Le processus achat hors production ou indirect ne peut plus rester le parent pauvre du numérique !

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Combien de demandes d’achat sont réalisées hors politique d’achat ? et en dehors de tout processus ? et ce malgré des situations bien connues que nous constatons chaque jour :

  • Aucune vérification préalable sur l’engagement par rapport au budget,
  • Aucune validation hiérarchique,
  • Une commande passée auprès d’un fournisseur non référencé,
  • Une facture qui sera reçue par le service comptabilité sans en connaître l’origine
  • Une facture réglée sans bon à payer

Qu’est-ce que les achats hors production / indirects ?

Les achats indirects, aussi appelés hors production ou non stratégiques, concernent les produits et les services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise mais qui ne sont pas directement liés à son cœur de métier. Ainsi, au sein de cette typologie d’achat, on retrouve par exemple, les dépenses d’investissement (CAPEX), les prestations intellectuelles, les frais généraux, les flottes automobiles, les transports, …

Ce type d’achat représente en moyenne tout de même 30% du volume d’achats, alors que 80% des entreprises reconnaissent ne pas avoir une vision globale des achats indirects.

Dans bon nombre d’entreprises un tableur fait office de solution, mais nous connaissons tous les limites d’une telle approche !

Et pourtant les enjeux des achats indirects sont nombreux !

La question ne se pose plus pour les achats stratégiques ou cœur business. Ils font l’objet depuis fort longtemps d’une gestion structurée à l’aide de processus bien établis et de logiciels ou de solutions intégrées. Ce n’est pas le cas des achats indirects qui pour 80% des entreprises sont mal gérés.

Et pourtant, la gestion des achats indirects mérite d’être optimisée car ces achats, ponctuels ou irréguliers, s’ils sont bien gérés, peuvent constituer un véritable gisement d’économie.

Pourquoi digitaliser le processus achat – Procure To Pay

La digitalisation du processus complet achat / paiement est une des clés pour vous permettre de piloter vos achats indirects, pour ainsi diminuer les coûts de traitement et ainsi réaliser des économies, gagner du temps, suivre votre budget, diminuer les risques opérationnels et notamment le risque de fraude.
Digitaliser le processus achat signifie, par conséquent, la fin des achats sauvages et permet de sécuriser le processus d’achat pour que vous puissiez le piloter efficacement et disposer d’une vision globale sur l’ensemble des achats de votre entreprise.

Chaque utilisateur va pouvoir faire sa demande d’achat à l’aide d’un formulaire électronique, la faire valider au travers un workflow selon son niveau d’engagement de dépense ou sa position hiérarchique, suivre son budget.

Le service achat est en mesure de référencer des fournisseurs, éditer un bon de commande, suivre les achats par direction, par centre de coût, par fournisseur.

La réception de la commande est directement réalisée par le demandeur.

Le rapprochement commande / facture est automatique, grâce à un système intelligent de lecture de la facture et soulage la comptabilité. La facture, pour obtenir le bon à payer, est directement adressée au demandeur initial. Ainsi, aucune perte de temps, la bonne information à la bonne personne au bon moment. Un processus fluide qui diminue les tâches chronophages.

Vous souhaitez :

  • Stopper les achats sauvages
  • Piloter et sécuriser la totalité du processus : de l’achat au paiement
  • Réconcilier achat et finance
  • Rationaliser le nombre de fournisseurs

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