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Une GED « QUALITE »

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REFONDEZ VOTRE GESTION DOCUMENTAIRE SUR UNE BASE “QUALITÉ”

 

Chaque organisation (privée ou publique) souhaite organiser sa base documentaire constituée de documents clés (manuels, procédures, modèles de documents, …) et qui doit être accessible par l’ensemble des collaborateurs. Les serveurs de fichiers partagés ont été pendant des années la solution de « stockage et partage » permettant de constituer cette base de connaissance. Face aux volumétries croissantes et à un nombre d’utilisateurs toujours plus important, les limites de ces systèmes apparaissent très vite avec pour constat principal un accès à l’information difficile et complexe.

En effet, sur la durée, il devient difficile de gérer la multiplication des versions ainsi que la traçabilité autour des modifications apportées (quelles modifications, par qui, quand, …). Enfin, la difficulté rencontrée autour du nommage des pièces (assuré par chacun) rendant ainsi la recherche fastidieuse voir infructueuse.

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Les solutions d’EFALIA (GED et BPM) permettent de répondre à l’ensemble de ces problématiques et bien plus encore. Partons tout d’abord de la conception ou mise à jour de documents à partir de processus de rédaction, vérification, validation et publication des documents. Cela permet d’associer tout au long de la vie du document une traçabilité complète autour des actions réalisées sur le document. Le moteur BPM (business process management) propose la conception de ces processus ainsi que l’accès aux actions à réaliser depuis un tableau de bord entièrement personnalisable. Nous y retrouvons la liste des actions à exécuter (validation d’une nouvelle version, proposition d’un nouveau modèle de document, …) mais également des alertes sur des documents qui nécessiteraient une révision.

 

Puis le classement en GED (Gestion Electronique de Documents) qui s’intègre dans des plans de classement documentaire. Ils sont soumis à des règles de nommages précises et à des habilitations en fonction de chaque nature de document rendant ainsi le contenu plus homogène et entièrement sécurisé.

 

Enfin, le partage de l’information auprès des collaborateurs à partir d’un portail de diffusion et publication. Proposé en WEB et accessible depuis n’importe quel navigateur, il permet un accès à l’information sous plusieurs formes que ce soit à partir de métadonnées libres (indexation, recherche plein texte), thématiques documentaires, dernières versions diffusées, ….

 

EFALIA se propose de vous accompagner dans la refonte de votre base documentaire « Qualité » et ce à travers l’étude et la mise en œuvre des processus documentaires et plans de classement GED (avec reprise des documents existants).

 

Raphael FHAL
Responsable commercial GED

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