La composition interactive de contrat de travail

Comment sécuriser la création d’un contrat de travail ?

Pour illustrer l’importance de la gestion des contrats de travail dans une organisation, prenons l’exemple d’une association d’aide humanitaire française à la renommée internationale.

Elle a pour objectif de venir en aide aux personnes en difficulté en France et à l’étranger. Ses missions fondamentales sont l’urgence, le secourisme, l’action sociale, la formation, la santé et l’action internationale.

Elle compte plus de 59 000 bénévoles et 18 000 salariés. Son réseau est constitué de 1 019 implantations locales, 108 délégations départementales et territoriales et 573 établissements sociaux, médico-sociaux et sanitaires, répartis sur l’ensemble du territoire français, y compris dans les départements et territoires d’outre-mer.

Face au volume important des embauches, un risque important (et générant ou contribuant à des contentieux) nait des situations suivantes :

Une hétérogénéité des pratiques RH et des contrats

• Diversité et hétérogénéité de compétences des « rédacteurs » des contrats de travail ;
• Spécificité de certains établissements ou services qui nécessite à la fois une adaptation des modèles nationaux (intégration des éléments extra conventionnels) et un encadrement strict de la rédaction ;
• Recours aux « copier/coller » fréquent quand l’établissement fait face à un volume important ;
• Volonté de certains acteurs de s’affranchir des règles du droit social (ex : motifs légaux de recours aux CDD).

La nécessité de sécuriser la production des contrats

Le but est de doter cette association d’un outil ainsi que d’un processus sécurisant la rédaction des contrats de travail et répondant à ses enjeux, tout en garantissant les objectifs suivants :

• Garantir l’homogénéité des contrats sur la forme et sur le contenu, notamment dans le cadre des démarches de certification des établissements (NF services, ISO, …)
• Sécuriser la rédaction des contrats de travail et réduire le risque de contentieux (requalification des CDD en CDI, détermination du temps de travail des salariés,…),
• Gagner du temps à la rédaction des contrats de travail,
• Fournir aux utilisateurs un outil fiable, efficace et pratique permettant de valoriser le service RH auprès des utilisateurs
• Avoir accès à l’ensemble des contrats de l’association au travers d’un lieu de stockage unique et assurer la traçabilité des avenants (partage de l’information entre le niveau local, régional et national).

Quelles solutions pour dématérialiser de bout en bout le contrat de travail ?

Efalia a co-construit la solution à partir de la Suite Efalia, composée des modules Efalia Compose, Efalia Process et Efalia Safe. Respectivement pour la composition du contrat, le processus de validation et signature du contrat, l’archivage.
L’analyse des contrats de travail montre qu’il est nécessaire de décomposer ce dernier en un ensemble d’articles et de clauses.
Il est à noter aussi que certaines clauses sont paramétrables par l’utilisateur (Nom, prénom…). Dans ce cas, ceci représente plus de 400 variables possibles.
Un processus de composition de clause permet de définir des clauses incluant des données dynamiques que l’utilisateur doit renseigner. Ce processus aliment ainsi la gestion d’un référentiel de contrats, d’articles et de clauses.

• Lors de la constitution d’un contrat de travail, l’utilisateur doit dans un premier temps choisir la trame qu’il souhaite créer (Type de contrat, classification, type d’emploi, durée du travail). En regard de ces éléments, Efalia Process va dynamiquement proposer la saisie des informations nécessaires. L’ensemble des contrôles est réalisé puis la génération du contrat au format PDF est effectuée pour être jointe à la fiche.
• La fiche doit subir un circuit de validation en fonction du rôle et de la localisation de chaque personne.
• Pour répondre à la “complexité” de l’organisation décentralisée de l’association du Workflow, les concepts d’Unités Organisationnelles de Efalia Process permettent de répondre complètement à toutes ces formes de structure.

Une fois le circuit de validation réalisé le document est alors mis à disposition de l’outil Efalia Safe  afin d’en assurer la sauvegarde.