Ihre fachlichen Bedürfnisse
Finanzen und Recht
Qualität
Humanressourcen
Öffentlicher Dienst/Verwaltungen
Handel (Verkauf und Marketing)
84
Berufstätige gehen davon aus, dass sie bei der Suche nach Informationen Zeit verlieren*
Dokumentenmanagement (DMS)
Ein DMS oder elektronisches Dokumentenmanagement ist heute eine unumgängliche Lösung für das Informationssystem einer öffentlichen oder privaten Organisation.
Auf diese Weise können alle Dokumente Ihrer Organisation geordnet, mit Anmerkungen versehen, verbreitet und durchsucht sowie zur Zusammenarbeit genutzt werden.
Probleme, die ohne ein Tool zur Dokumentenverwaltung auftreten
30min. bis 1 Tag
Die durchschnittliche Zeit, die täglich für die Suche nach einem Dokument/einer Information ohne ein zentrales Repository vom Typ DMS aufgewendet wird
93
Der Befragten wünschen sich einen zentralen Zugangspunkt für die Daten und Dokumente der Organisation**
86
Der befragten Berufstätigen glauben, dass die Verwendung eines DMS ihre Arbeit effizienter machen würde*
Was ist Dokumentenmanagement oder Elektronisches Dokumentenmanagement?
Um die Effizienz Ihrer Organisation zu steigern, die zeitraubenden Aufgaben Ihrer Mitarbeiter zu reduzieren und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren, müssen Informationen und Dokumente sofort, überall und jederzeit verfügbar sein.
Ein DMS ist eine Lösung, die – sehr häufig auf dem Markt – offen ist und sich in Ihr Ökosystem einfügt. Ein Dokumentenmanagementsystem allein wird Ihnen zu mehr Effizienz verhelfen. Wenn Sie es mit Ihren Geschäftswerkzeugen verbinden und vollständig in Ihr IS integrieren, erhalten Sie einen effizienten und umfassenden Überblick über alle Ihre Unternehmensdokumente.
Eine DMS-Software ermöglicht Ihnen die Verwaltung aller Unternehmensinformationen, indem sie die Ablage der Akten harmonisiert, ihren Zugriff sichert und die Suche nach Informationen erleichtert. Entscheiden Sie sich für ein effizientes Ablagesystem und optimieren Sie den Dokumentenfluss mithilfe von Freigabekreisen.
So garantiert Ihnen eine DMS-Lösung eine optimale Verwaltung Ihrer Informationen für eine bessere Zusammenarbeit Ihrer Teams, und zwar unabhängig von der jeweiligen fachlichen Problematik: Personalwesen, Finanzen, Einkauf, Qualität, Vertrieb, Recht, …
Effizienz und Organisation
Verwaltung und Sicherheit
Kundenzufriedenheit
Konformität und Qualität
Eine Lösung für das Dokumentenmanagement: Für welchen Bedarf? Zu welchem Zweck?
Ein DMS ist eine multifunktionale Lösung, die den Schlüsselproblemen von Organisationen gerecht wird, zumal in einem Kontext von Mobilität und Telearbeit, in dem die Zusammenarbeit noch wichtiger geworden ist.
Zentralisierung
der Dokumente der Organisation unabhängig vom Erfassungskanal
Strukturierung
und Automatisierung von Dokumentenprozessen
Ordnen
Suchen und Speichern von Unternehmensinformationen
Gewährleistung
der Sicherheit und Konformität von Unternehmensdokumenten
Zentralisierung der Dokumente der Organisation
Sie stellen regelmäßig fest, dass Informationen fehlen, Dokumente verloren gehen oder umgekehrt in verschiedenen Anwendungen Doppelgänger vorliegen? In verschiedenen Versionen? Einige Dokumente gibt es in Papierform, andere liegen digital vor? Ihre Mitarbeiter verlieren Zeit und ermüden.
