’OBC, assurant une intégration fluide avec les processus existants. 

 

L’un des aspects cruciaux du projet a été la migration des données numériques historiques de l’OBC, qui étaient stockées dans une ancienne version d’Efalia ECM Une surprise attendait Fabrice : il a découvert que les données numériques historiques étaient également au format d’une version antérieure d’Efalia ECM, une chance pour lui car il avait conservé cette version sur son propre laptop. Ce cas a démontré l’importance d’avoir des experts flexibles et préparés à adapter leurs méthodes en fonction des situations inattendues mais également la crucialité d’avoir des solutions d’archivage dignes de ce nom pour une récupération facilités des informations.  

 

En parallèle, des sessions de formation ont été dispensées aux utilisateurs et gestionnaires de l’OBC. Cette phase a été conçue pour répondre aux besoins spécifiques de chaque catégorie d’utilisateurs, garantissant une adoption en douceur de la nouvelle solution. 

 

Quels bénéfices ont pu être observés grâce à Efalia ECM ?

 

La collaboration entre Leap Ahead Consulting, l’OBC et Efalia a abouti à des avantages très significatifs : 

 

Optimisation des Processus :

La solution Efalia ECM a permis à l’OBC de rationaliser ses flux de travail documentaires, réduisant le temps consacré à la gestion manuelle des documents et des données. 

 

Sécurité et Conformité :

La sécurité des données sensibles a été améliorée grâce aux fonctionnalités de sécurité avancées d’Efalia ECM, garantissant une conformité aux normes et réglementations en vigueur. 

 

Accessibilité Améliorée :

L’accès aux informations critiques a été facilité, ce qui a renforcé la capacité de l’OBC à répondre rapidement aux demandes des parties prenantes. 

 

Formation et Adoption :

Les sessions de formation personnalisées ont permis aux utilisateurs et gestionnaires de l’OBC de maîtriser rapidement la nouvelle plateforme, favorisant une adoption réussie et un enthousiasme commun pour le produit.  

 

 

En conclusion, grâce à la collaboration avec Leap Ahead Consulting et à la mise en place de la solution Efalia ECM, l’Office du Baccalauréat du Cameroun a réussi à moderniser sa gestion documentaire, renforçant ainsi son efficacité opérationnelle et sa capacité à gérer efficacement les examens du baccalauréat. Ce partenariat a souligné l’importance d’un accompagnement d’experts flexibles et compétents dans la réalisation de projets complexes de GED.