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Gestion des contrats de travail

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BUSINESS CASE : LA GESTION DES CONTRATS DE TRAVAIL AU SEIN D’UNE ASSOCIATION

 

Pour illustrer l’importance de la gestion des contrats de travail dans une organisation, prenons l’exemple d’une association d’aide humanitaire française à la renommée internationale.

Elle a pour objectif de venir en aide aux personnes en difficulté en France et à l’étranger. Ses missions fondamentales sont l’urgence, le secourisme, l’action sociale, la formation, la santé et l’action internationale.

Elle compte plus de 59 000 bénévoles et 18 000 salariés. Son réseau est constitué de 1 019 implantations locales, 108 délégations départementales et territoriales et 573 établissements sociaux, médico-sociaux et sanitaires, répartis sur l’ensemble du territoire français, y compris dans les départements et territoires d’outre-mer.

 

Face au volume important des embauches, un risque important (et générant ou contribuant à des contentieux) nait des situations suivantes :

Logo silhouette.
  • Diversité et hétérogénéité de compétences des « rédacteurs » des contrats de travail ;
  • Spécificité de certains établissements ou services qui nécessite à la fois une adaptation des modèles nationaux (intégration des éléments extra conventionnels) et un encadrement strict de la rédaction ;
  • Recours aux « copier/coller » fréquent quand l’établissement fait face à un volume important ;
  • Volonté de certains acteurs de s’affranchir des règles du droit social (ex : motifs légaux de recours aux CDD).

Le but est de doter cette association d’un outil ainsi que d’un processus sécurisant la rédaction des contrats de travail et répondant à ses enjeux, tout en garantissant les objectifs suivants :

  • Garantir l’homogénéité des contrats sur la forme et sur le contenu, notamment dans le cadre des démarches de certification des établissements (NF services, ISO, …)
  • Sécuriser la rédaction des contrats de travail et réduire le risque de contentieux (requalification des CDD en CDI, détermination du temps de travail des salariés,…),
  • Gagner du temps à la rédaction des contrats de travail,
  • Fournir aux utilisateurs un outil fiable, efficace et pratique permettant de valoriser le service RH auprès des utilisateurs
  • Avoir accès à l’ensemble des contrats de l’association au travers d’un lieu de stockage unique et assurer la traçabilité des avenants (partage de l’information entre le niveau local, régional et national).
Icone ordinateur.
logo starsafe.
Logo workey.
logo starpage.

Pour ce faire le Groupe EFALIA a répondu avec une proposition basée sur nos trois solutions StarPage, StarSafe et Workey. Respectivement pour l’éditique, l’archivage et la gestion de la saisie, et le Workflow.

 

L’analyse des contrats de travail montre qu’il est nécessaire de décomposer ce dernier en un ensemble d’articles et de clauses.

Il est à noter aussi que certaines clauses sont paramétrables par l’utilisateur (Nom, prénom…). Dans ce cas, ceci représente plus de 400 variables possibles.

Nous avons donc proposé un outil de composition de clause permettant de définir des clauses incluant des données dynamiques que l’utilisateur devra renseigner.

Cet outil permet donc aussi la gestion d’un référentiel de contrats, d’articles et de clauses.

Icone consultation exterieur.
  • Lors de la constitution d’un contrat de travail, l’utilisateur doit dans un premier temps choisir la trame qu’il souhaite créer (Type de contrat, classification, type d’emploi, durée du travail). En regard de ces éléments, Workey va dynamiquement proposer la saisie des informations nécessaires. L’ensemble des contrôles est réalisé puis la génération du contrat au format PDF est effectuée pour être jointe à la fiche.
  • La fiche doit subir un circuit de validation en fonction du rôle et de la localisation de chaque personne.
  • Pour répondre à la “complexité” de l’organisation décentralisée de l’association du Workflow, les concepts d’Unités Organisationnelles de Workey permettent de répondre complètement à toutes ces formes de structure.
  • Une fois le circuit de validation réalisé le document est alors mis à disposition de l’outil StarSafe afin d’en assurer la sauvegarde.

Nous sommes actuellement en phase de test de la solution, les premiers retours du métier sont très positifs, la mise en production est donc imminente.

Les étapes suivantes sont l’intégration d’une signature électronique, l’interfaçage avec le système de paye, et nous souhaitons proposer une solution de gestion des nouveaux arrivants (OnBoarding)

 

Marc Duboys
Directeur des opérations

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