Mit einer Lösung für das Dokumentenmanagement können Sie alle Dokumente und Informationen Ihrer Organisation zentralisieren, unabhängig von ihrer Herkunft: Papier, digitale Daten, Geschäftsanwendungen usw. Das Tool wird so zum Eckpfeiler Ihres IS, mit zahlreichen Vorteilen:
Schneller Zugang zu Informationen,
Eine einzige Anlaufstelle für den einfachen Zugang zu Informationen,
Unabhängigkeit der Mitarbeiter
Effizienz der Organisation
Strukturierung und Automatisierung von Dokumentenprozessen
Um den größten Nutzen aus einer Dokumentenmanagementplattform zu ziehen, ist es wichtig, dass sie sich in Ihr Ökosystem integriert und dass die Dokumentenprozesse im Tool repliziert werden (durch Digitalisierung der Informationen, der Dokumente, aber auch der Workflows für die Übertragung, Bearbeitung und Freigabe der Dokumente).
Diese Dokumente können aus verschiedenen Quellen stammen: Geschäftsanwendungen, Korrespondenz im Papierformat, E-Mails, digitale Dokumente…
In einem Kontext der Mobilität werden die Prozesse nicht verlangsamt, sondern digital weitergeführt oder sogar beschleunigt, dank der Benachrichtigungen und Tracking-Dashboards.
Mit der Digitalisierung der Dokumentenprozesse im DMS-Tool wird die Integration von Dokumenten automatisiert, ebenso wie Workflows sowie bestimmte Aufgaben (u.a. die Überprüfung, Versionierung, Validierung, Archivierung).
Optimierung des Informationsflusses
Optimierung der Zusammenarbeit mit zentralisierten Informationen
Verbesserte Produktivität
Ordnen, Suchen und Speichern von Unternehmensinformationen
Informationen zu sammeln ist gut, sie den richtigen Personen zur richtigen Zeit zugänglich zu machen, ist besser. Ob intern oder bei Kunden – eine Information, die ihr Ziel nicht erreicht, ist nutzlos. Daher muss sichergestellt werden, dass bei der Verbreitung dieser Informationen planmäßig vorgegangen wird.
Eine zentrale Dokumentenverwaltungsplattform ermöglicht es in einer Organisation, alle Dokumente abzulegen, zu suchen, zu indexieren und zu speichern. Die Indexierung über alle Dokumente hinweg ermöglicht es, Metadaten (Schlüsselwörter) zu definieren, die für die Ablage, die Suche und anschließende Speicherung nützlich sind. Diese Speicherung kann in einem DMS erfolgen und durch die Archivierung in einem zertifizierten digitalen Tresor ergänzt werden.
Erleichterter Informationsaustausch (intern und extern)
Einhaltung der Ablageordnung
Einhaltung von Fristen
Höhere Zufriedenheit, wenn die Informationen zum erforderlichen Zeitpunkt gefunden werden
Gewährleistung der Sicherheit und Konformität von Unternehmensdokumenten
Unternehmensdaten sind der Eckpfeiler einer Organisation. Ihr Verlust (durch Bedienungsfehler, ungewollte Verbreitung oder Cyberangriffe) oder Probleme beim Datenzugriff können ein Unternehmen lahmlegen oder sogar in seiner Existenz gefährden.
Die Verwertung der Unternehmensdaten ist für das reibungslose Funktionieren der Einheit von entscheidender Bedeutung.
Ein DMS-Tool ist mit Prozessen ausgestattet, die die Sicherheit und Integrität der Unternehmensinformationen jederzeit gewährleisten. Die Feinsteuerung der Berechtigungen, die Versionierung, die Rückverfolgbarkeit, die Verschlüsselung oder auch die automatischen Backups sind die Garantie für den Fortbestand Ihres Unternehmens unter allen Umständen.
Garantierte Rückverfolgbarkeit
Zeitstempel für Dokumente und Versionierung
Einhaltung von Vorschriften
Einhaltung der Vertraulichkeit der Informationen
Welche Vorteile können Sie von einer Dokumentenmanagement-Software erwarten?
Eine DMS-Plattform ist ein Leistungsbooster: Ihre Investitionsrendite macht sich auf mehreren Ebenen bemerkbar.
