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Les défis quotidiens des services comptables
Au sein des départements comptables, les professionnels font face à un volume considérable de documents, qu’il s’agisse de factures clients ou fournisseurs, de bons de commande, de relevés bancaires ou encore de contrats fournisseurs. Cette multitude de documents, souvent sous différents formats, rend complexe leur traitement, leur classement, et leur archivage, entravant ainsi l’efficacité et la réactivité du service comptable.
La récente réforme de la facturation électronique, avec son obligation d’adopter la facture électronique pour toutes les transactions entre entreprises (B2B), représente un changement majeur pour les comptables. Pour rappel, cette réforme vise à simplifier les processus, réduire les délais de paiement, et améliorer la traçabilité des transactions. Toutefois, elle impose également aux services comptables de s’adapter rapidement à de nouvelles pratiques et à l’intégration de systèmes compatibles avec les standards de facturation électronique.
Face à ces défis, l’adoption d’un logiciel de GED se présente comme une solution stratégique cruciale, offrant des bénéfices significatifs en termes d’efficacité, de conformité et de productivité pour les services comptables, marquant ainsi un tournant vers une gestion documentaire optimisée et alignée sur les exigences modernes du secteur.
Quels sont les bénéfices d’une GED pour la comptabilité ?
1. Élimination de la saisie manuelle pour une meilleure efficacité
La saisie manuelle des données comptables est une tâche à la fois coûteuse et source d’erreurs. L’adoption d’une solution GED permet de minimiser ces saisies grâce à l’automatisation, réduisant significativement le temps et le coût associés au traitement des factures fournisseurs. Cette économie de ressources libère du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
2. Accélération et sécurisation du processus de bon à payer
La mise en place d’un circuit de validation électronique pour les factures fournisseurs accélère le processus d’approbation et de paiement. Une vue d’ensemble en temps réel des factures, de leur réception à leur validation, permet un suivi efficace et réduit les délais de traitement.
3. Rapprochement automatique des factures et commandes
La capacité de rapprocher automatiquement les factures et les bons de commande optimise la gestion des dépenses. Cette fonctionnalité assure une correspondance précise entre les services rendus ou les biens reçus et leur facturation, améliorant ainsi la précision et l’efficacité opérationnelle.
4. Le partage d’information avec les autres services
La GED favorise également une meilleure communication inter-services en permettant un accès rapide et sécurisé aux documents comptables nécessaires pour les décisions stratégiques, les audits, ou encore le suivi des projets. Elle facilite le travail collaboratif, essentiel dans un environnement de travail de plus en plus interconnecté.
5. Sécurisation de la piste d’audit fiable
Une solution GED offre les outils nécessaires pour établir une piste d’audit fiable, renforçant ainsi la conformité et la gestion des risques financiers. Cela permet une meilleure préparation aux contrôles fiscaux et une gestion transparente des documents.
6. Respect de la conformité
La dématérialisation des factures fournisseurs simplifie le respect des obligations légales en matière de facturation électronique. En assurant une gestion transparente et conforme, la GED aide les entreprises à se préparer efficacement aux audits et contrôles fiscaux.
« Grâce à la solution déployée par Efalia, nous n’avons pas eu besoin pour l’instant d’étoffer l’équipe et sommes très satisfaits des résultats obtenus, ceux-ci étant conformes aux objectifs que nous nous étions initialement fixés. »
Patrick P., Directeur
Quels sont les points d’attention ?
Compatibilité avec les systèmes comptables
La flexibilité et l’interopérabilité avec les systèmes de comptabilité existants sont cruciales. Une plateforme GED efficace doit pouvoir s’intégrer aisément aux logiciels métiers, centralisant la gestion des documents et des données financières sur une seule et même plateforme.
Sécurité et archivage numérique
Un coffre-fort numérique adossé à la GED offre un espace sécurisé pour la conservation des documents financiers importants. Cette solution d’archivage électronique garantit la protection et la pérennité des données, tout en facilitant leur récupération et leur gestion.
Conclusion
La GED s’impose comme une réponse adaptée aux défis quotidiens des services comptables, offrant une gestion documentaire optimisée, une conformité avec les nouvelles réglementations en matière de facturation électronique, et un soutien à la collaboration entre les différents services de l’entreprise. À l’heure où l’efficacité et la rapidité d’exécution sont primordiales, la GED en comptabilité constitue un levier stratégique pour les entreprises souhaitant améliorer leur performance financière et leur gestion documentaire.
