Transformation digitale

Facture électronique, Portail Chorus et gestion documentaire ?

Publié le

Facture électronique, Portail Chorus, Factures papiers : Vers plus ou moins de gestion documentaire ?

 

A partir de janvier 2017, les grandes entreprises ont l’obligation d’utiliser la facture électronique pour leurs clients publics. Par ailleurs, toute organisation est d’ores et déjà obligée d’accepter une facture électronique si son fournisseur fait ce choix. Ces deux éléments vont bien évidemment accélérer la diffusion de la facture électronique dès le début de l’année prochaine.

En parallèle, la mise en œuvre du portail Chorus (CPP: Chorus Portail Pro), offre aux organisations publiques et à leurs fournisseurs une plateforme d’échange et d’archivage de leurs échanges liés à la facturation de leurs échanges.

 

Quelles contraintes ou opportunités ces évolutions impliquent elles pour vous?

  • Tout d’abord, même si la facture électronique va devenir la règle, un grand nombre de factures continueront à vous parvenir sous format papier, pendant encore quelques années: la gestion de ces factures papiers sous ce format va vite devenir impossible quand les processus concernant les factures électroniques seront nativement dématérialisés: la numérisation dès leur arrivée de ces factures va donc devenir indispensable (sans supprimer l’obligation de conserver l’original papier dans cette forme). Nos solutions de numérisation avec divers niveaux d’automatismes, y compris des solutions de reconnaissances complète de toute facture vous faciliteront cette tâche devenue incontournable.
  • La gestion de l’ensemble de ces documents numériques va exiger de votre part la mise en place de véritables solutions de gestion documentaire. Vous ne pourrez plus vous contenter de répertoires partagés, ni de gestion de pdf dans vos logiciel financiers ou comptables. Seule une GED vous permettra de gérer ces documents dans leur bonne version, avec un archivage à valeur probante et une gestion du cycle de vie conforme à la législation. La rigueur que vous consacrez à vos archives papiers devra être mise en œuvre pour vos documents numériques.
  • Au niveau des processus financiers ou comptables, l’arrivée de la facture électronique va exiger de mettre en œuvre des processus entièrement dématérialisés pour la validation des factures et leur paiement. Nos offres de GED vous permettent de mettre en œuvre facilement ces processus, qui une fois mis en place vous assure d’une cohérence complète de traitement au travers de l’ensemble de l’organisation.
  • Enfin l’existence de la plateforme Chorus vous permet des échanges dématérialisés avec vos fournisseurs et clients;  l’accès à cette plateforme nécessite la mise en œuvre d’un connecteur standardisé; celui-ci vous permet:

– De récupérer l’ensemble des factures fournisseurs afin de les archiver dans votre propre environnement

– Le cas échéant, de les récupérer pour les fournir à votre outil comptable si celui-ci n’a pas la possibilité de le faire.

Capture d'écran d'un processus.
Partager sur