Gewinnen Sie
Produktivität zu steigern und Informationen zu sichern
Strukturieren Sie
Informationen in einem einheitlichen Repository
Optimieren Sie
die interne Kommunikation und die interne/externe Zufriedenheit
Erleichterte Einhaltung
von Vorschriften und ökologisches Engagement
Steigerung der Produktivität und Sicherung der Informationen
Mit einem leistungsstarken Dokumentenmanagement sparen Sie Such-, Ablage- und Handhabungszeiten im gesamten Dokumentenfluss dank der Automatisierung von Prozessen, der Indexierung und der Ablage von Dokumenten. Sie haben den kompletten Überblick und Ihre Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
Unabhängig davon, ob Sie sich für ein On-Premise- oder ein Saas-Hosting entscheiden, sind die Informationen dank Zugriffskontrollen sicher, ein Aktivitätsprotokoll zeichnet die Zugriffe auf und es werden regelmäßig Backups durchgeführt.
Strukturierung von Informationen in einem einzigen Repository und Standardisierung der Ablage
Jedes Dokument ist in einem einzigen Repository als einziges Exemplar und somit ohne Duplikate vorhanden und kann nach verschiedenen Kriterien (Metadaten) durchsucht werden.
Die Benennung sowie die Ablage der Dokumente werden konfiguriert, um anschließend die Nutzung der verfügbaren und aktuellen Ordner zu erleichtern.
Optimierung der internen Kommunikation und der internen/externen Zufriedenheit
Die Veränderung der Arbeitsgewohnheiten hat sich mit der Gesundheitskrise noch beschleunigt, insbesondere in Bezug auf den digitalen Wandel und den Bedarf, mobil oder im Home Office auf Unternehmensressourcen zugreifen zu können. Eine Plattform für das Dokumentenmanagement erleichtert die interne Kommunikation, die Ressourcen sind für alle Mitarbeiter zugänglich und erleichtern die Zusammenarbeit.
Bei den internen Teams lässt sich eine höhere Zufriedenheit feststellen, da ihre Anfragen schneller bearbeitet werden, was zu einer besseren Kundenbetreuung und eingehaltenen Fristen führt.
Erleichterte Einhaltung der Vorschriften und Schonung der Umwelt
Mithilfe des Dokumentenmanagements können Sie die Anforderungen und Verpflichtungen zur Einhaltung der Vorschriften für Ihre Dokumente erfüllen: Rückverfolgbarkeit und Zeitstempel, Aufbewahrungsdauer, Bearbeitungsfristen, Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten.
Die Verpflichtung der Unternehmen zur Verbesserung ihrer CO2-Bilanz motiviert sie dazu, auf digitale Lösungen umzusteigen. Am auffälligsten ist die drastische Reduzierung des Papierverbrauchs zugunsten digitaler Dokumentations- und Archivierungsprozesse.
Die unverzichtbaren funktionalen Bausteine des Dokumentenmanagements
Eine Lösung für die elektronische Dokumentenverwaltung besteht aus Funktionsbausteinen, die sich ergänzen, um den Dokumentenfluss der Organisation optimal zu verfolgen.
Sie beginnen Ihr Projekt mit einer unverzichtbaren funktionalen Basis, dann können optionale Module entweder zu Beginn oder zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt werden. So haben Sie die Einführung Ihres Dokumentensystems unter Kontrolle.
Erfassung und OCR
Indexierung und Klassifizierung
Suchen und Durchsuchen
Bearbeitung und Versionierung
Erstellung von Workflows und Verbreitung
Nachvollziehbarkeit und Sicherheit
Speicherung, zentrale Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten
Integration in das IS, Öffnung für Geschäftsanwendungen
Weil eine Demo mehr als tausend Worte sagt...
Vereinbaren Sie einen Termin und lassen Sie sich von einem unserer DMS-Experten eine persönliche Präsentation unserer Lösung für die elektronische Dokumentenverwaltung geben. Entdecken Sie die Funktionen, die Ergonomie und die Nutzungsmöglichkeiten.
Die wichtigsten Erwartungen mit der Einführung einer EDM-Lösung
71
Effizienz steigern (Kommunikation und Prozesse rationalisieren und optimieren, Zusammenarbeit)
55
Informationen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar machen
45
Bessere Rückverfolgbarkeit und Sicherheit von Informationen
Sie vertrauen uns
Unsere Kunden aus dem öffentlichen und privaten Sektor, Start-Ups, KMUs, ETIs und Großkonzerne vertrauen auf Efalia.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!
Was auch immer Ihre Problematik ist, zögern Sie nicht, unsere Experten für Dokumentenmanagement anzufragen und profitieren Sie von ihrem Fachwissen, gepaart mit ihrer Praxiserfahrung.
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