Gestion électronique de documents – LE DÉPARTEMENT DE LA MARNE CHOISIT EFALIA POUR L’ACTION SOCIALE DÉPARTEMENTALE

Le Département de la Marne a retenu la solution de Gestion Electronique de Documents d’Efalia (Efalia Doc) pour l’action sociale départementale.

Ce projet est une première étape dans le processus menant à davantage de dématérialisation dans tous les domaines de compétences de la collectivité.

Il a donc été décidé de mettre en œuvre le traitement dématérialisé d’une partie des dossiers de la Direction de la Solidarité Départementale (DSD) afin d’atteindre les objectifs suivants :

  • Gain d’espace physique passant par la destruction des documents après leur numérisation
  • Diminution des temps de traitement et diminution du risque de perte de données
  • Meilleur respect du règlement général sur la protection des données (RGPD), en améliorant la gestion du cycle de vie des documents à la pièce, et permettant ainsi de mieux répondre à l’exigence de minimisation des données
  • Facilitation du télétravail grâce à la dématérialisation complète de la chaine de traitement des dossiers

 

Les particularités du projet reposent sur l’intégration du système de gestion électronique de documents d’Efalia avec le logiciel métier SOLIS, ainsi qu’une interaction avec la GED Alfresco pour les pièces financières. Egalement, une chaîne de numérisation permet la destruction du document papier à l’issue de sa numérisation.

La solution de gestion électronique de documents d’Efalia a été retenue notamment pour le respect de l’intégrité des documents stockés durant la période de préarchivage (Efalia Doc faisant office de SAE intermédiaire), et le versement des documents vers le SAE du Département (XSACHA pour l’archivage définitif).

Le démarrage du projet est prévu courant du mois d’octobre pour une mise en production en février 2022 soit 5 mois de projet.