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C'est quoi la Piste d'Audit Fiable?

Les pouvoirs publics n’ont de cesse d’inciter depuis plusieurs années les organisations privées comme publiques à délaisser le papier pour la dématérialisation. Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises ont le choix entre 3 procédés d’échange de factures, permettant de donner une valeur « fiscale » aux factures :

  • L’EDI Fiscal
  • La signature électronique qualifiée
  • La Piste d’Audit Fiable qui est obligatoire dans tous les autres cas

Concrètement, les factures papier qui sont éventuellement scannées et toutes les factures électroniques non signées au format PDF simple et transmises par email ou déposées sur un portail fournisseur ont une valeur légale… sous condition de mettre en oeuvre une Piste d’Audit Fiable.

Ainsi la facture électronique ne rend pas pour autant obsolète la Piste d’Audit Fiable « PAF », car une facture ne se définit pas selon son format mais selon son contenu. (Directive Européenne 2010/45/UE applicable en France depuis le 1er janvier 2014).

LA DEFENITION

La PAF, selon l’administration fiscale, regroupe l’ensemble des dispositifs que doit mettre en œuvre l’entreprise pour être en capacité de démontrer à l’administration fiscale la réalité économique de l’opération facturée.

Ainsi, l’objectif principal de la Piste d’Audit Fiable est de pouvoir reconstituer de façon irréfutable la chronologie complète du processus de facturation.
Ce processus complexe couvre différentes étapes et démarre à partir de la contractualisation pour aller jusqu’au paiement. Plus précisément le processus couvre cinq grandes étapes qu’il est nécessaire de formaliser, de décrire conformément aux exigences de la Piste d’Audit Fiable :

  • La contractualisation (devis, contrat)
  • La commande
  • La logistique (livraison/réception)
  • La facturation
  • La trésorerie

Quels sont les risques en l'absence de Piste d'Audit Fiable?

Si les contrôles mis en place par votre entreprise ne permettent pas d'établir une traçabilité complète et irréfutable entre les commandes, les livraisons de biens ou les prestations de services réalisées, les factures, les règlements, alors les factures ne seront pas considérées, en cas de contrôle par l’administration fiscale, comme pièces justificatives des opérations effectuées par les parties prenantes.

Conséquences :

  • La TVA facturée par l’émetteur (fournisseur) est due
  • La déduction de la taxe est susceptible d’être remise en cause chez le récepteur (client) des factures.

Mais plus généralement, si le processus de traçabilité est absent ou très peu documenté, ce n’est pas cette absence proprement dit qui risque d’être sanctionnée mais bien ce que cette absence dissimule !

Ainsi pour lever toute suspicion de fraude vous devez être en capacité de fournir à l’administration fiscale une documentation avec l’ensemble des procédures et contrôles associés concernant le processus de facturation.

Quels bénéfices puis je tirer de la Piste d'Audit Fiable en dehors du contexte purement fiscal?

Les bénéfices sont nombreux et je les placerais à deux niveaux :

  • La réduction des risques opérationnels sur la TVA
    o Renforcement des mesures de contrôle notamment en matière de TVA
    o Sécurisation des traitements TVA
  • L’optimisation du processus facturation de façon générale
    o Stop aux achats sauvages : Traçabilité de la commande depuis le devis ou le contrat
    o Optimisation du rapprochement commande/facture
    o Processus de bon à payer et séparation des tâches (acheteur / payeur)

C’est sur ce second bénéfice que je vais m’attarder. En effet, quitte à faire un exercice de documentation des procédures, et à élaborer une cartographie des différents flux de facturation, autant se réinterroger sur ses processus internes de facturation, afin de tirer de cette contrainte réglementaire un levier d’optimisation de vos processus.

Comment y parvenir?

La Piste d’Audit Fiable doit garantir 3 grands principes que sont:

1- Authenticité de la facture

La cartographie du processus complet de facturation est une composante essentielle, car la Piste d’Audit Fiable impose de garantir l’authenticité de l’origine de la facture. Par conséquent il faut être en mesure de démontrer que l’organisation qui a établi la facture est bien l’organisation qui a rendu le service ou livré le bien.
Pour garantir cette authenticité il est nécessaire de pouvoir rapprocher les données des différentes pièces, à savoir :

  • La commande avec éventuellement le devis initial ou le contrat
  • Le bon de livraison ou de service fait
  • La facture

Bien entendu, ce processus de rapprochement commande/livraison/facture peut tout à fait être manuel, l’automatisation n’étant pas obligatoire. En revanche, vous devez conserver les preuves que le rapprochement a bien été réalisé, et ce, de façon systématique. On comprend vite que des solutions d’automatisation qui permettent de gérer de bout en bout tout le processus de rapprochement (Purchase to Pay) apportent de nombreux bénéfices, tant dans les temps de traitement que dans la fourniture de preuves en cas de contrôle.

Le contrôle peut aussi être assuré en amont du processus achat, en mettant en place un processus de création, validation de nouveaux fournisseurs, avant même d’enregistrer le tiers
dans votre ERP. Ce processus permet de valider les différentes données du fournisseur (SIRET, N° TVA, email, …).

Enfin, une solution de gestion de contrats, qui référence l’ensemble des contrats fournisseurs, permet d’associer à chaque facture la référence du contrat initial, en l’absence de commande récurrente par exemple, et par conséquent de tracer l’origine de la facture. Le mécanisme de gestion des échéances, intégré dans une solution de gestion de contrats, renforce le contrôle sur des factures, pour ainsi détecter des factures indues liées à des contrats échus.

2- Intégrité du contenu de la facture

Vous devez être en mesure de garantir l’intégrité du contenu de la facture, c’est-à-dire s’assurer que la facture enregistrée en comptabilité correspond exactement à la facture éditée par le fournisseur et transmise à votre organisation. Pour garantir cette intégrité, des procédures d’archivage avec horodatage de la facture peuvent être établies. Le coffre-fort numérique est une solution sérieuse pour garantir cette intégrité.

 

3- Lisibilité de la facture

Enfin, vous devez garantir la lisibilité de la facture depuis son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. La facture doit pouvoir être présentée dans un format lisible par tous (collaborateurs en interne et vérificateurs fiscaux).
Une solution consiste à stocker les images de factures scannées réceptionnées en papier, et les factures PDF simples réceptionnées par mail, dans un outil de GED pour les rendre consultables sur écran et rapidement accessibles – via leurs index – sur demande des vérificateurs fiscaux.

Conclusion

La contrainte réglementaire dictée par la Piste d’Audit Fiable, si vous ne recourez pas à l’EDI ou à la signature qualifiée des factures, s’impose à toute entreprise. La technologie est aujourd’hui disponible et mature pour rapidement respecter cette réglementation, mais surtout pour vous apporter une meilleure visibilité sur vos processus de facturation, et plus largement sur le processus complet achat / commande / livraison / facturation.
Une simple remise à plat de ce processus apporte des gains significatifs en termes de productivité et de réduction des risques opérationnels.
Ainsi, plutôt que de subir ces obligations juridiques et fiscales comme des contraintes, il faut les appréhender comme de véritables opportunités pour renforcer la conformité. C’est notamment un enjeu majeur de responsabilité pour les dirigeants d’entreprise.
Alors, inscrivez cette démarche dans un cercle vertueux pour renforcer, consolider ainsi la confiance de tous les tiers de votre organisation (fournisseurs, partenaires, clients et actionnaires…).

  • Christophe Bastard
    Christophe Bastard Directeur Marketing