Transformation digitale

PES V2 : la dernière ligne droite

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Après l’obligation de l’utilisation du protocole PES V2 pour le transfert dématérialisé des flux comptables vers les organismes payeurs s’ajoute à partir de janvier 2017 d’y inclure les pièces justificatives.

 

La dématérialisation des PJ, pour celles qui ne le sont pas encore, doit donc être une préoccupation majeure des collectivités. Au-delà d’un simple “scan” de document papier, la dématérialisation doit être envisagée d’un point de vue global: numérisation mais aussi gestion numérique de l’information (stockage centralisé à valeur probante, recherche, transmission, durée de vie, archivage, destruction). Cette extension à la gestion de l’information documentaire élargit d’ailleurs le périmètre de l’étude qui concernera également l’information documentaire nativement numérique (Commandes, Appels d’offre…).

La plupart des solutions de gestion financière proposent ou proposeront à terme une gestion des PJ a minima: elles offriront éventuellement un outil de numérisation unitaire, les PJ seront référencées dans l’outil métier, une transmission plus ou moins automatique sera mise en œuvre dans le cas du PESV2. Cette solution peut permettre de faire face à certaines obligations légales mais ne permet pas d’engager tous les bénéfices liés à une dématérialisation et une gestion documentaire professionnelle.

Notre conviction est que cette contrainte PES V2 doit être transformée en OPPORTUNITE. Les outils modernes de numérisation et de Gestion Electronique de Documents (GED) permettent de déployer facilement et progressivement des solutions de dématérialisation et de gestion de l’information documentaire efficaces en terme de productivité et de services rendus aux usagers. La mise en place de tels outils vous met en conformité avec les exigences du PES V2 bien sûr mais vous permet également d’optimiser vos organisations et processus dans la plupart des services.

 

MULTIGEST full web est une solution de capture et de GED qui offre tous les outils vous permettant d’atteindre ces objectifs:

  • Des solutions de captures rapides, ergonomiques et efficaces associant des interfaces conviviales pour des saisies rapides et des outils de reconnaissance automatique (OCR, LAD, RAD) les plus puissantes du marché.
  • Des fonctionnalités de Classement, de Recherche, de Visualisation, de traçabilité et de sécurité offrant une disponibilité optimum de l’information, dans sa bonne version auprès de l’utilisateur concerné.
  • Un moteur de workflow (processus) permettant de modéliser et d’implémenter les processus documentaires existants ou à mettre en place dans votre organisation, et de les monitorer (délais de réponse, charge de travail…)
  • Des capacités d’interconnexion et d’ouverture au protocole CMIS assurant des liaisons fluides vers toutes vos applications métiers ou plateforme de télétransmission.

 

Au-delà de ces outils logiciel, EFALIA vous apporte l’expérience de leurs mises en place au sein de très nombreuses collectivités et administrations. Chaque projet bénéficie d’une équipe de spécialistes qui vise un fonctionnement à la fois simple et efficace ainsi qu’un déploiement progressif.

 

Un exemple simple d’utilisation de MultiGest pour la dématérialisation de PJ:

Très souvent, les PJ liés à une facture proviennent de différents services sans possibilité de centraliser leur réception ni leur dématérialisation. La décentralisation d’une solution simple de dématérialisation et d’indexation est donc essentielle pour la réussite de la mise en place du PesV2. Il peut être difficile voire impossible de donner un accès au logiciel de GF à un grand nombre d’utilisateurs pour simplement leur permettre de scanner et indexer des PJ.

 

La mise en place des “banettes” Multigest est une solution élégante et simple permettant d’atteindre cet objectif de décentralisation:

  • Etape 1: Capture des PJ

Solution full web, Multigest peut être déployé facilement sur un très grand nombre d’utilisateurs. Ceux-ci peuvent donc aisément scanner , y compris avec les copieurs Multifonctions, directement dans leur banette Multigest. Ils peuvent également importer facilement des mails ou des documents présents sur leur poste de travail par simple glisser-déposer.

 

  • Etape 2 : Indexation

Une indexation simple est mise en œuvre sur les quelques éléments nécessaires au classement des documents et à leur gestion par l’outil de GF.

capture d'écran de plusieurs fichiers et de la recherche d'une facture.
  • Etape 3: Mise à disposition des documents dans l’application de GF

Les documents ainsi produits sont disponibles depuis l’application métier (espace partagé). Ils sont renommés avec les métadonnées saisies lors de l’indexation.

capture d'écran export pj.
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