Gestion Electronique des Documents – ROXANE CONFIE LA TÂCHE À EFALIA

700 000 documents/ an gérés par la GED

GED interfacée aux outils métiers

Intégration automatique de + 350 000 factures /an

Prise en main et appropriation facilitées

Présentation

Roxane est le leader français des eaux minérales, avec des marques telles que Cristaline, Vichy, Saint Yorre, Thonon ou encore Courmayeur. Depuis da création en 1954, la société ROXANE a connu une croissance spectaculaire dans le domaine de l’eau, et des boissons sans alcool. Roxane a su dynamiser sa force commerciale et son savoir-faire à l’international.

Contexte du projet de dématérialisation des factures et des documents de transports.

Roxane opère dans le secteur de la grande distribution. Elle fait partie des plus grands fournisseurs d’eaux minérales et de sources. Le volume d’activité est donc très important, ainsi que le nombre de documents commerciaux que cette société doit émettre, recevoir, gérer, archiver etc. Roxane émet plus de 350 000 factures par an. La dématérialisation est très vite apparue comme irremplaçable pour gérer ce volume.

Le premier objectif de Roxane, dans le cadre d’une dématérialisation, est de réduire la volumétrie documentaire actuelle. La dématérialisation doit aussi permettre d’optimiser la gestion des documents de transport. Enfin, Roxane traite aussi les BL (bons de livraison), et les lettres de voitures. Elle livre à partir de 40 sites dispersés sur tout le territoire, qui sont eux-mêmes reliés à plusieurs centres de gestion. La dématérialisation doit être un facteur essentiel d’efficacité dans le cas de cette structure éclatée.

POURQUOI LA GED Efalia Doc, la solution de gestion électronique de documents d’Efalia ?

  • Connexion aisée à des outils métiers
  • Prise en main et appropriation facilitées
  • Fonctionnement «Full Web», facile à déployer et à utiliser

Retours d’expérience et bénéfices

GESTION ÉLECTRONIQUE DES BONS DE LIVRAISON

La capacité d’un transporteur à gérer ses documents de transports, en particulier les Bons de Livraison (BL) ou lettres de voitures émargées par le destinataire, est essentielle en matière de traçabilité et de gestion de litiges éventuels. Dans le cas des bons de livraison papier, une solution consiste à les numériser quotidiennement depuis le siège social ou les agences, les indexer de façon automatique par lecture de code barre ou OCR et les classer dans la solution de gestion électronique de documents d’Efalia. Les documents numériques sont ensuite contrôlés et deviennent accessibles depuis la solution de gestion électronique de documents d’Efaliaou même depuis votre application métier si vous avez choisi un de nos connecteurs. Ces documents peuvent même être mis à disposition de vos clients via le portail Efalia Doc. Tout en gardant la possibilité de récupérer vos bons de livraison, ils sont désormais indexés et consultables tout en économisant de la place et du temps de recherche.

IMPORT DES ÉDITIONS SPOOL DANS LA GED

Ce module permet la récupération, le découpage, l’indexation et le classement automatisé des éditions spools en provenance de vos autres applicatifs. Il suffit que ceux-ci disposent d’une possibilité d’impression en pdf: Efalia Doc récupère le fichier, le lit et utilise les données du fichier pour indexer le document, en général en le découpant pour l’intégrer dans plusieurs dossiers. Le cas typique d’utilisation est celui des fichiers paie qui sont émis mensuellement par les logiciels de paie sous la forme d’un seul fichier comprenant la totalité des salariés. Efalia Doc récupère ce fichier, le découpe et classe chaque feuille de paie dans le dossier « individu » concerné.